Get started with Robotic Process Automation

Varför den kostnadshantering Den här processen är det perfekta stället att börja på!

Robotteknik i olika former är just nu ett mycket aktuellt ämne. Med andra ord handlar det om allt som har med kontorsrobotar, AI, robotiserad processautomation, mjukvarurobotar och så vidare att göra. Ämnet står även på dagordningen för finanschefer när det gäller tillämpningen av tekniken inom deras område. Precis som på andra områden kan finansfunktionen förvänta sig en period med snabb digital omvandling under de kommande åren.

I korthetEn studie från McKinsey visar att nästan 60 % av uppgifterna inom ekonomiavdelningen kan automatiseras helt eller nästan helt, och robotiserad processautomation (RPA) är den teknik som bäst lämpar sig för att realisera dessa vinster. Acubiz rekommenderar att man börjar med utgiftshantering som insteg för RPA inom ekonomiavdelningen, eftersom dess repetitiva, regelbaserade arbetsflöden är idealiska kandidater för automatisering.

En studie från McKinsey visar att nästan 60 % av uppgifterna och processerna i en ekonomiavdelningen kan antingen vara helt eller nästan helt automatiserad. Detta kan medföra stora fördelar för ditt företag, och om du har ett ledande befattning inom ekonomiavdelningen har du inte råd att vänta med att sätta igång med detta.

Programvara – och kontorsrobotar – vad gör de och var ska man börja?

Begrepp som ”digital omvandling” och ”robotik” kan kännas något överväldigande, och det kan vara svårt att få grepp om möjligheterna och ta reda på var man ska börja och sluta. Därför ska jag ge dig några tips om ett område där du med fördel kan börja.

Ekonomiavdelningar har traditionellt sett alltid haft ett starkt fokus på effektivitet, och vi har under en längre tid sett hur företag har lagt ut uppgifter till externa samarbetspartner. Vi har dock nått en punkt där det för många organisationer kan vara svårt att uppnå ytterligare optimeringar genom outsourcing eller lönesparande. Framöver kommer robotiserad processautomation (RPA) att spela en viktig roll i arbetet med att uppnå ytterligare vinster genom processoptimering.

Du bör betrakta RPA som en digital eller virtuell arbetsstyrka. En arbetsstyrka som kan hjälpa dig att uppnå en extremt hög automatiseringsgrad när det gäller repetitiva eller transaktionsbaserade aktiviteter. Och den här typen av arbetsstyrka arbetar hårt, snabbt och gör inga misstag. Med andra ord omfattar RPA en kategori av automatiseringsprogramvara som kan konfigureras för att utföra specifika uppgifter.

Det är också viktigt att tekniken har utvecklats till en nivå där medarbetarna på ekonomiavdelningen enkelt kan lära sig att använda verktygen. Det innebär att det inte längre handlar om att genomföra ett komplicerat IT-projekt när en viss uppgift behöver automatiseras.

Det bästa sättet för dig att komma igång med robotbaserad arbetskraft är att leta efter de processer där regelbaserade aktiviteter förekommer. Det kan till exempel handla om bokföring eller kontroll.

En extremt effektiv kostnadshanteringsprocess

Processen för utgiftshantering, eller med andra ord, processen kring hanteringen av anställdas utgifter, resekostnader, utgifter, körsträcka och så vidare är den perfekta utgångspunkten. När det gäller ekonomiavdelningens roll i denna process handlar det om en ganska omfattande uppgift som rör styrande kostnader gäller. Du kan med stor fördel sätta in en robot för att sköta större delen av detta arbete. Ett grepp som kommer att effektivisera din kostnadshantering avsevärt och ge dig en försmak av potentialen inom RPA.

Om du vill att en robot ska sköta denna process är det dock en förutsättning att du har fastställt regler och riktlinjer för medarbetarnas utgifter. När detta är klart måste du leta efter en pålitlig programvara för utgiftshantering som har RPA-funktioner för att automatisera kontrolluppgifterna. Om du redan har ett system på plats måste du kontrollera om det klarar av automatisering. Tänk på att inte alla leverantörer på marknaden support .

Det faktum att den här processen i hög grad bygger på regler gör den till ett utmärkt val för den som vill komma igång med RPA. Ha så kul med det!

Ha det så kul!

Vanliga frågor

Hur stor andel av finansavdelningens arbetsuppgifter kan automatiseras med RPA?

En McKinsey-studie som nämns i detta sammanhang uppskattar att cirka 60 % av arbetsuppgifterna på en ekonomiavdelning kan automatiseras helt eller nästan helt. Detta innebär en betydande möjlighet till produktivitetsförbättring och omfördelning av resurser i organisationer av alla storlekar.

Vad är robotiserad processautomatisering (RPA) och hur skiljer den sig från vanlig programvara?

RPA är en kategori av automatiseringsprogramvara som kan konfigureras för att utföra specifika repetitiva eller transaktionsbaserade uppgifter och därmed fungera som en virtuell arbetsstyrka. Till skillnad från traditionell programvara som kräver mänsklig inblandning i varje steg, utför RPA-botar regelbaserade processer i hög hastighet, felfritt och utan avbrott.

Varför är kostnadshantering en bra utgångspunkt för RPA inom ekonomi?

Kostnadshantering kännetecknas av stora transaktionsvolymer, enhetliga regler, repetitiva steg och tydliga dokumentationskrav. Dessa egenskaper gör den idealisk för RPA. Genom att börja här kan ekonomiavdelningarna skaffa sig erfarenhet av automatisering inom en avgränsad och välbekant process innan de går vidare till mer komplexa områden.

Hur mycket resurser krävs det för att starta ett RPA-projekt inom en ekonomiavdelning?

Mindre än vad många tror. En vanlig missuppfattning är att RPA-projekt kräver stora IT-investeringar och specialiserade team. I praktiken har många framgångsrika implementeringar inletts med delar av processer snarare än fullständig automatisering från början till slut, och de resurser som krävs för att komma igång är ofta begränsade.

Vad händer med personalen inom ekonomiavdelningen när RPA automatiserar deras arbetsuppgifter?

Målet är inte att minska personalstyrkan utan att omfördela arbetsuppgifterna. När RPA tar över rutinuppgifterna kan ekonomer fokusera på analys, samarbete med verksamheten och strategiska uppgifter som kräver omdöme. Organisationer som har nått gränserna för outsourcing eller löneskillnader ser RPA som nästa verktyg för att öka effektiviteten.