Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
Acubiz erbjuder en digital lösning för hantering av skattefria milersättningar, vilket säkerställer efterlevnad av danska bestämmelser (SKAT) och förenklar processen för företag. Genom att integrera detta med ett övergripande utgiftshanteringssystem kan effektiviteten optimeras.
I korthetDanska arbetsgivare som betalar ut skattefria milersättningar måste följa SKAT:s specifika dokumentationskrav, bland annat att registrera syfte, datum, start- och måladress samt det exakta antalet körda kilometer. Acubiz erbjuder en GPS-baserad digital milersättningslösning som automatiskt registrerar dessa uppgifter, vilket minskar det manuella arbetet samtidigt som fullständig efterlevnad av SKAT:s krav säkerställs.
De flesta företag betalar skattefritt kilometerersättning till anställda för tjänsterelaterad körning i egen bil, enligt skattemyndigheternas fasta ersättningsnivåer. Milersättningen bidrar till att täcka en del av de kostnader som dina anställda har i samband med bilen – såsom bensin, underhåll, avskrivningar, försäkring, fordonsskatt m.m.
Om den danska tull- och skatteförvaltningen (SKAT) knackar på din dörr och begär dokumentation över dina anställdas körsträckor, är det företagets ansvar att tillhandahålla denna. Det finns vissa villkor och krav som måste uppfyllas innan den anställde har rätt till milersättning. Om inte alla villkor är uppfyllda måste den anställde betala skatt på beloppet.
Du är förmodligen medveten om detta om du är ansvarig för, eller arbetar inom, ekonomi- eller personalavdelningen. Om du funderar på att ersätta den traditionella körjournalen med en digital variant måste du ta reda på vilken leverantör som kan uppfylla kraven.
Låt oss gå igenom SKAT:s krav ett efter ett. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att följande uppfylls:
Syftet med körsträckan – den specifika uppgift för vilken körsträckan redovisas.
Resmålet med eventuella delmål – start- och slutadressen för resan samt eventuella stopp längs vägen.
Datumet – datumet måste registreras.
Antal körda kilometer – det exakta antalet kilometer måste anges, eftersom beräkningen baseras på detta.
Beräkning utifrån priser – Ersättningsnivån för körsträcka varierar vid 20 000 km per år. Under 2020 utbetalas en skattefri ersättning på 3,52 DKK per km. Om den anställde dock överskrider 20 000 km per år är ersättningsnivån för den del som överskrider detta 1,96 DKK per km.
Resan måste genomföras med den anställdes egen bil – Körsträckan måste ha tillryggalagts i den egna bilen för att man ska ha rätt till milersättning. En partners bil räknas som en egen bil om ni delar på utgifterna.
Det finns också några andra saker som du och dina anställda behöver vara medvetna om. Det gäller till exempel 60-dagarsregeln och det faktum att en anställd inte har rätt att både få milersättning och skatteavdrag för transportkostnader. Du kan läsa mer om detta här.
Många företag använder en gammaldags körjournal och Excel-ark för att registrera körsträckor. Denna manuella arbetsprocess fungerar visserligen, men den är långt ifrån effektiv – varken för dina anställda eller för ditt ekonomiavdelningen. Dessutom finns det vissa fallgropar med den traditionella körjournalen. Skrivfel, glömda resvägar och stress leder ofta till både små och stora fel, vilket i slutändan kan bli kostsamt för både den anställde och företaget.
Den digitala omställningen är i full gång och därför är det rimligt att undersöka om körjournalen kan digitaliseras. Och ja, den kan enkelt digitaliseras. Det finns många utmärkta leverantörer som specialiserar sig på just detta. Vi har funktionen ”Körjournal” i vår egen mobilapp, Acubiz One. Bland andra fördelar har den gjort en enorm skillnad för Dansk Brandteknik. De har sparat hela 50 % av den tid som de tidigare lade på registrering av körsträcka.
Vi får ofta frågan om Acubizuppfyller SKAT:s krav och riktlinjer för körjournaler. Vi har inget intyg som styrker detta, eftersom SKAT inte utfärdar sådana, men vi uppfyller kraven. Låt oss ta en titt på hur:
Det finns få uppgifter som behöver matas in manuellt i mobilappen Acubiz One. Dessa omfattar syfte, datum samt start- och måladress. När dessa uppgifter har angetts sköter sig körsträcksregistreringen i stort sett av sig själv. Du behöver välja rutt, och utifrån den beräknas avståndet automatiskt. Detsamma gäller beräkningen av milersättningen. Det innebär att Acubiz justerar beräkningen beroende på om den anställde har kört mer eller mindre än 20 000 km per år. Vår lösning lagrar registreringsnumret, vilket dokumenterar att körningen har skett i den anställdes egen bil. Registreringsnumret kan ändras.
