De flesta företag betalar ut skattefri milersättning till anställda för körning i tjänsten med egen bil enligt skattemyndighetens fastställda taxa. Milersättningen hjälper till att täcka en del av den anställdes kostnader för fordonet - t.ex. bensin, underhåll, värdeminskning, försäkring, fordonsskatt etc.
Om SKAT knackar på din dörr och ber om dokumentation av dina anställdas körsträckor är det upp till företaget att tillhandahålla detta. Det finns vissa villkor och krav som måste uppfyllas innan den anställde har rätt till milersättning. Om alla villkor inte är uppfyllda måste den anställde betala skatt på beloppet.
Du känner säkert till detta om du är ansvarig för eller arbetar inom ekonomi- eller HR-avdelningen. Om du funderar på att byta ut den gamla skolans körjournal mot en digital, måste du kontrollera vilken leverantör som kan uppfylla kraven.
Vilka är kraven från SKAT (dansk lagstiftning)?
Låt oss gå igenom SKAT:s krav ett efter ett. Det är arbetsgivarens ansvar att hålla kontroll på följande:
Syftet med kör sträckan - den specifika uppgift som körsträckan rapporteras för.
Destinationen med eventuella underdestinationer - start- och slutadress för körsträckan samt eventuella stopp på rutten.
Datum - datumet måste registreras.
Antal körda kilometer - det exakta antalet kilometer måste anges eftersom beräkningen bestäms av detta.
Beräkning efter satser - satsen för milersättning varierar vid 20.000 km per år. År 2020 betalas en skattefri ersättning på 3,52 DKK per km. Men om den anställde kör mer än 20 000 km per år är skattesatsen för den överskjutande delen 1,96 DKK per km.
Körsträckan måste utföras i eget fordon - körsträckan måste utföras i eget fordon för att ge rätt till milersättning. En partners fordon faller under samma kategori, om ni delar ekonomi.
Det finns också några andra saker som du och dina anställda behöver vara medvetna om. Det gäller till exempel 60-dagarsregeln och det faktum att en anställd inte är berättigad till både milersättning och skatteavdrag för transport. Du kan läsa mer om detta här.
En digital körjournal är en riktig tidsbesparare
Många företag använder en gammaldags körjournal och Excel-ark för att registrera körsträckor. Detta manuella arbetsflöde fungerar. Men det är inte i närheten av att vara effektivt. Varken för dina anställda eller för din ekonomiavdelning. Dessutom har den traditionella körjournalen vissa fallgropar. Skrivfel, bortglömda rutter och brådska leder ofta till både små och stora fel, vilket i slutändan kan bli dyrt för både den anställde och företaget.
Den digitala omvandlingen är i full gång och därför är det vettigt att undersöka om milboken kan digitaliseras. Och ja, det är enkelt att digitalisera. Det finns många bra leverantörer där ute som är specialiserade på detta. Vi har funktionen "Mileage" i vår egen mobilapp, Acubiz One. Bland andra fördelar har det gjort en enorm skillnad för Dansk Brandteknik. De har sparat hela 50 % av den tid som de tidigare använde för att registrera körsträckor.
"Uppfyller Acubiz SKATs krav?"
Vi får ofta frågan om Acubizuppfyller SKATs krav och riktlinjer för körjournaler. Vi har inget certifikat som bevisar detta, eftersom SKAT inte utfärdar sådana, men vi uppfyller kraven. Låt oss ta en titt på hur:
Det finns ett fåtal saker som måste anges manuellt i mobilappen Acubiz One. Detta inkluderar syfte, datum samt start- och slutadress. När detta är inskrivet sköter sig milregistreringen i stort sett själv. Du måste välja rutt och baserat på detta beräknas avståndet automatiskt. Detsamma gäller för beräkningen av milersättningen. Det innebär att Acubiz justerar beräkningen beroende på om den anställde har kört över eller under 20.000 km per år. Vår lösning kommer ihåg registreringsskylten, och detta dokumenterar att körsträckan har skett i medarbetarens eget fordon. Registreringsskylten kan ändras.
Utöver de lagstadgade kraven kan körsträckan till exempel fördelas på företagets olika projekt (beroende på lösningskonfigurationen). Detta är mycket uppskattat av ekonomiavdelningen, eftersom det ger dem en bättre överblick och en problemfri kostnadsfördelning. Om ditt företag har verksamhet eller anställda utomlands måste du också ta hänsyn till att andra länder har olika regler och bestämmelser för milersättning. I så fall gör du dig själv en tjänst och letar efter en lösning som stöder regler för flera länder. Acubiz stöder landsspecifika regler för milersättning i 21 länder, och för 12 av dessa uppdaterar vi reglerna och priserna 100 % automatiskt.
Om du är egenföretagare eller bara vill ha en översikt över din körsträcka erbjuder vi också vårt verktyg för enanvändare, Acubiz Professional. Det är en kostnadsfri lösning som gör det möjligt för användare att registrera och generera rapporter om utgifter och körsträckor, som sedan kan delas med en tillfällig arbetsgivare, en chef, en bokförare, en revisor eller någon annan som användaren kan tycka är relevant.
Fundera på om körjournalen bör vara en del av ett Expense Management-system
Vi arbetar inom området Expense Management, som är ett samlingsbegrepp för en rad delprocesser i samband med bearbetning, hantering och kontroll av affärsrelaterade utlägg som registreras av ett företags anställda. Milregistrering är en del av denna övergripande process.
Om ditt företag överväger att investera i en digital körjournal är jag övertygad om att du kommer att bli mycket nöjd. Både dina medarbetare och din ekonomiavdelning. Dina medarbetare kan registrera sin körsträcka snabbare och mycket enklare. Din ekonomiavdelning kan exportera de giltiga och nödvändiga uppgifterna för att dokumentera milersättningen, både till skattemyndigheterna och till ett lönesystem.
Om dina anställda reser mycket har de sannolikt också många andra utgifter.
Därför uppmanar jag dig att tänka ett steg längre. Milregistrering är bara en del av hela Expense Management-processen och det är vettigt att konsolidera alla komponenter i en lösning. Synergieffekterna av detta är betydande och det kommer att skapa värde i hela organisationen. Ta hänsyn till detta om du letar efter en digital körjournal.
