Då och då hamnar historier om bedrägerier med offentliga medel på förstasidorna i de danska nyhetsmedierna. Berättelser som är obestridligt dåliga för offentliga institutioners legitimitet och skapar dålig publicitet. Det är svårt att få ett slut på dessa historier. De har alltid funnits och kommer att finnas även i framtiden - förhoppningsvis i mindre omfattning.
Lyckligtvis är det möjligt att ta kontroll över processerna och intensifiera försvaret mot bedrägerier och fusk. Jag har inte den slutliga slutsatsen, men jag ska försöka ta reda på utmaningen i det här blogginlägget och presentera några av mina egna perspektiv på hur det är möjligt att ta bättre ansvar för de kostnadsrelaterade processerna, som kan utsättas för bedrägeri och fusk.
Utgiftsfusk bland anställda i privata företag förekommer - förresten - också. I det här blogginlägget har jag valt att exemplifiera genom offentliga institutioner, men försvarsmekanismerna är mer eller mindre desamma.
Ökat fokus från offentliga myndigheter
Den danska styrelsen för Public Finance and Management har nyligen, i början av juni, inlett en flerårig satsning på stärkt intern kontroll, tillsyn och riskhantering som en följd av de fall av bedrägeri och fusk med offentliga medel som förekommit inom offentliga institutioner.
Flera aktiviteter och initiativ har redan initierats - inklusive obligatoriska och specialiserade kurser, tvärfunktionella nätverk och webbseminarier. Jag tycker att det är uppmuntrande att chefernas uppmärksamhet och kunskap prioriteras och att ansträngningar görs för att stärka den.
Cheferna i de danska kommunerna har tillsyn över finansförvaltningen. En uppgift som kommunala chefer måste utföra där kontroll av utgifter ingår. Syftet med tillsynen av finansförvaltningen är att säkerställa att de ekonomiska ramarna används korrekt, att de är säkra mot väsentliga fel (felaktig bokföring etc.), att de är säkra mot obefogade misstankar mot anställda och att de är säkra mot bedrägerier. Många kommuner har börjat digitalisera tillsynen av finansförvaltningen. Det kan jag bara applådera - för som jag kommer att beröra senare - gör den digitala solutions det mycket enklare att genomföra tillsyn och intern kontroll.
Jag älskar det ökade fokus som kostnadsbedrägerier får. Förhoppningsvis kan det bidra till att minska omfattningen över tid. Låt oss titta på hur bedrägerier uppstår och ta reda på vilka försvarsmekanismer organisationer kan använda.
Hur uppstår kostnadsbedrägerier?
Få anställda fuskar med sina utgifter. Låt oss börja med att klargöra detta. De flesta organisationer har inga problem i det här avseendet.
Flera fall har dock blivit allmänt kända under de senaste åren. Fallen i det danska försvarsministeriets fastighetsbyrå och Greve kommun är kanske de mest kända. Enligt en revisionsrapport hade anställda i det danska försvarsministeriets fastighetsbyrå nästan fria tyglar att begå bedrägerier om de ville. De anställda kunde köpa varor och tjänster, skriva under kvittot och godkänna betalningen. I Greve kommun skickades kommunchefen hem och avskedades senare för att han köpt ishockeybiljetter, matvaror och andra privata saker på kommunens kreditkort.
Under de senaste åren har det förekommit flera fall där kommunens kreditkort har använts för privat konsumtion. Dokumentation i form av kvitto eller faktura har i många fall inte bifogats. I andra fall har attestrutinerna varit bristfälliga och vissa anställda har kunnat godkänna inköp för egen vinning.
På Acubiz har vi hanterat alla typer av medarbetarinitierade utlägg sedan 1997, och vi är medvetna om de olika typerna av utläggsbedrägerier. Förutom de ovan nämnda bedrägerityperna kan vi också lägga till:
- När en anställd lämnar in samma utgift flera gånger
- När en återbetalning lämnas in där syftet är korrekt, men beloppet är för högt
- När en anställd rapporterar fler kilometer än vad som faktiskt har körts
- När en anställd vill ha ersättning för falska inköp - ofta med en kopia av ett falskt kvitto
Ta kontroll över dokumentationen av kostnaderna
Det råder ingen tvekan om att bedrägerier är lättare att komma undan med om organisationen arbetar manuellt med kostnader. Kontrollmekanismerna är ofta svagare när processen är manuell, vilket, allt annat lika, kommer att fresta de anställda som tyngs ned av en tvivelaktig känsla för moral och etik.
Omvänt kommer en digital tjänst för utläggshantering att göra det mycket enklare att hålla reda på utläggsprocessen. De flesta Expense Management-tjänster kommer att kunna kontrollera om alla villkor kring en viss transaktion är i ordning. Det är åtminstone möjligt i Acubiz. Både när det gäller den lagstadgade dokumentationen, men också när det gäller transaktionens överensstämmelse med organisationens egna regler och policyer för inköp på t.ex. företagskort.
Acubiz kan inte förhindra att bedrägerier eller missbruk sker, men när det gör det ger det möjlighet att snabbt få insikt i verifieringskedjan för en transaktion samt den medföljande dokumentationen. På så sätt kan det identifieras om det har skett en överträdelse av regler och policyer. Acubiz kan konfigureras på ett sätt så att det proaktivt kan ge varningar om potentiellt onormal användning - på användarnivå.
I Acubiz tycker vi, precis som den danska myndigheten för offentlig Finance och förvaltning, att intern kontroll är viktigt. Därför är det möjligt att använda robotteknik för att utföra kontroll/revision och stickprovskontroller av de utgifter som löper genom vår lösning. Det är en mycket bra försvarsmekanism mot bedrägeri och missbruk.
Ibland fastnar medarbetare i "bedrägerier" eftersom de inte förstår eller vet exakt vad som utgör en överträdelse. Därför är det viktigt att du hjälper dina anställda genom att kommunicera organisationens regler och policyer.
Sammanfattning
Acubiz är inte en brandvägg för bedrägerier med utlägg. Vi kan inte förhindra att bedrägerier sker, men advanced rapportering, full transparens kring dokumentation, elektroniska godkännandeprocesser, dubbelkontroll och robotteknik gör det svårare och svårare för bedrägliga utgifter att passera oupptäckta.
Ta kontroll över och digitalisera era affärsprocesser. Det minimerar risken för bedrägerier och därmed dålig publicitet. Samtidigt är det fördelaktigt för både medarbetare, godkännare och ekonomiavdelning.
