Vad är tidsregistrering?

Tidsregistrering används ofta i företag för att registrera frånvaro och arbetstimmar som använts för ett givet projekt eller uppdrag. För de flesta företag är detta en väsentlig del av personaladministrationen.

Med andra ord handlar tidsregistrering om att hålla koll på vad anställda använder sin tid till och hur mycket tid som läggs ner. Syftet med detta varierar från företag till företag. Det finns olika system och applikationer som kan hjälpa till med tidsregistreringen. Den klassiska tidrapportering används fortfarande i många företag, men digitala och molnbaserade tidsregistreringslösningar blir alltmer populära.

Olika typer av tidsregistreringar

En tidsregistreringslösning ger vanligtvis åtkomst till semester- och frånvaroregistreringar – såsom:

• Semester
• Extra dagar och kompensationsdagar
• Tjänstledighet
• Sjukdom

Många företag investerar i tidsregistreringslösningar så att deras anställda har möjlighet att registrera exakta arbetstimmar – vilket kan vara på specifika uppgifter, ärenden, projekt, kunder etc. För företag som arbetar på ärende- eller projektbasis är det nödvändigt att de kan bevisa de faktiska arbetstimmarna eftersom faktureringen ofta baseras på detta.

Fördelarna med tidsregistrering

Tidsregistrering har många fördelar.

Det visar verklig konsumtion i realtid, arbetsmönster och omfattningen av uppgifter/projekt. Denna data är värdefull för företag eftersom den ger en överblick och insikt i huruvida arbetsflöden kan effektiviseras.

Om till exempel 9 timmar läggs på ett projekt som är inställt på 8 timmar, kan det vara relevant att gå in i detaljerna och undersöka vad de anställda har använt sin tid till för att avgöra om det är möjligt att minska tiden som läggs ner och undvika bortkastade timmar.

En tidsregistreringslösning gör det möjligt för företag att fakturera kunder korrekt – förutsatt att ett annat pris inte har avtalats före detta. Om företaget har timlönade anställda (till exempel Student Assistant), gör tidshantering det enkelt för dem att registrera sina arbetstimmar.

I många fall kan tidsregistreringslösningen integreras med lönesystemet, vilket gör lönehanteringen mer hanterbar och automatiserad. Dessutom sparar det redovisningsavdelningen från manuella processer.

Kom ihåg att ställa in tydliga riktlinjer för tidsregistrering

Digital tidsregistrering med din smartphone

Med Acubiz är det möjligt att registrera tid – timbaserad eller projektbaserad – på ett effektivt och snabbt sätt på din smartphone via vår app.

Tidsregistrering via en app hjälper till att skapa fullständig kontroll över ekonomin kring interna och externa projekt, kunder och ärenden. Dessutom eliminerar registrering av timmar med mobiltelefonen behovet av komplicerade kalkylblad och formulär för att undvika mer krångel.

Säg adjö till skrynkliga tidrapporter

Genom att integrera tidsregistrering i ett av systemen i ditt företag (till exempel lönesystemet) kan du enkelt och snabbt effektivisera vardagen, där du och dina anställda inte behöver hantera skrynkliga tidrapporter.

Istället kan du få information direkt från systemet när det är dags att betala lön eller om du vill undersöka den tid som läggs på en uppgift. Det är också mycket lättare att övervaka mängden övertid.

EU-medlemsstater måste registrera arbetstimmar

År 2019 utfärdade Europeiska domstolen ett långtgående beslut som säger att medlemsstater måste kräva att arbetsgivare upprättar processer som säkerställer att anställdas faktiska dagliga arbetstimmar registreras.

Den 23 januari 2024 antogs lagen om registrering av arbetstimmar i den danska parlamentet, och från och med den 1 juli 2024 kommer det att vara obligatoriskt för alla danska arbetsgivare att tillhandahålla ett system som gör det möjligt för anställda att registrera sina arbetstimmar.

Detta görs för att skydda de anställdas rättigheter, särskilt för att säkerställa att arbetsgivare följer gällande lagstiftning om arbetstimmar, som fastställer:

De förutnämnda reglerna är redan obligatoriska, och den nya lagen syftar helt enkelt till att göra det lättare att dokumentera huruvida reglerna följs eller inte. Systemet för registrering av en anställds arbetstimmar säkerställer således att det alltid är möjligt att verifiera efterlevnaden av reglerna för maximala arbetstimmar.

All information regarding an employee's recorded working hours must be retained for five years.