Vad är en reseräkning?

En reseräkning är mycket lik en vanlig faktura. Skillnaden mellan dem är att reseräkningar endast utfärdas av resebyråer. Därför gäller samma juridiska krav för utformningen av reseräkningen som för en vanlig faktura. En korrekt upprättad reseräkning innehåller:

• Fakturanummer
• Utfärdandedatum
• Köparens namn och adress (och CVR-nummer om det är ett företag)
• Säljarens namn, adress och CVR-nummer
• Specifikation av produkten eller tjänsttypen, inklusive pris och kvantitet
• Moms och totalbelopp (momsbelepp måste finnas på fakturan för att ha rätt till avdragsbar moms).
• Eventuell annan skatt eller avgift
• Eventuellt totalbeloppet för fakturan

Eftersom reseräkningar handlar om (ja, du gissade rätt) resor kan du därför också hitta information om flyg, boende, måltider och andra tjänster som beställts som en del av affärsresan via fakturan. En reseräkning fungerar därför också som bevis för utgifterna relaterade till resan. Detta är fördelaktigt när/om du behöver redogöra exakt vad du har spenderat av företagets pengar.

Automatiserade resekvitton

Processen att hantera resekvitton kräver tyvärr mycket skrivande – om du inte väljer att automatisera processen. Genom en integration mellan ett företags Expense Management-system och resebyrå är det möjligt att säkerställa automatisk matchning mellan resekvitton och kreditkortstransaktioner. Praktiskt va?

Detta innebär att ditt företags Expense Management-system och resebyrån kan "kommunicera" och stämma av värdena på fakturan. Du behöver inte manuellt mata in värdena och du behöver inte oroa dig för stavfel.

Varför bör företag automatisera resekvitton?

Automatisering av processen kring hantering av resekvitton innebär en minskning av manuellt arbete som enkelt kan göras redundant via den nämnda integrationen. Detta innebär att medarbetare frigörs för mer värdeskapande uppgifter. Därmed ökar effektiviteten i administrationen av affärsresor, processen påskyndas och risken för fel vid hantering minskar, som nämnts tidigare. Dessutom blir det lättare att behålla en överblick över resekostnader i företaget. Detta kan ge tankemat i relation till resepolicyer inom företaget.

Automatisera hanteringen av resekvitton med Acubiz

När namnet väl är givet upprättar vi ett avtal med dem. När avtalet är slutet skickas fakturor och bokningsbekräftelser till ditt Acubiz-konto och resandens e-post. Detta görs automatiskt och därför finns det inget behov av manuell datainmatning.

Allt detta bidrar till en enkel och bekväm process för både resande och ekonomiavdelningen.