Vad är utgiftshantering?

Företag förvärvar tillgångar dagligen. Betalningen för dessa tillgångar eller varor och tjänster kallas en utgift. Utgifter har en kort livslängd så att säga, vilket är där den skiljer sig från en kostnad. Det finns många olika typer av utgifter. Det kan vara allt från kontorsstolar, IT-utrustning, prenumerationer på marknadsföringsverktyg, körning till en kund för ett möte i din egen bil, en kopp kaffe, etc.

Detta innebär att hantera anställdas utgifter – utgifter som naturligt uppstår när en anställd utför sitt dagliga arbete. Detta kan inkludera utlägg eller kostnader för resor.

Utgiftshantering omfattar alla procedurer och processer som initieras när utgiften registreras. Processen måste säkerställa överensstämmelse med företagets policyer och standarder och framför allt överensstämmelse med gällande lagstiftning.

Utgiftshantering kan brett delas in i två kategorier: traditionell och automatiserad.

Traditionell utgifts- och återbetalningshantering

Den traditionella processen för hantering av affärsrelaterade utgifter och återbetalningar är den "gamla", pappersbaserade och manuella metoden. Här fyller den anställde i ett Excel-ark eller annat pappersformulär och bifogar kvittot – antingen fysiskt eller skannat.

Kvittot och bilagan överlämnas eller skickas sedan till redovisningsavdelningen, som vanligtvis måste se till att informationen från kvittot matas in, godkänns och bokförs i företagets bokföringssystem .Processen ovan är sällan effektiv – vad händer om det fysiska kvittot försvinner? Eller om bilden är för suddig för bokföraren att läsa?
Lyckligtvis finns det automatiserad utgiftshantering, som du kan läsa mer om nedan.

Automatiserad utgifts- och återbetalningshantering

Den automatiserade processen innefattar ett system som kan automatisera och hantera registrering av utgiftskvitton och återbetalning av anställdas utgifter. Dessa system finns idag i många former – både som licensierad programvara och som molnbaserade lösningar

(SaaS – Software as a Service). Strömlinjeformad hantering av anställdas utgifter

I motsats till den traditionella processen kommer den anställde främst att förbereda sitt utgiftskvitto för

bokföring själv med automatisk utgiftshantering. Detta är möjligt med de flesta leverantörer. Revisor behöver inte mata in information, eftersom den anställde, ofta via en app, tar ett foto av kvittot, fyller i den erforderliga informationen och skickar det för godkännande. När utgiften är godkänd kan den skickas direkt till bokföringssystemet om leverantören kan integreras med det.

Detta gör hanteringen av alla anställdas utgifter lättare för alla parter i företaget, vilket är varför det är mer strömlinjeformat än traditionell hantering.

Hur man kommer igång med en automatiserad process

Om du är på marknaden för en utgiftslösning, här är några tips:

Kom alltid ihåg att undersöka integrationsalternativ

• Ställ frågor angående leverantörens förståelse för processen, funktionaliteter och inställning till datasäkerhet.
• Hitta mer inspiration om digital utgiftshantering i vårt bibliotek, där du kan hitta e-böcker och rapporter om ämnet

Find more inspiration about digital expense management in our library, where you can find ebooks and papers about the subject