How does Acubiz automate the foreign VAT refund process?

When employees register expenses through the Acubiz app, all receipt data and documentation required for VAT reclaim is captured automatically. The system processes this documentation to meet country-specific reporting requirements, triggering recovery without needing separate manual applications or individual receipt reviews by the finance team.

What types of purchases are covered by the automated VAT recovery in Acubiz?

The automated recovery covers cash expenses, purchases made on company credit cards, and supplier purchases. Any expense type processed through the Acubiz Expense Management Service is automatically included in the VAT recovery routine, providing comprehensive coverage across expense categories.

Why do businesses miss out on foreign VAT refunds without automation?

The manual process requires reviewing receipts individually, understanding each country's specific documentation requirements, completing country-specific application forms, and meeting different deadlines. This is genuinely complex when expenses span multiple countries, and most finance teams deprioritize it simply because of the administrative burden.

Does using Acubiz for VAT recovery require any extra steps from employees?

No. Employees follow the same registration process they use for any expense: photograph the receipt and enter the necessary information in the app. No additional steps are required. The VAT recovery happens automatically in the background using the documentation already collected.

When is foreign VAT recovery not possible?

Recovery is not possible for VAT incurred in countries where the company has no legal basis for reclaim, or where the specific type of expense is excluded under local rules. The eligibility rules vary by country, but the automated system applies these criteria based on the transaction data.

Automatisk återbetalning av moms via app

Varje år går företag miste om stora belopp på grund av att de inte får ersättning för utländsk moms – helt enkelt för att processen är svår och tidskrävande. Acubiz Kostnadshantering är en 100 % digital och appbaserad lösning som automatiserar processen för alla typer av bilagor som hör till vilken utgift eller vilket inköp som helst på företagskreditkorts OCH inköp från leverantörer!

I korthetAcubiz automatiserar återbetalningen av utländsk moms som en del av arbetsflödet för utgiftshantering, vilket innebär att företag inte längre behöver granska enskilda kvitton manuellt eller lämna in separata ansökningar för varje land. Eftersom Acubiz redan har all nödvändig dokumentation från utgiftsprocessen påbörjas momsåterbetalningen automatiskt utan att ekonomiavdelningarna behöver lägga ner något extra arbete på det.

Med Acubiz Expense Management Service (EMS) automatiseras processerna för återbetalning av mervärdesskatt, och återbetalningarna hanteras automatiskt med hjälp av Acubiz-appen för kostnadsrapportAcubiz gör det enkelt och smidigt för företag att återkräva utländsk moms. Inget mer tidskrävande och komplicerat granskande av enskilda kvitton eller genom ansökan på särskilda blanketter, som måste skickas till myndigheterna i det land där du ansöker om återbetalning av mervärdesskatt.

En digital lösning för två administrativa processer

En digital och appbaserad lösning för utgiftshantering eliminerar pappersbaserad och tidskrävande utgiftsrapportering – och ger dig istället en effektiv lösning som du kan använda när du är på språng för att hantera kontanta utgifter, köp med företagskort och inköp från leverantörer. Registrera dina inköp snabbt och enkelt – oavsett typ – genom att ta en bild av kvittot och ange nödvändig information i appen – allt medan du är på språng. På detta sätt inkluderas köp och kvitto i den automatiska återvinningsrutinen som Acubiz tillhandahåller.

För att uppfylla de krav som myndigheterna ställer i samband med den manuella processen för återbetalning av utländsk moms behandlas alla kvitton individuellt för att säkerställa att alla inköp redovisas – en ganska omständlig process! MEN med er Acubiz-lösning uppfylls dessa krav fullt ut, eftersom Acubiz redan har tillgång till den relevanta dokumentation som krävs för återbetalning av utländsk moms.

Med en enda effektiv, digital och appbaserad lösning för utgiftshantering kan du hantera två komplicerade administrativa processer – och slippa gå miste om stora momsåterbetalningar!

När är återbetalning av utländsk moms relevant för ditt företag?

Återbetalning av utländsk moms är relevant när du till exempel bedriver reseverksamhet utomlands. Omfattningen av reseverksamheten, till exempel i samband med mässor och konferenser, är ofta stor och därför finns det stora belopp att få tillbaka.

Enligt SKAT kan du få tillbaka mervärdesskatten på exempelvis följande typer av inköp:

Passagerartransport
Bränsle
Hotellvistelse
Restaurangbesök
Utbildningsmässor

Besök skat.dk för mer information på danska.

Det är reglerna i det berörda EU-landet som avgör om du kan få tillbaka mervärdesskatten. Om du vill veta mer om hur Acubiz kan hjälpa dig att förenkla processerna för återbetalning av moms kan du läsa mer om vår tjänst för återbetalning av utländsk moms eller ring oss på +45 70 214 215.

Vanliga frågor

Hur automatiserar Acubiz processen för återbetalning av utländsk moms?

När medarbetarna registrerar utgifter via Acubiz-appen samlas alla kvittouppgifter och den dokumentation som krävs för återbetalning av moms in automatiskt. Systemet bearbetar denna dokumentation så att den uppfyller de landspecifika rapporteringskraven, vilket utlöser återbetalningen utan att det krävs separata manuella ansökningar eller att ekonomiavdelningen behöver granska varje enskilt kvitto.

Vilka typer av inköp omfattas av den automatiska återbetalningen av mervärdesskatt i Acubiz?

Den automatiska återbetalningen omfattar kontanta utgifter, inköp som gjorts med företagskreditkort samt inköp från leverantörer. Alla utgiftstyper som hanteras via Acubiz Expense Management Service inkluderas automatiskt i rutinen för återbetalning av mervärdesskatt, vilket ger en heltäckande täckning av alla utgiftskategorier.

Varför går företag miste om återbetalningar av utländsk moms utan automatisering?

Den manuella processen innebär att man måste granska kvitton ett efter ett, sätta sig in i varje lands specifika dokumentationskrav, fylla i landsspecifika ansökningsformulär och hålla olika tidsfrister. Detta är verkligen komplicerat när utgifterna sträcker sig över flera länder, och de flesta ekonomiavdelningar prioriterar inte detta arbete just på grund av den administrativa bördan.

Kräver användningen av Acubiz för återbetalning av moms några extra åtgärder från de anställdas sida?

Nej. De anställda följer samma registreringsprocess som vid alla andra utgifter: de fotograferar kvittot och matar in nödvändiga uppgifter i appen. Inga ytterligare steg krävs. Återbetalningen av mervärdesskatt sker automatiskt i bakgrunden utifrån den dokumentation som redan har samlats in.

När går det inte att få tillbaka utländsk moms?

Det går inte att få återbetalning av moms som uppkommit i länder där företaget saknar rättslig grund för återkrav, eller där den specifika typen av utgift är undantagen enligt lokala regler. Reglerna för berättigande varierar från land till land, men det automatiserade systemet tillämpar dessa kriterier utifrån transaktionsuppgifterna.