I samband med införandet av GDPR firar Acubiz två års proaktivt förberedelsearbete. Med expertvägledning från advokatbyrån Horten har Acubiz hanterat komplexa dataavtal, vilket har lyft fram utmaningarna med de olika tolkningarna av GDPR i EU:s olika länder. Anpassning är fortfarande avgörande inom detta område för dataskydd som ständigt utvecklas.
I korthetAcubiz började förbereda sig inför GDPR två år innan förordningen trädde i kraft den 25 maj 2018. Företaget samarbetade med advokatbyrån Horten för att i god tid utarbeta avtal om databehandling och betraktade förordningen som en konkurrensfördel snarare än en administrativ börda. Processen var komplex med tanke på de olika tolkningarna av GDPR i EU:s olika länder, men Acubiz slutförde den med avtal på plats för nästan alla kunder.
Från och med den 25 maj är GDPR nu ett faktum. Acubiz ser tillbaka på två års förberedelser inför denna dag. Advokatbyrån Horten har spelat en viktig roll som rådgivare i Acubiz’ förberedelser avtal om databehandlings – en process som Acubiz VD och grundare Lars de Nully inledde redan i ett tidigt skede.
Partner till Advokatbyrån Horten, berättar Mads Nygaard Madsen att ”Lars de Nullys inställning till GDPR är verkligen idealisk – att se den som en möjlighet snarare än en börda.” Redan för två år sedan började de båda utarbeta Acubiz databehandlingsavtal, vilket var tidigt jämfört med andra organisationer.
”Här på Horten har vi också försökt att sätta igång i god tid för att bygga upp ett starkt team inom personuppgiftsrätt som kan ge våra kunder råd om förordningen. Teamet består bland annat av medarbetare med olika kompetenser inom områdena IT-rätt, arbetsrätt och marknadsföringsrätt. Den allmänna dataskyddsförordningen berör så många områden att man måste ha viss kunskap – särskilt som advokatbyrå”, säger Mads Nygaard Madsen.
”Processen har inte drivits fram av egen vilja”, berättar Lars de Nully, ”men när jag insåg att det var oundvikligt att förbereda Acubiz för den nya förordningen bestämde jag mig för att sätta igång och tänkte att det måste vara en konkurrensfördel att ligga i framkant i denna process. Ur ett ledningsperspektiv har det varit både upp- och nedgångar längs vägen när det gäller upplevelsen av värdet av alla de resurser vi var tvungna att investera i projektet. Men nu, när Acubiz är helt klart – vilket det har varit sedan januari – och har databehandlingsavtal med nästan alla kunder, är det mer än tillräckligt”, säger Lars de Nully.
Tyvärr räcker det inte med ett enda standardavtal om databehandling – avtalets innehåll, förhandlingarna och anpassningarna varierar från kund till kund, säger Mads Nygaard Madsen:
”På Acubiz vägnar har vi nu utarbetat två standardavtal – ett för privata företag och ett för kommuner, som bygger på den standard som tagits fram för kommuner. Ibland måste vi, tillsammans med Acubiz, förhandla med kunderna och deras jurister om de begär andra villkor som går utöver bestämmelserna i standardavtalen och villkor som inte är nödvändiga för att uppfylla kraven i den allmänna dataskyddsförordningen.”
”De internationella kunderna gör det inte enklare, eftersom det har visat sig att enskilda EU-länder tolkar GDPR på olika sätt”, säger Vivi Sejrsen, GDPR-ansvarig på Acubiz:
”Vi för för närvarande förhandlingar med en av våra kunder, som har sitt huvudkontor i Sverige, och vi har märkt att tolkningen av den allmänna dataskyddsförordningen skiljer sig åt, eftersom de danska och svenska dataskyddsmyndigheternas tolkningar inte är helt identiska. Det medför vissa specifika utmaningar. Därför är det av stort intresse för oss att följa de nordiska dataskyddsmyndigheternas initiativ för att skapa en gemensam standard”, förklarar Vivi Sejrsen.
Lars de Nully: ”Arbetet med databehandlingsavtalen är ett pågående projekt – det kommer alltid att finnas behov av justeringar och resurser för att genomföra dessa justeringar”, avslutar han.
Vanliga frågor
Hur tidigt började Acubiz förbereda sig inför GDPR?
Acubiz inledde förberedelserna inför GDPR ungefär två år innan förordningen trädde i kraft den 25 maj 2018. VD Lars de Nully samarbetade redan från ett tidigt skede med advokatbyrån Horten för att utarbeta avtal om databehandling, vilket var betydligt tidigare än vad de flesta andra organisationer hade gjort vid den tidpunkten.
Vad innebar Acubiz förberedelser inför GDPR?
Huvudfokus låg på att utarbeta avtal om databehandling för alla kunder. Detta krävde insatser från flera juridiska specialområden inom Horten, däribland IT-rätt, arbetsrätt och marknadsföringsrätt, vilket speglar hur omfattande GDPR:s inverkan är på olika aspekter av affärsverksamheten.
Vilka utmaningar stod Acubiz inför vid införandet av GDPR?
Den största utmaningen berodde på att kraven i GDPR tolkades på olika sätt i de olika EU-länderna. Detta gjorde det svårt att tillämpa en enhetlig strategi, vilket krävde landsspecifika anpassningar av avtal och processer. Hela processen beskrevs som krävande, men slutfördes till slut innan ikraftträdandedatumet.
Hur beskrev Acubiz VD GDPR-kraven internt?
Lars de Nully valde att betrakta efterlevnaden av GDPR som en konkurrensfördel snarare än en börda. Hans syn var att Acubiz skulle kunna särskilja sig från konkurrenter som var långsammare att agera genom att ligga i framkant när det gällde förberedelserna, och att man skulle kunna bygga upp kundernas förtroende genom att ha databehandlingsavtal på plats redan före tidsfristen.