Vad är ett utlägg?

Om du betalar för något ur egen ficka som du senare kommer att få ersättning för, är det ett utlägg. Det betyder att du förskotterar pengar för den person som ska betala utgiften tills du får dina pengar tillbaka.

Detta händer ofta i arbetssituationer, men det kan också vara så att du förskotterar pengar för en vän om de har glömt sin plånbok hemma.

Om en anställd har en utgift i samband med sitt arbete måste det vanligtvis dokumenteras med kvitton och godkännas av arbetsgivaren innan den anställde får ersättning.

Nedan följer fyra typiska exempel på arbetsrelaterade utgifter:

Frukost: Du skiftas om att köpa frukost till kontoret och betalar vanligtvis med ditt personliga kreditkort tills din arbetsgivare ersätter dig.

Kontorsmaterial: Mer kontorsmaterial behövs, så du köper det och betalar själv tills du får ersättning.

Fitness: Din arbetsplats betalar helt eller delvis för ditt gymkort, vilket är inställt via ditt eget konto.

Måltider: Du behöver köpa lunch till ett möte, så du betalar initialt för det ur egen ficka.

För- och nackdelar med utgifter

En fördel med utgifter är att det ofta kan gå snabbare att skaffa vad du behöver på det aktuella ögonblicket. Det är därför lättare att betala omedelbar och reglera räkningarna senare. En annan fördel är att det hjälper till att säkerställa tillgängligheten av de varor eller tjänster du behöver när det är nödvändigt.

En nackdel är att det kan påverka en enskild anställds ekonomi om höga belopp är inblandade. Om en anställd gör flera utgifter varje månad är det inte den bästa lösningen.

Anställdas utgifter eller företagskort?

Idag använder flera företag företagskort. Men det är viktigt att komma ihåg att ett företagskort inte är detsamma som en anställds utgift.

När en anställd använder ett företagskort är det fortfarande företaget självt som ansvarar för betalningen av detta betalningskort – även om den anställde är bärare och användare av det.

Att använda ett företagskort kommer inte att överbelasta en anställds privatekonomiska situation med olika utgifter. Detta kommer också att resultera i en mer korrekt överblick över sina utgifter varje månad.

Ur företagets perspektiv finns det också flera fördelar med att använda ett företagskort, eftersom företaget kan digitalisera och automatisera hela bokföringsprocessen.

Den specifika skillnaden mellan utgifter och ett företagskort

Med en anställds utgift förskotterar den anställde pengar för att täcka en arbetsrelaterad utgift. Företaget ersätter senare beloppet till den anställde, vilket är anledningen till att det ofta finns ett behov av att dokumentera utgiften.

Ett företagskort är ett kreditkort utgivet av ett företag. Kortet kan användas för att betala för arbetsrelaterade utgifter såsom reseutgifter eller kontorsmaterial. Företaget kan vanligtvis se en överblick över transaktionerna och utgifterna som gjorts med företagskortet.

En utgift kan ofta vara en administrativ börda för företag, medan ett företagskort är mycket lättare att hantera.