Att arbeta hemifrån är här för att stanna. Företagen måste se till att de anställda är nöjda och motiverade, tillhandahålla möbler till hemmakontoren och erbjuda lämpliga (och digitala) verktyg som säkerställer en effektiv arbetsdag.
I korthetEn undersökning genomförd av Dansk Industri bland 230 företag visade att 80 % är positiva till att utöka distansarbetet, och 73 % uppger att produktiviteten är oförändrad eller har förbättrats. Visma Acubiz menar att det är företagets ansvar att tillhandahålla rätt digitala verktyg till medarbetare som arbetar hemifrån, och att utgiftshantering, tidrapportering och dokumentflöden måste fungera smidigt oavsett var man befinner sig för att support en hybridarbetsstyrka.
Det är just den sista punkten om digitala verktyg som jag fokuserar på i det här blogginlägget. För att samarbetet och effektiviteten ska kunna upprätthållas när en stor del av företagets medarbetare arbetar hemifrån krävs digitala verktyg som både kan knyta samman de som arbetar hemifrån och säkerställa effektiva arbetsflöden för både medarbetaren och företaget. Och i slutändan är detta företagets ansvar!
Dansk Industri har genomfört en undersökning bland 230 företag, vilket visar att åtta av tio företag är öppna för tanken på att öka den tid som de anställda kan arbeta hemifrån. Det är endast tre procent som vill minska den tid som de anställda kan arbeta på distans. Det verkar därför rimligt att dra slutsatsen att distansarbete, som nämnts, är här för att stanna. Vi kan också kalla det hybridarbete, flexibelt arbete osv. Det gemensamma draget är att de anställda inte är fysiskt närvarande på kontoret.
Vi märker också att distansarbete. I Visma Acubiz har de anställda aldrig arbetat så mycket hemifrån som de gör just nu. Förutom under nedstängningarna, förstås. Är det bra eller dåligt att vi arbetar mer hemifrån? Tja, vi lyckas uppnå de bästa ekonomiska resultaten någonsin. Så det kan väl inte vara så illa.
Vi skulle inte kalla det en direkt följd av distansarbete, men det har åtminstone inte minskat produktiviteten. Detta stämmer mycket väl överens med Dansk Industris rapport, som visar att 73 % av företagen har upplevt en ökad eller oförändrad produktivitet. Endast tre procent har upplevt en minskning av produktiviteten.
Vi drar nytta av att alla våra medarbetare kan arbeta hemifrån. Alla våra data lagras säkert i molnet, så medarbetarna behöver bara sina datorer för att kunna arbeta var de vill. Det finns dock alltid en plats på kontoret för de kollegor som inte vill arbeta hemifrån.
En sak är säker. Utvecklingen är ett faktum. Den verkar inte gå att stoppa. Därför måste företagen fokusera på att skapa de bästa förutsättningarna för att de anställdas distansarbete ska lyckas och kunna genomföras på bästa möjliga sätt.
Vi får inte sätta likhetstecken mellan distansarbete och ökad produktivitet och nöjda medarbetare. Företagen måste sträva efter att skapa en sund balans.
En negativ konsekvens av att arbeta hemifrån kan vara en känsla av försvagad gemenskap och förlust av sociala relationer. Hela den sociala aspekten är ett ämne i sig. Jag kommer att återkomma till det i ett separat blogginlägg. På Visma Acubiz är vi mycket medvetna om detta, och därför har vi ökat antalet och frekvensen av olika medarbetarevenemang.
I arbetet kan det också vara frustrerande att inte kunna ställa en snabb fråga till en kollega ansikte mot ansikte. Det kan också vara frustrerande att genomföra vissa arbetsflöden om de är komplicerade och kräver hjälp från kollegor. Vissa processer i vissa företag sker fortfarande manuellt, vilket bara komplicerar samarbetet ytterligare.
Låt oss ta oss själva som exempel:
Förr sköttes hanteringen av medarbetarnas utgifter manuellt, på papper, och bestod av att bruna kuvert skickades fram och tillbaka mellan medarbetarna och ekonomiavdelningen. Denna typ av process tillämpas fortfarande i vissa företag idag.