Utöver de lagstadgade kraven kan körsträckan till exempel fördelas mellan företagets olika projekt (beroende på lösningens konfiguration). Detta uppskattas mycket av ekonomiavdelningen, eftersom det ger dem en bättre överblick och en smidig kostnadsfördelning. Om ditt företag har verksamhet eller anställda utomlands måste du dessutom ta hänsyn till att andra länder har olika regler och bestämmelser för milersättning. I så fall bör du leta efter en lösning som stöder regler för flera länder. Acubiz stöder landsspecifika regler för milersättning i 21 länder, och för 12 av dessa uppdaterar vi reglerna och ersättningsbeloppen helt automatiskt.
Om du är egenföretagare eller bara vill få en översikt över dina körsträckor erbjuder vi även vårt verktyg för en användare, Acubiz Professional. Det är en kostnadsfri lösning som gör det möjligt för användare att registrera och skapa rapporter över utgifter och körsträckor, vilka sedan kan delas med en tillfällig arbetsgivare, en chef, en bokförare, en revisor eller någon annan som användaren anser vara relevant.
Vi är verksamma inom området kostnadshantering, vilket är ett samlingsbegrepp för en rad delprocesser som rör hantering, förvaltning och kontroll av företagsrelaterade utgifter som registreras av företagets anställda. Registrering av körsträckor är en del av denna övergripande process.
Om ert företag överväger att investera i en digital körjournal är jag övertygad om att ni kommer att bli mycket nöjda. Både era medarbetare och er ekonomiavdelning. Era medarbetare kan registrera sina körsträckor snabbare och mycket enklare. Er ekonomiavdelning kan exportera de giltiga och nödvändiga uppgifterna för att dokumentera milersättningen, både till skattemyndigheterna och till lönesystemet.
Om dina anställda reser mycket är det troligt att de också har en hel del andra utgifter.
Därför uppmanar jag er att tänka ett steg längre. Registrering av körsträckor är bara en del av hela processen för utgiftshantering, och det är rimligt att samla alla delar i en och samma lösning. Synergieffekterna av detta är betydande och kommer att skapa mervärde för hela organisationen. Tänk på detta om ni är på jakt efter en digital körjournal.
Vanliga frågor
Vilka handlingar kräver SKAT för att man ska få skattefri milersättning i Danmark?
SKAT kräver dokumentation som bland annat ska innehålla resans syfte, start- och slutadresser samt eventuella mellanlandningar, datum, det exakta antalet körda kilometer, den ersättningssats som använts samt beräkningen av ersättningen. Bilens registreringsnummer måste också anges för att bekräfta att den anställdes egen bil har använts.
Vilka är de nuvarande ersättningssatserna för körsträcka i Danmark?
Den skattefria milersättningen uppgår till 3,52 DKK per kilometer för de första 20 000 körda kilometrarna per år. För kilometer utöver 20 000 per år sänks ersättningsbeloppet till 1,96 DKK per kilometer. Arbetsgivaren ansvarar för att dessa ersättningsbelopp tillämpas korrekt vid hanteringen av ersättningsansökningar.
Kan anställda få milersättning för all arbetsrelaterad bilkörning?
Körersättning gäller för tjänsterelaterad körning i den anställdes egen bil. Pendling mellan hemmet och den ordinarie arbetsplatsen berättigar i regel inte till ersättning. Körningen måste ha ett dokumenterat tjänsteändamål, och alla villkor som fastställts av SKAT måste vara uppfyllda för att ersättningen ska vara skattefri.
På vilket sätt är en digital lösning för körsträcksregistrering bättre än registrering på papper eller i Excel?
En GPS-baserad digital lösning som Acubiz registrerar automatiskt ruttdata, beräknar avstånd och dokumenterar de SKAT-fält som krävs under resan. Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning, minskar risken för felaktig eller ofullständig dokumentation och stärker arbetsgivarens verifieringskedja avsevärt om SKAT begär verifiering.
Vad händer om dokumentationen av körsträckan inte uppfyller SKAT:s krav?
Om dokumentationen är bristfällig kan den anställde bli skyldig att betala skatt på den milersättning som erhållits, vilket innebär att ersättningen omklassificeras från skattefri ersättning till skattepliktig inkomst. Arbetsgivaren har också ansvaret för att se till att villkoren är uppfyllda innan någon utbetalning görs.
För att få skattefri ersättning för yrkesmässig bilkörning i Danmark är korrekt dokumentation av...
Acubiz kan användas på många olika sätt. Vi kan till exempel hantera utgifter och inköp som gjorts...
Alla som har bil märker de stigande bensinpriserna varje gång bilen ska tankas. Av denna anledning...
