Gig tools for the Gig Economy

Begreppet ”gigekonomi” får allt större uppmärksamhet och blir allt mer känt. Det avser en ekonomi där arbetstagaren är självständig och säljer sin arbetskraft på uppdragsbasis eller på tillfällig basis. ”Gig” är i grunden slang för ”ett jobb under en viss tidsperiod” och begreppet har sitt ursprung i musikbranschen. Det är inte något helt nytt och okänt, eftersom gig-arbetare i princip är vad vi kallar frilansare, projektarbetare, oberoende entreprenörer och tillfälligt anställda. Uppenbarligen står denna arbetsform i kontrast till långsiktiga anställningsavtal, och jag är säker på att den kommer att vinna allt mer mark. Faktum är att jag just nu har två medarbetare som arbetar för mitt företag på tillfällig basis. Som företagsledare måste vi förbereda oss på en ökad förekomst av denna arbetsform. Men vilken inverkan har den på våra processer, verktyg och system?

I korthetÖkningen av frilansare, uppdragstagare och tillfälligt anställda förändrar hur företag måste hantera utgifter och ekonomiska arbetsflöden. Acubiz undersöker hur arbetskraften inom gig-ekonomin – som enligt en undersökning som citeras i inlägget kan komma att utgöra 43 % av den amerikanska arbetskraften år 2020 – kräver flexibla digitala verktyg för utgiftshantering som fungerar för arbetstagare som inte har fasta anställningsavtal.

En arbetsmarknad i förändring

Denna form av arbete och ekonomi blir allt mer betydande. Om vi blickar över Atlanten, Undersökningar visar att 43 % av den amerikanska arbetskraften kommer att bestå av frilansare år 2020. Jag tror att den amerikanska ekonomin, arbetsmarknadens allmänna struktur och kulturen där borta i högre grad främjar den här typen av arbete, till skillnad från förhållandena i Europa. Själva begreppet kommer också från USA. Men, Andra undersökningar visar att cirka 150 miljoner människor i både USA och Västeuropa har lämnat sina anställningar med långtidskontrakt för att istället satsa på ett självständigt frilansliv.. En stor del av dessa arbetstagare är verksamma via nya digitala plattformar där man kan erbjuda sina tjänster. Vi känner alla till Uber, men trenden kommer att sprida sig till andra branscher. Ett av de senaste danska tillskotten är just detta, och som ytterligare ett exempel har vi också LegalHero, som har varit med i branschen i några år.

Som sagt tror jag att vi kommer att få se en förändrad arbetsmarknad i framtiden. ”Gig-ekonomin” kommer att placera hela arbetsmarknaden och alla dess aktörer och intressenter – från arbetsgivare till banker och bolåneinstitut, fackföreningar, arbetslöshetskassor, pensions- och försäkringsbolag samt den offentliga förvaltningen – i en helt ny verklighet. En större andel självständiga arbetstagare kommer att ställa helt andra krav framöver. Hur säkerställer vi att denna typ av arbetstagare tilldelas rimliga rättigheter? Hur blir det med social trygghet? Hur kommer bankerna att hantera kreditvärderingar och utlåning till personer vars hushållsinkomst inte är knuten till fasta anställningar? Det finns många frågor som måste besvaras och många omständigheter att ta hänsyn till, men för tillfället ska jag fokusera på några tankar kring arbetsgivarna, arbetstagarna och några av de centrala processer och verktyg som kommer att påverkas.

Gig-verktyg

I detta sammanhang anser jag att det är lämpligt att införa ett nytt begrepp. Jag kallar det ”Gig Tools”, och det syftar på att både arbetsgivarsidan och arbetstagarsidan måste se till att processer, verktyg och applikationer i större utsträckning är anpassade för tillfälligt arbete och frilansarbete.

