Can Acubiz be used by employees who do not travel for work?

Yes. While Acubiz handles travel expenses and mileage, it is equally useful for office-based employees. Examples from the Acubiz team include marketing staff managing software subscriptions and merchandise purchases on company cards, controllers scanning supplier invoices, and developers logging project hours and vacation days, all through the same platform.

How does Acubiz handle company card transactions?

Card transactions are imported directly into Acubiz automatically. Employees receive a notification to attach a receipt and confirm the transaction details, then submit for approval via the app or browser. This eliminates manual entry and ensures every card purchase has attached documentation before it reaches the finance team.

Can Acubiz be used for time registration and tracking project hours?

Yes. Acubiz supports time registration for both internal and customer-facing projects. Employees log hours against specific projects or customer accounts, and the data feeds into the finance system. This is used both for internal cost tracking and as the basis for precise client invoicing.

How does the mileage function work in Acubiz?

The mileage function lets employees register business trips digitally, with route calculation built in rather than relying on manual estimates. This reduces over-reporting and ensures the reimbursement calculation is accurate. For employees making frequent client visits, it removes the need to manually calculate and log distances after each trip.

Hur vi använder Acubiz internt

Acubiz kan användas på många olika sätt. Vi kan till exempel hantera utgifter och inköp som gjorts på företagskort, tidsregistrering, körsträcka, fakturor m.m. Acubiz kan därför användas av alla avdelningar inom en organisation: försäljning, utveckling, ekonomi, marknadsföring, HR, support m.m.

I korthetAcubiz används inom alla funktioner i en organisation, inte bara av anställda som reser. Acubiz eget team delar med sig av konkreta exempel: marknadsföringschefen hanterar körsträckor och abonnemang på företagskort, ekonomichefen skannar in fakturor och registrerar arbetstid, utvecklaren godkänner korttransaktioner och håller koll på semesterdagar, och kundansvarig förlitar sig på digital körsträckeregistrering vid dagliga kundbesök.

Här följer några berättelser från våra medarbetare om hur olika typer av medarbetare använder olika funktioner i Acubiz:

Martin, Marketing Manager

Många kallar system som vårt för ”resekostnad system.” Och ja, Acubiz kan användas för reseräknings, men anställda kan också använda den för olika utgifter i tjänsten. Jag använder till exempel Acubiz både när jag är på resande fot och när jag är på kontoret. När jag är ute och reser sköter jag till exempel körsträcka för ett evenemang eller utgifter för en kopp kaffe eller lunch. Dessutom köper jag programvaruabonnemang och varor på kontoret med min företagskort. Acubiz kan alltså användas av alla typer av medarbetare – inte bara de som är ute på fältet.

Tanja, Controller

Jag använder Acubiz till många olika saker. Oftast använder jag Acubiz för skanna fakturor och vidarebefordra dem till godkännare, samt bokföring, eftersom exportfiler kan vara importerats till vårt ekonomisystem. Utöver det använder jag också Acubiz för att söka efter fakturor från leverantörer. Slutligen använder jag Acubiz när jag registrerar mina arbetstimmar och mina utlägg.

Palle, Senior Developer

När jag gör inköp med mitt företagskort registreras de automatiskt i Acubiz. Dessutom kan jag skanna kvitton för företagsrelaterade utgifter med Acubiz-appen och skicka in utgifter för godkännande via Acubiz-appen eller en webbläsare. Jag kan också registrera de timmar jag har lagt ner på kund- eller utvecklingsprojekt. Jag håller också reda på hur många semesterdagar jag har kvar, eftersom jag alltid registrera mina semestrar i appen.

Frederik, kundansvarig

Eftersom jag ofta är ute på kundbesök, är Körsträcksfunktion är något jag verkligen uppskattar. Det är jättebra att ha ett digitalt verktyg för att räkna ut körsträckan istället för att behöva göra det själv. Den Kostnadsfunktion Jag använder den för alla utgifter som uppstår i samband med kundbesök, oavsett om det gäller en kopp kaffe, lunch eller något helt annat. Om du arbetar på ett företag där hanteringen av utgifter sker manuellt är det här en helt annan upplevelse.

Kasper, seniorkons Consultant

Jag använder Acubiz när jag hanterar inköp som gjorts med mitt företagskort. Jag fotar kvittona direkt vid köptillfället – och sedan behöver jag inte lägga mer tid på det. Andra funktioner som jag använder är tidsregistrering i vår Time-modul samt godkännande av leverantörsfakturor.

Vanliga frågor

Kan Acubiz användas av medarbetare som inte reser i tjänsten?

Ja. Acubiz hanterar visserligen resekostnader och körsträckor, men är lika användbart för kontorsanställda. Acubiz-teamet ger följande exempel: marknadsföringspersonal som hanterar programvaruabonnemang och inköp av marknadsföringsmaterial med företagskort, ekonomer som granskar leverantörsfakturor och utvecklare som registrerar projekttimmar och semesterdagar – allt via samma plattform.

Hur hanterar Acubiz transaktioner med företagskort?

Korttransaktioner importeras automatiskt direkt till Acubiz. Medarbetarna får ett meddelande om att bifoga ett kvitto och bekräfta transaktionsuppgifterna, varefter de skickar in transaktionen för godkännande via appen eller webbläsaren. Detta eliminerar behovet av manuell inmatning och säkerställer att varje kortköp har bifogad dokumentation innan det når ekonomiavdelningen.

Kan Acubiz användas för tidsregistrering och uppföljning av projekttimmar?

Ja. Acubiz stöder tidsregistrering för både interna projekt och kundprojekt. Medarbetarna registrerar sina timmar mot specifika projekt eller kundkonton, och uppgifterna överförs till ekonomisystemet. Detta används både för intern kostnadsuppföljning och som underlag för korrekt fakturering till kunderna.

Hur fungerar körsträcksfunktionen i Acubiz?

Med körsträcksfunktionen kan medarbetarna registrera tjänsteresor digitalt, med inbyggd ruttberäkning istället för att förlita sig på manuella uppskattningar. Detta minskar risken för överrapportering och säkerställer att ersättningsberäkningen blir korrekt. För medarbetare som ofta besöker kunder slipper de därmed att manuellt beräkna och registrera avstånd efter varje resa.