Vad är en resefaktura?
En resefaktura är mycket lik en vanlig faktura. Skillnaden mellan dem är att resefakturor endast utfärdas av resebyråer. Därför gäller samma lagkrav för utformningen av resefakturan som för en vanlig faktura. En korrekt upprättad resefaktura innehåller:
- Fakturanummer
- Datum för utfärdande
- Köparens namn och adress (och CVR-nummer om det är ett företag)
- Säljarens namn, adress och CVR-nummer
- Specifikation av produkten eller typen av tjänst, inklusive pris och kvantitet
- Moms och totalbelopp (momsbeloppet måste finnas på fakturan för att ge rätt till avdrag för moms).
- Alla andra skatter eller avgifter
- Eventuellt det totala beloppet för fakturan
Eftersom resefakturor handlar om (ja, du gissade rätt) resor kan du därför också hitta information om flyg, boende, måltider och andra tjänster som beställts som en del av affärsresan via fakturan. En resefaktura fungerar därför också som bevis på de utgifter som är kopplade till resan. Detta är fördelaktigt när/om du behöver redovisa exakt vad du har spenderat företagets pengar på.
Du kan automatisera hanteringen av resefakturor med Acubiz
Du kan integrera din resebyrå med Acubiz. Allt du behöver ange är namnet på resebyrån. Undvik manuellt arbete med dina resefakturor.
Automatiserade resefakturor
Hanteringen av resefakturor kräver tyvärr en hel del maskinskrivning - om man inte väljer att automatisera processen. Genom en integration mellan företagets Expense Management-system och resebyrån är det möjligt att säkerställa automatisk matchning mellan resefakturor och kreditkortstransaktioner. Praktiskt, eller hur?
Det innebär att ditt företags Expense Management-system och resebyrån kan "kommunicera" och stämma av värdena i fakturan. Du behöver inte ange värdena manuellt och du behöver inte oroa dig för stavfel.
Varför ska företag automatisera resefakturor?
Att automatisera processen kring hantering av resefakturor innebär en minskning av manuellt arbete som enkelt kan göras överflödigt via den ovan nämnda integrationen. Det innebär att medarbetare frigörs för mer värdeskapande uppgifter. Därmed ökar effektiviteten i administrationen av affärsresor, processen snabbas upp och risken för misstag i samband med hanteringen minskar, som tidigare nämnts. Dessutom blir det lättare att hålla en överblick över resekostnaderna i företaget. Detta kan ge en tankeställare när det gäller resepolicyn inom företaget.
Automatisera hanteringen av resefakturor med Acubiz
När namnet har angetts sammanställer vi ett avtal med dem. När avtalet har ingåtts skickas fakturor och bokningsbekräftelser till ditt Acubiz-konto och resenärens e-post. Detta sker automatiskt och det finns därför inget behov av manuell datainmatning.
Allt detta bidrar till en enkel och bekväm process för både resenärerna och ekonomiavdelningen.
Vill du veta mer?
Oavsett om du använder en resebyrå för affärsresor eller inte, kan Acubiz hjälpa dig att förenkla processen med att hantera resefakturor.
Kontakta oss om du vill veta mer om vår solutions eller om du har några frågor.