När integrering blir ett hinder, betalar du två gånger - så här håller du det enkelt

När integration blir ett hinder betalar du dubbelt – så här håller du det enkelt

SAMMANFATTNING

Kort sagt: Hur undviker du integrationsproblem i utgiftshantering? När ett utgiftshanterings­system inte integreras effektivt med ditt ERP- och lönehanterings­system kan det leda till dubbelarbete, manuella fel och extra kontrollsteg. För att undvika detta bör företag fokusera på tre saker: gör integration till en konfigurerings­sak snarare än utveckling, registrera utgifter när de uppstår och standardisera godkännanden och dataflöden.

Detta gör att bokföringsredo data flödar direkt in i ditt ERP- och lönehanterings­system, samtidigt som det minskar administrations­tiden och gör månadslut enklare.

När utgifts­hantering och ERP-system inte fungerar sömlöst tillsammans adderas manuellt arbete, fel och extra kontrollsteg snabbt. Håll integrationen enkel, registrera utgifter när de uppstår och standardisera godkännanden och dataflöden så att bokföringsredo data når ditt ERP- och lönehanterings­system utan onödigt manuellt arbete.

Här är tre iakttagelser som återkommer gång på gång när finance-team vill få kontrollen över utgifter – utan att göra det till ett IT-projekt:

• Integration bör vara konfiguration, inte utveckling – annars flyttar du bara flaskhalsen från kvitton till IT
• Registrera utgifter när de uppstår – det är då kodning, dimensioner och dokumentation är enklast att få rätt
• Standardisera godkännanden och dataflöden – så att bokföringsredo data flödar direkt in i ditt ERP- och lönehanterings­system, vilket gör att månadslut kan avslutas snabbare

Om du känner igen utmaningar som överdriven administrations­tid, manuella pappersbaserade processer, förlorade kvitton och sista­minutsregistrering av utgifter är du långt ifrån ensam.

Acubiz egen forskning pekar på exakt samma utmaningar före implementering:

77% nämnde överdriven administrations­tid, 66% fysiska kvitton, 53% förlorade kvitton och 49% sen utgifts­registrering.

Poängen är inte att problemet existerar.

Poängen är vad som händer när integrationen inte fungerar.

När ditt utgiftshanterings­system inte fungerar sömlöst med ditt ERP uppstår dubbelarbete: data matas in på flera ställen, fel måste korrigeras manuellt och extra kontrollsteg läggs till. Det är också här många projekt börjar att rasa. Kontoplan, dimensioner, godkännanden, synkronisering och datafält matchar inte – och plötsligt blir ett finance-initiativ en kamp om IT-resurser och tid.

Martin Eriksen, Marketing Director på Acubiz, uttrycker det precist:

"Det är lättare att fördela en kostnad när den uppstår än att fördela den senare."

Det krävs bara ett system som stöder processen – och en integration som är enkel nog för att data faktiskt ska ta sig hela vägen igenom.

Infrastruktur för utgifter

Acubiz är byggt som infrastruktur för utgifter – inte bara som en app.

I praktiken betyder det att anställda kan registrera utgifter omedelbar genom att ta ett foto på sitt kvitto, kort­köp matchas automatiskt och utgifter skickas genom ett regelbaserat godkännande­arbetsflöde.

Med tydliga företags­policy­regler och ett transparent gransknings­spår blir compliance inte en extra uppgift utan en integrerad del av standard­processen.

Det viktigaste är dock:

Data når ditt ERP- och lönehanterings­system klar för bokföring.

Integration blir därför en del av designen – snarare än något du upptäcker som ett problem vid månadslut.

Det är också varför fall som BDO och Bonnier Publications inte fokuserar på långa system­ändringar utan på att komma igång snabbt och skapa en konsekvent process.

På BDO säger Nina Hjorthmose det enkelt:

"Nu kan de enkelt ta ett foto på sitt kvitto och slutföra utgiftskravet direkt."

Det är exakt den typ av beteende som skapar lugn för finance-funktionen.

Och när du tar ett steg tillbaka är processerna ofta kopplade:

Om du har flaskhalsar i leverantörs­fakturor kan Acubiz tillsammans med Compello automatisera faktura­bearbetning från mottagning till bokföring i ditt ERP.

Om du behöver dokumenterad tid för drift och rapportering kan Acubiz tillsammans med mTIME lägga till enkel, mobil tidsregistrering.

Börja med dataflödet

Om du vill minska administrativ tid, eliminera papper, undvika sen utgiftsregistrering och stärka dina finansprocesser, välj inte enbart baserat på funktioner.

Börja med dataflödet.

När integrationen är enkel blir allt annat enklare också – för anställda, finans och IT.