Vad är en resefaktura?

En resefaktura är mycket lik en vanlig faktura. Skillnaden mellan dem är att resefakturor endast utfärdas av resebyråer. Därför gäller samma juridiska krav för utformningen av resefakturan som för en vanlig faktura. En korrekt utformad resefaktura innehåller:

• Fakturanummer
• Utfärdandedatum
• Köparens namn och adress (och CVR-nummer om det är ett företag)
• Säljarens namn, adress och CVR-nummer
• Specifikation av produkten eller tjänsttypen, inklusive pris och kvantitet
• Moms och totalbelopp (momsbelopp måste finnas på fakturan för att kunna få avdragsrätt för moms).
• Eventuell övrig skatt eller avgifter
• Eventuellt totalbeloppet för fakturan

Eftersom resefakturor handlar om (ja, du gissade rätt) resor kan du därför också hitta information om flyg, boende, måltider och andra tjänster som beställdes som en del av affärsresan via fakturan. En resefaktura fungerar därför också som bevis för de utgifter som är kopplade till resan. Detta är fördelaktigt när/om du behöver redovisa exakt vad du har använt företagets pengar till.

Automatiserade resekvitton

Processen för hantering av resekvitton kräver tyvärr mycket skrivarbete – om du inte väljer att automatisera processen. Genom en integration mellan ett företags utgiftshanteringssystem och resebyrå är det möjligt att säkerställa automatisk matchning mellan resekvitton och kreditkortstransaktioner. Praktiskt va?

Det betyder att ditt företags utgiftshanteringssystem och resebyrån kan "kommunicera" och stämma av värdena på fakturan. Du behöver inte manuellt ange värdena och du behöver inte oroa dig för stavfel.

Varför bör företag automatisera resekvitton?

Automatisering av processen kring hantering av resekvitton innebär en minskning av manuellt arbete som enkelt kan göras redundant via den nämnda integrationen. Detta innebär att anställda frigörs för mer värdeskapande uppgifter. Därmed ökas effektiviteten i administrationen av affärsresor, processen snabbas upp och risken för misstag relaterade till hanteringen minskas, som nämnts tidigare. Dessutom blir det lättare att behålla överblicken över resekostnader i företaget. Detta kan ge tankemat relaterat till resepolicyer inom företaget.

Automatisera hanteringen av resekvitton med Acubiz

När namnet har angetts upprättar vi ett avtal med dem. När avtalet har ingåtts skickas fakturor och bokningsbekräftelser till ditt Acubiz-konto och resenärens e-post. Detta görs automatiskt och därför finns det inget behov av manuell datainmatning.

Allt detta bidrar till en enkel och bekväm process för både resenärer och ekonomiavdelningen.