Skanning kvitton, att fylla i och skriva ut Excel-ark och sedan lämna in allt till chefen och ekonomiavdelningen är en besvärlig och tidskrävande process. Särskilt om man arbetar hemifrån – för då måste det skjutas upp till nästa gång man är på kontoret.
Visma Acubiz digitaliserar och automatiserar hela processen kring utgifter – från transaktioner till bokföring. De anställda behöver bara använda sina mobiltelefoner för att registrera en utgift. Våra kunder berättar att Acubiz förenklar hanteringen av utgifter för deras användare. Samtidigt sparar både de och ekonomiavdelningen tid.
Exemplen visar hur vi tillhandahåller ett digitalt verktyg som inte bryr sig om du arbetar hemifrån eller på kontoret. Arbetet sköts lika effektivt oavsett var du befinner dig. Det är just sådana digitala verktyg som företaget måste införa.
Vi är långt ifrån det enda företaget som underlättar vardagen för medarbetare som arbetar hemifrån. Lyckligtvis finns det många fantastiska appar som bidrar till en effektivare arbetsdag på hemmakontoret. Vi tillhör kategorin ”verktyg som säkerställer effektiva arbetsflöden för medarbetarna”, medan kategorin ”verktyg som knyter samman distansarbetare” består av till exempel Slack och Zoom.
För att säkerställa de bästa förutsättningarna för att medarbetaren ska kunna arbeta framgångsrikt hemifrån är det en god idé att regelbundet mäta medarbetarnas tillfredsställelse. På Visma använder vi Peakon från Workday, vilket är ett fantastiskt verktyg som ger oss en uppfattning om vad vi kan göra ännu bättre. Det handlar inte bara om att skapa de bästa förutsättningarna för att medarbetarna ska kunna prestera så bra som möjligt, utan också om att följa upp deras välbefinnande, engagemang och så vidare. Detta är särskilt viktigt nu när inte alla våra medarbetare befinner sig fysiskt på kontoret, som vi har varit vana vid tidigare.
För att besvara frågan i rubriken till det här blogginlägget: du måste se till att dina medarbetare har tillgång till rätt digitala verktyg, eftersom distansarbete blir allt vanligare i danska företag. Det innebär att medarbetaren måste kunna sköta alla delar av sitt arbete – oavsett om det sker hemifrån eller på företagets kontor.
Vanliga frågor
Hur stor andel av företagen har upplevt att produktiviteten har ökat eller förblivit oförändrad i samband med distansarbete?
Enligt en undersökning från Dansk Industri bland 230 danska företag, som nämns i inlägget, upplevde 73 % att produktiviteten var oförändrad eller hade ökat i samband med distansarbete. Endast 3 % rapporterade en nedgång. Åtta av tio företag uppgav att de var öppna för att öka den tid som de anställda arbetar hemifrån.
Vilka digitala verktyg behöver distansanställda för att hantera sina utgifter hemifrån?
Distansanställda behöver ett molnbaserat utgiftsverktyg med en mobilapp som hanterar inläsning av kvitton, godkännande av transaktioner med företagskort, registrering av körsträcka och tidsrapportering utan att det krävs åtkomst till kontorsnätverket. Hela arbetsflödet, från inköp till bokföring, måste kunna genomföras från en privat enhet.
Vem har ansvaret för att tillhandahålla digitala verktyg till distansarbetare?
I inlägget framgår det tydligt att det är företagets ansvar – och inte den anställdes – att förse medarbetare som arbetar hemifrån med rätt digitala verktyg. Detta omfattar inte bara kommunikations- och samarbetsverktyg, utan även de ekonomiska och administrativa arbetsflödena, såsom utgiftshantering, som medarbetarna behöver för att kunna utföra sitt arbete och få korrekt ersättning.
Hur support Visma Acubiz support eller distansarbete?
All data i Acubiz lagras i molnet, vilket innebär att medarbetarna endast behöver en dator eller smartphone för att få tillgång till hela plattformen oavsett var de befinner sig. Det innebär att inlämning av utgiftsrapporter, godkännande av fakturor, tidsregistrering och körsträckeregistrering fungerar på exakt samma sätt oavsett om en medarbetare befinner sig på kontoret eller hemma.