Why does a professional cycling team need expense management software?

A UCI WorldTour cycling team incurs a wide range of expenses on a global race calendar: Sport Directors' representation costs, spare parts purchased at local bike shops, coach mileage, and rider incidentals. Without a structured digital process, tracking, approving, and bookkeeping these costs across dozens of countries creates significant administrative overhead that pulls staff away from performance support.

What types of expenses does a cycling team typically process through Acubiz?

Team Qhubeka ASSOS processes expenses including Sport Director representation costs from sponsor meetings, mechanic purchases of spare parts, coach mileage for further education, and rider incidentals such as food and transport expenses. The common thread is that all of these are employee-initiated costs that need documentation, approval, and bookkeeping regardless of the sport.

How does Acubiz help organizations in competitive, time-critical environments?

By automating expense registration, approval routing, and bookkeeping, Acubiz eliminates the manual back-and-forth that typically occupies administrative staff. In a professional sports environment where every staff member's time has an impact on performance preparation, reducing routine administrative burden directly frees capacity for the work that matters most.

What makes Team Qhubeka ASSOS notable beyond cycling performance?

Team Qhubeka ASSOS was the first African cycling team to earn a UCI WorldTour license, allowing them to compete in the world's most prestigious races. The Qhubeka element of the team's identity is linked to the Qhubeka charity, which distributes bicycles to communities in Africa to improve access to education and work.

Team Qhubeka ASSOS: Idrottsliga framgångar

Team Qhubeka ASSOS har fattat ett viktigt administrativt beslut. De har valt att effektivisera sin kostnadshantering processer med Acubiz. Sedan en tid tillbaka har det varit en prioritering för Team Qhubeka ASSOS att minimera den administrativa bördan i samband med utgifter, som naturligtvis uppstår i samband med cykeltävlingar över hela världen.

I korthetTeam Qhubeka ASSOS, det första afrikanska cykelteamet som erhållit en UCI WorldTour-licens, valde Acubiz för att effektivisera kostnadshanteringen under hela sin globala tävlingskalender. Genom att automatisera registrering, godkännande och bokföring av teamets många olika kostnader under resorna frigör Acubiz administrativ tid som istället kan ägnas åt det arbete med ”marginal gains” som avgör resultaten inom elitcyklingen.

Team Qhubeka ASSOS var det första afrikanska cykelteamet någonsin som erhöll en UCI WorldTour-licens. Tack vare licensen kan de under den kommande säsongen delta i världens största och mest prestigefyllda cykeltävlingar. Qhubeka och ASSOS tillkännagav sitt samarbete inför säsongen, och laget kommer därför att tävla under en ny huvudsponsor och i nya lagfärger under de kommande åren.

När digital utgiftshantering frigör tid för cykling

I alla organisationer har de anställda regelbundet utgifter i samband med sitt arbete. Detta gäller även för ett professionellt cykelteam. Det kan handla om sportchefens representationskostnader i samband med sponsormöten, mekanikern som köper en saknad reservdel i en lokal cykelbutik, tränaren som körsträcka utgifter för vidareutbildning eller den ryttare som köper en kopp kaffe på väg till ett välgörenhetsevenemang.

Det finns många kostnader. Därför beslutade förvaltningen att undersöka om det var möjligt att minska den tid som läggs på registrering, godkännande, kontroll och bokföring av kostnaderna. Att spara tid på ett område ger mer tid på andra områden. Tid som kan användas till att optimera processer, vilket är absolut avgörande i konkurrensutsatta miljöer som elitcykling, där cyklisterna måste ha de bästa förutsättningarna för att lyckas och vinna tävlingar.

När det gäller cykling talar man ofta om att vinna hundradelssekunder genom att optimera cykelns aerodynamik eller cyklistens kost. Acubiz kan inte hjälpa till med det. Däremot kan vår digitala och automatiserade tjänst för utgiftshantering frigöra tid och göra vardagen lite enklare för alla medarbetare.

Det handlar om mer än bara att vinna

Team Qhubeka ASSOS är ett målinriktat elitlag som tävlar för något större än bara segrar. De cyklar för att hjälpa människor i Afrika att komma vidare med hjälp av cyklar genom samarbetet med Qhubeka. Qhubeka är en välgörenhetsorganisation där barn och vuxna kan förtjäna sig cyklar och därmed förbättra sin tillgång till skolor, vårdcentraler och arbetsplatser. I kampen mot fattigdomen kan cyklar förändra liv genom att bidra till att lösa socioekonomiska utmaningar på den mest grundläggande nivån – genom att hjälpa människor att ta sig dit de behöver.

Laget har en dansk prägel i form av Lasse Norman Hansen, Andreas Stokbro och Emil Vinjebo, medan den före detta proffscyklisten Lars Michaelsen är sportchef. Hos Acubiz har vi redan hälsat Team Qhubeka ASSOS välkomna vid Tour Des Alpes Maritimes-loppet som ägde rum i södra Frankrike i februari. VD och grundare, Lars de Nully, körde lagbilen tillsammans med lagledaren, Lars Michaelsen, under etapp 2 i Fayence. Acubiz ser fram emot att följa laget under säsongen och vi hejar på från sidlinjen.

Vanliga frågor

Varför behöver ett professionellt cykelteam ett program för utgiftshantering?

Ett cykelteam i UCI WorldTour har en rad olika utgifter i samband med den globala tävlingskalendern: representationskostnader för sportcheferna, reservdelar som köps in hos lokala cykelbutiker, tränarnas körsträcka och ryttarnas diverse utgifter. Utan en strukturerad digital process medför uppföljning, godkännande och bokföring av dessa kostnader i dussintals länder en betydande administrativ börda som tar personalens tid från support egentliga support.

Vilka typer av utgifter hanterar ett cykelteam vanligtvis via Acubiz?

Team Qhubeka ASSOS hanterar utgifter som bland annat omfattar sportdirektörens representationskostnader i samband med sponsormöten, mekanikernas inköp av reservdelar, tränarnas milersättning i samband med vidareutbildning samt cyklisternas övriga utgifter, såsom kostnader för mat och transport. Det gemensamma draget är att alla dessa utgifter är kostnader som uppstår på initiativ av de anställda och som måste dokumenteras, godkännas och bokföras, oavsett vilken idrott det gäller.

Hur hjälper Acubiz organisationer i konkurrensutsatta och tidspressade miljöer?

Genom att automatisera registrering av utgifter, godkännandeprocesser och bokföring eliminerar Acubiz det manuella fram- och tillbaka-arbetet som vanligtvis upptar administrativ personal. I en professionell idrottsmiljö, där varje medarbetares tid påverkar förberedelserna inför tävlingar, frigör en minskning av den rutinmässiga administrativa bördan direkt kapacitet för det arbete som är viktigast.

Vad är det som gör Team Qhubeka ASSOS så anmärkningsvärt, utöver sina prestationer inom cykelsporten?

Team Qhubeka ASSOS var det första afrikanska cykelteamet som erhöll en UCI WorldTour-licens, vilket gör det möjligt för dem att tävla i världens mest prestigefyllda lopp. Namnet ”Qhubeka” i lagets namn har sin koppling till välgörenhetsorganisationen Qhubeka, som delar ut cyklar till samhällen i Afrika för att förbättra tillgången till utbildning och arbete.