Expense fraud in the public sector is unfortunately a reality – but the risk can be minimized significantly

Då och då hamnar nyheter om bedrägerier med offentliga medel på förstasidorna i de danska nyhetsmedierna. Sådana nyheter är utan tvekan skadliga för de offentliga institutionernas trovärdighet och ger dålig publicitet. Det är svårt att få ett slut på dessa nyheter. De har alltid funnits och kommer att fortsätta att finnas även i framtiden – förhoppningsvis dock i mindre utsträckning.

I korthetUtgiftsbedrägerier inom offentliga institutioner är ett återkommande problem med konkreta konsekvenser både för anseendet och ekonomin, men den danska myndigheten för offentlig ekonomi och förvaltning har inlett ett flerårigt arbete för att stärka de interna kontrollerna. Digitaliseringen av utgiftsprocesserna, inklusive godkännandeprocesser och automatiserad tillämpning av riktlinjer, är ett av de mest praktiska skyddsåtgärderna som organisationer kan vidta.

Lyckligtvis går det att ta kontroll över processerna och stärka skyddet mot bedrägerier och fusk. Jag har ännu inte kommit fram till någon slutgiltig slutsats, men jag ska i det här blogginlägget försöka belysa utmaningen och presentera några av mina egna synpunkter på hur man bättre kan hantera de utgiftsrelaterade processerna, som kan vara utsatta för bedrägerier och fusk.

Bedrägerier i samband med utgifter bland anställda i privata företag förekommer för övrigt också. I det här blogginlägget har jag valt att ta upp exempel från offentliga institutioner, men försvarsmekanismerna är i stort sett desamma.

Ökat fokus från myndigheternas sida

Den danska myndigheten för offentlig ekonomi och förvaltning har nyligen, i början av juni, inlett ett flerårigt arbete för att stärka den interna kontrollen, tillsynen och riskhanteringen till följd av fall av bedrägeri och missbruk av offentliga medel inom offentliga institutioner.

Flera aktiviteter och initiativ har redan satts igång – bland annat obligatoriska och specialiserade kurser, tvärfunktionella nätverk och webbseminarier. Jag tycker att det är uppmuntrande att ledningens uppmärksamhet och kunskap prioriteras och att man satsar på att stärka dessa områden.

Cheferna i de danska kommunerna har ansvar för den ekonomiska förvaltningen. Det är en uppgift som kommuncheferna måste utföra och som innefattar kontroll av utgifterna. Syftet med den ekonomiska förvaltningen är att säkerställa att de ekonomiska ramarna används på rätt sätt och att undvika väsentliga fel (felaktiga bokföring, m.m.), skydda mot ogrundade misstankar mot anställda och skydda mot bedrägerier. Många kommuner har börjat digitalisera tillsynen av den ekonomiska förvaltningen. Det kan jag bara välkomna – för som jag kommer att beröra senare – gör digitala lösningar det mycket enklare att bedriva tillsyn och internkontroll.

Jag uppskattar att man lägger allt större fokus på bedrägerier i samband med utgifter. Förhoppningsvis kan det bidra till att minska omfattningen med tiden. Låt oss titta på hur bedrägerierna går till och ta reda på vilka skyddsåtgärder organisationer kan vidta.

Hur går det till när det gäller utgiftsbedrägeri?

Det är få anställda som fuskar med sina utgifter. Låt oss börja med att klargöra det. De flesta organisationer har inga problem i detta avseende.

Trots detta har flera fall blivit allmänt kända under de senaste åren. Fallen vid det danska försvarsministeriets fastighetsförvaltning och i Greve kommun är kanske de som man minns bäst. Enligt en revisionsrapport hade de anställda vid det danska försvarsministeriets fastighetsförvaltning i stort sett fria händer att begå bedrägerier om de så önskade. De anställda kunde köpa varor och tjänster, skriva under för kvitto och godkänna utbetalningen. I Greve kommun skickades kommunchefen hem och avskedades senare eftersom han hade köpt ishockeybiljetter, livsmedel och andra privata varor med kommunens kreditkort.

Under de senaste åren har det förekommit flera fall där kommunens kreditkort har använts för privat konsumtion. I många fall saknas dokumentation i form av kvitto eller faktura. I andra fall är godkännandeförfarandena bristfälliga, vilket har gjort det möjligt för vissa anställda att godkänna inköp till egen fördel.

På Acubiz har vi hanterat alla typer av utgifter som initieras av anställda sedan 1997, och vi känner till de olika formerna av utgiftsbedrägerier. Utöver de ovan nämnda bedrägerityperna kan vi även nämna följande:

• När en anställd lämnar in samma utgiftsrapport flera gånger
• När en återbetalningsansökan lämnas in där syftet är korrekt, men beloppet är för högt
• När en anställd redovisar fler kilometer än vad som faktiskt har körts
• När en anställd begär återbetalning för påhittade inköp – ofta med en kopia av ett falskt kvitto

Ta kontroll över dokumentationen av utgifterna

Det råder ingen tvekan om att det är lättare att komma undan med bedrägerier om organisationen hanterar utgifter manuellt. Kontrollmekanismerna är ofta svagare när processen sker manuellt, vilket – allt annat lika – kommer att fresta de anställda som har en tvivelaktig moral och etik.

