Vad är en resefaktura?

En resefaktura liknar i stort sett en vanlig faktura. Skillnaden mellan dem är att resefakturor endast utfärdas av resebyråer. Därför gäller samma lagkrav för utformningen av resefakturan som för en vanlig faktura. En korrekt upprättad resefaktura innehåller:

• Fakturanummer
• Utgivningsdatum
• Kundens namn och adress (samt CVR-nummer om det rör sig om ett företag)
• Säljarens namn, adress och CVR-nummer
• Uppgifter om produkten eller tjänstetypen, inklusive pris och kvantitet
• Moms och totalbelopp (momsbeloppet måste anges på fakturan för att man ska ha rätt till avdragsgill moms).
• Eventuella övriga skatter eller avgifter
• Kanske det totala beloppet på fakturan

Eftersom reseräkningar avser (ja, du gissade rätt) resor, kan du därför också hitta information om flyg, boende, måltider och andra tjänster som beställts som en del av affärsresan via fakturan. En reseräkning fungerar därför också som ett kvitto på de utgifter som är kopplade till resan. Detta är till nytta när/om du behöver redovisa exakt vad du har använt företagets pengar till.

Automatiserade resefakturor

Tyvärr kräver hanteringen av resefakturor en hel del inmatningsarbete – om man inte väljer att automatisera processen. Genom en integration mellan företagets utgiftshanteringssystem och resebyrån går det att säkerställa automatisk avstämning mellan resefakturor och kreditkortstransaktioner. Praktiskt, eller hur?

Det innebär att ditt företags utgiftshanteringssystem och resebyrån kan ”kommunicera” med varandra och stämma av beloppen på fakturan. Du behöver inte mata in beloppen manuellt och behöver inte oroa dig för skrivfel.

Varför bör företag automatisera reseräkningarna?

Att automatisera processen kring hanteringen av reseräkningar innebär en minskning av det manuella arbetet, som enkelt kan undvikas genom den ovannämnda integrationen. Detta innebär att medarbetarna får mer tid över för mer värdeskapande uppgifter. Därmed ökar effektiviteten i administrationen av tjänsteresor, processen påskyndas och risken för fel i hanteringen minskar, som nämnts tidigare. Dessutom blir det enklare att hålla överblick över resekostnaderna i företaget. Detta kan ge upphov till eftertanke när det gäller företagets resepolicy.

Automatisera hanteringen av reseräkningar med Acubiz

När namnet har angetts upprättar vi ett avtal med dem. När avtalet har ingåtts skickas fakturor och bokningsbekräftelser till ditt Acubiz-konto och till resenärens e-postadress. Detta sker automatiskt, vilket innebär att ingen manuell datainmatning behövs.

Allt detta bidrar till en smidig och bekväm process både för resenärerna och för ekonomiavdelningen.