Vad är en utgift?

Om du betalar för något ur egen ficka som du senare kommer att få ersättning för, kallas detta en förskottsutgift. Det innebär att du skjuter till pengar åt den person som ska stå för utgiften tills du får tillbaka dina pengar.

Det här händer ofta i arbetslivet, men det kan också handla om att man lånar ut pengar till en vän om denne har glömt plånboken hemma.

Om en anställd har haft utlägg i samband med sitt arbete måste detta vanligtvis dokumenteras med kvitton och godkännas av arbetsgivaren innan den anställde får ersättning.

Nedan följer fyra typiska exempel på företagsrelaterade utgifter:

Frukost: Ni turas om att köpa frukost till kontoret, och du brukar betala med ditt privata kreditkort tills din arbetsgivare ersätter dig.

Kontorsmaterial: Det behövs mer kontorsmaterial, så du köper det och betalar för det själv tills du får ersättning.

Fitness: Din arbetsplats betalar hela eller en del av ditt gymkort, som du själv registrerar via ditt konto.

Måltider: Du måste köpa lunch inför ett möte, så du betalar först ur egen ficka.

För- och nackdelar med utgifter

En fördel med förskottsbetalningar är att det ofta går snabbare att skaffa det man behöver just nu. Det är därför enklare att betala direkt och göra upp räkningen senare. En annan fördel är att det bidrar till att säkerställa tillgången på de varor eller tjänster man vill ha när det behövs.

En nackdel är att det kan påverka den enskilde medarbetarens ekonomi om det handlar om stora belopp. Om en medarbetare har flera utgifter varje månad är det inte den bästa lösningen.

Personalutgifter eller företagskort?

Idag använder flera företag företagskort. Men det är viktigt att komma ihåg att ett företagskort inte är detsamma som en anställds utlägg.

När en anställd använder ett företagskort är det fortfarande företaget självt som ansvarar för betalningen med detta betalkort – även om det är den anställde som är kortinnehavare och användare.

Genom att använda ett företagskort undviker man att den anställdes privata ekonomi belastas av olika utgifter. Detta ger också en mer korrekt överblick över den anställdes utgifter varje månad.

Ur företagets perspektiv finns det också flera fördelar med att använda ett företagskort, eftersom företaget kan digitalisera och automatisera hela bokföringsprocessen.

Den konkreta skillnaden mellan utgifter och ett företagskort

Vid en förskottsutbetalning till en anställd betalar den anställde själv ut pengar för att täcka en arbetsrelaterad utgift. Företaget ersätter sedan den anställde för beloppet, vilket är anledningen till att det ofta finns ett behov av att dokumentera utgiften.

Ett företagskort är ett kreditkort som utfärdas av ett företag. Kortet kan användas för att betala arbetsrelaterade utgifter, till exempel resekostnader eller kontorsmaterial. Företaget kan vanligtvis se en översikt över de transaktioner och utgifter som gjorts med företagskortet.

En utgift kan ofta innebära en administrativ börda för företag, medan ett företagskort är mycket enklare att hantera.