Å andra sidan, en digital kostnadshantering Tjänsten kommer att göra det mycket enklare att hålla koll på utgiftshanteringen. De flesta tjänster för utgiftshantering kan kontrollera om alla villkor kring en viss transaktion är i ordning. Det är åtminstone möjligt i Acubiz. Både när det gäller den lagstadgade dokumentationen, men också när det gäller transaktionens överensstämmelse med organisationens egna regler och riktlinjer för inköp på t.ex. företagskort.

Acubiz kan inte förhindra att bedrägerier eller missbruk inträffar, men när det sker ger systemet möjlighet att snabbt få insyn i en transaktions spårbarhetskedja samt tillhörande dokumentation. På så sätt går det att avgöra om det har skett ett brott mot regler och riktlinjer. Acubiz kan konfigureras så att det proaktivt kan ge varningar om potentiellt onormal användning – på användarnivå.

På Acubiz anser vi, precis som den danska myndigheten för offentlig ekonomi och förvaltning, att internkontroll är viktigt. Därför går det att använda robotteknik för att utföra kontroller, revisioner och stickprovskontroller av de utgifter som hanteras via vår lösning. Det är ett mycket effektivt skydd mot bedrägerier och missbruk.

Ibland hamnar anställda i ”bedrägeri” eftersom de inte förstår eller vet exakt vad som utgör ett regelbrott. Därför är det viktigt att du hjälper dina anställda genom att informera dem om organisationens regler och riktlinjer.

Sammanfattning

Acubiz är inte en brandvägg mot utgiftsbedrägerier. Vi kan inte förhindra att bedrägerier inträffar, men advanced , fullständig insyn i dokumentationen, elektroniska godkännandeprocesser, dubbelkontroll och robotteknik gör det allt svårare för bedrägliga utgifter att passera obemärkt.

Ta kontrollen och digitalisera era utgiftsprocesser. Det minimerar risken för bedrägerier och därmed negativ publicitet. Samtidigt är det fördelaktigt för båda anställd, godkännare och ekonomiavdelningen.

Vanliga frågor

Hur vanligt är utgiftsbedrägeri inom den offentliga sektorn?

Detta är en återkommande verklighet inom danska offentliga institutioner, som regelbundet uppmärksammas i nyhetsrapporteringen och medför reella skador på institutionernas anseende. Den danska myndigheten för offentlig ekonomi och förvaltning har inlett ett flerårigt program för att stärka de interna kontrollerna inom de offentliga institutionerna, vilket omfattar obligatorisk utbildning, tvärfunktionella nätverk och webbseminarier.

Vilka möjligheter har danska kommuner att kontrollera sina anställdas utgifter?

Cheferna i de danska kommunerna är skyldiga att utöva tillsyn över den ekonomiska förvaltningen, vilket innefattar att kontrollera utgifterna. Syftet är att säkerställa att de ekonomiska ramarna används på rätt sätt, förhindra allvarliga fel och felaktig bokföring, skydda de anställda mot ogrundade misstankar samt förebygga bedrägerier.

Hur minskar digitaliseringen av utgiftshanteringen risken för bedrägerier?

Digitala system tillämpar policyreglerna automatiskt, skapar revisionsspår för varje transaktion, flaggar ovanliga mönster och kräver dokumentation redan vid utgiftsstillfället. Detta eliminerar behovet av manuella stickprovskontroller och gör det betydligt svårare att lämna in bedrägliga eller icke-regelefterlevande ersättningsansökningar utan att det upptäcks.

Skillnaderna mellan offentliga och privata organisationer när det gäller mekanismerna för bedrägeribekämpning?

De underliggande kontrollmekanismerna är i stort sett desamma. Båda sektorerna drar nytta av digitala godkännandeprocesser, krav på mottagningsbevis, efterlevnad av riktlinjer och transaktionsövervakning. Den offentliga sektorn står inför ytterligare risker när det gäller anseendet, eftersom det rör sig om offentliga medel, men de tekniska lösningarna är i princip identiska.

Vilka första åtgärder bör en offentlig institution vidta för att minska risken för bedrägerier i samband med utgifter?

Börja med att kartlägga den nuvarande utgiftshanteringen för att identifiera var manuella steg och bristfälliga kontroller skapar möjligheter till bedrägerier. Inför sedan digitala verktyg som automatiskt säkerställer att dokumentationskrav och godkännandeprocesser följs. Kombinera detta med tydliga riktlinjer och utbildning av chefer om vad finansiell tillsyn innebär.