För arbetsgivarna finns det några uppenbara fördelar med att anlita arbetskraft på tillfällig basis. Det handlar främst om färre åtaganden och bättre möjligheter att skala upp eller ner verksamheten i enlighet med marknadsförhållandena. Å andra sidan måste man vara medveten om det finns andra områden där användningen av tillfällig arbetskraft kan leda till ökad administrativ börda. Man måste utvärdera sina olika processer och arbetsflöden för att se var det är möjligt att på ett smidigt sätt inkludera frilansare, beroende på vilken roll de har. Man vill inte ha en stor grupp frilansare som arbetar utanför en viktig affärsprocess bara för att det är krångligt att koppla dessa personer till företagets system. Detta kan till exempel gälla processer som rör anställdas utgifter, som till exempel resekostnader, resekostnader, måltider och representationskostnader. Naturligtvis kan ni välja att reglera detta avtalsmässigt, men för vissa tillfälligt anställda kommer dessa kostnader att uppstå. I dessa fall måste du se till att dina processer och applikationer är ”Gig-klara”. Detta innebär att du måste anpassa dig till nya krav på flexibilitet i själva systemen, i leverantörsavtalen och slutligen när det gäller systemens användarvänlighet. I slutändan vill du inte behöva lägga för mycket resurser på att introducera dina gig-arbetare till dina verktyg.

För arbetstagarna kommer vi också att se ett ökat antal specialiserade ”Gig-verktyg”. Med andra ord applikationer som är utformade för att hjälpa enskilda personer att driva sina små frilansföretag. Det finns redan många verktyg på marknaden som underlättar kommunikation, produktivitet och så vidare. I all ödmjukhet måste jag också nämna att Acubiz har ett ”Gig-verktyg” på hyllan. Vi talar om vår Acubiz Professional – en 100 % mobilappsbaserad lösning för en användare. Det är ett enkelt och intuitivt verktyg som hjälper användaren med utgifter och körsträcksregistrering. Verktyget är utformat för oberoende uppdragstagare, egenföretagare och frilansare, med andra ord så kallade ”gig-arbetare”. Användaren kan skapa rapporter som visar utgifter och körsträcka, vilka kan delas med en tillfällig arbetsgivare, en bokförare, en revisor eller vem det nu kan vara relevant för. Användaren kan skapa rapporter som visar utgifter och körsträcka, vilka kan delas med en tillfällig arbetsgivare, en bokförare, en revisor eller vem det nu kan vara relevant för.

Var beredd på giggers

Som nämnts tidigare måste du räkna med att uppdragsbaserat arbete kommer att bli allt vanligare. Oavsett om du är arbetsgivare eller arbetstagare som gillar den här arbetsformen måste du alltså förbereda dig. Och processer och verktyg är något du inte får bortse från.

Vanliga frågor

Hur hanterar jag kostnadsersättningar för frilansare och tillfälligt anställda?

Digitala plattformar för utgiftshantering kan ge tillfälligt anställda tillgång till systemet utan att de behöver genomgå en fullständig introduktionsprocess. Frilansare kan lämna in utgiftsrapporter via en mobilapp, bifoga kvitton och skicka in ansökningarna genom samma godkännandeprocess som fast anställda. Detta gör att processen blir enhetlig oavsett anställningsform och säkerställer korrekt dokumentation för bokföringen.

Hur stor andel av arbetskraften förväntas utgöras av frilansare?

Enligt den forskning som citeras i inlägget beräknas 43 % av den amerikanska arbetskraften bestå av gigarbetare år 2020. I USA och Västeuropa tillsammans har cirka 150 miljoner människor lämnat långsiktiga anställningsavtal för att istället ägna sig åt självständigt frilansarbete, en betydande förändring som påverkar hur företag organiserar sina team och verktyg.

Vilken inverkan har arbetskraft inom gig-ekonomin på ett företags ekonomiprocesser?

Frilansare saknar oftast företagskort eller standardiserade ersättningsrutiner, vilket leder till brister i översikten över utgifterna. Ekonomiavdelningarna behöver system som kan hantera varierande personalstyrka, stödja flera betalningssätt och sköta dokumentationen kring regelefterlevnad för arbetstagare som kanske bara anlitas under några dagar eller veckor åt gången.

Bör jag ge frilansare tillgång till samma verktyg för utgiftshantering som heltidsanställda?

Att utvidga er befintliga digitala utgiftsplattform till att omfatta frilansare är betydligt effektivare än att hantera deras kostnader via separata e-postkedjor eller kalkylblad. Det säkerställer att alla utgifter dokumenteras korrekt, att samma riktlinjer tillämpas oavsett anställningsform och att er bokföring samlas på ett och samma ställe.