När du investerar i och implementerar ny programvara och applikationer för ditt företag, gör du förmodligen också den klassiska avvägningen mellan två olika strategier:
- Best-of-Breed, som avser en strategi för inköp av programvara och applikationer som bygger på synsättet att man vill ha de bästa verktygen till sitt förfogande för att lösa givna uppgifter.
- Best-of-Suite, en strategi för inköp av programvara och applikationer som bygger på att man vill samla det mesta av sitt engagemang hos en enda leverantör.
Det finns för- och nackdelar med båda tillvägagångssätten, men överlag är det allmänt accepterat att Best-of-Breed säkerställer bättre funktionalitet inom olika nischområden samt ökad flexibilitet i förhållande till Best-of-Suite.
Best-of-Breed - för- och nackdelar
Om du följer en Best-of-Breed-strategi köper du idén att det finns verktyg där ute som, inom ett specifikt funktions- eller nischområde, levererar den mest raffinerade funktionaliteten tillsammans med en oöverträffad användarupplevelse. Med terminologin "Best-of-Breed-system" avses med andra ord "den bästa lösningen inom en viss kategori eller ett visst nischområde".
När du väljer den bästa lösningen fokuserar du förmodligen din teknikstack kring ett finanssystem som en central hubb, och därifrån kopplar du samman andra system och verktyg, vilket uppfyller affärskrav och krav inom olika nischer och processkategorier.
På så sätt är det möjligt att få tillgång till de verktyg som utmärker sig inom sina respektive områden. Underskatta inte värdet av detta.
De främsta fördelarna med Best-of-Breed är:
- Stor flexibilitet att välja den bästa lösningen.
- Oberoende mellan verktygen.
- Om en komponent går sönder, kommer resten fortfarande att fungera.
Några av nackdelarna (eller uppmärksamhetsområdena) med Best-of-Breed är:
- Din teknologistack kan bli omfattande, vilket innebär att du bör vara uppmärksam på hur du väljer att knyta ihop allt.
- Om du inte lyckas få data att flöda effektivt mellan system, blir rapportering, konsolidering och berikning snabbt svåra att hantera.
- Du kommer att ha flera leverantörer och kontrakt att hantera.
Därför är integration ett nyckelord om man väljer en "Best-of-Breed"-strategi. Och integrationsdelen kan bli komplicerad om man har en stack som består av många olika verktyg för lika många olika processer.
Best-of-Suite - för- och nackdelar
Om du väljer den bästa lösningen tror du att ett enda samarbete med en stor leverantör ger de flesta fördelarna. Många ERP-lösningar erbjuder, genom tilläggsmoduler, utökad funktionalitet som tillgodoser andra affärsprocesser. Verkligheten är dock att nästan inga suite-baserade system kan uppfylla alla krav i din organisation.
Fördelarna med att välja en "Best-of-Suite"-strategi är:
- Du behöver bara relatera till en leverantör, vilket gör det enklare att hantera relationen och avtalen.
- På det tekniska planet kan det vara enklare att felsöka om något inte fungerar.
- Du och dina användare kommer troligtvis att arbeta med ett gemensamt användargränssnitt snarare än att växla mellan flera gränssnitt. (Du måste dock vara medveten om att detta inte nödvändigtvis ger den bästa användarupplevelsen.)
Nackdelarna med Best-of-Suite är:
- I de flesta fall måste du kompromissa med funktioner och funktionalitet som följer med tilläggsmoduler till ERP-systemet.
- Det finns vissa risker förknippade med att konsolidera sitt engagemang med en enda leverantör. Om något går sönder kan det påverka många användare.
- Du kommer att offra flexibilitet, eftersom Best-of-Suite-lösningar ofta är väldigt stela.
Att tänka på innan du väljer en metod
Inom vårt expertområde (eller nischområde), rese- och utgiftshantering, ser vi ofta att leverantörer av ERP-system eller lönesystem erbjuder tilläggsmoduler med funktionalitet för att hantera anställdas utgifter. Ibland erbjuds detta till och med kostnadsfritt.
Frasen ”gratis” kan ofta verka fängslande, särskilt om du redan betalar för ett av de bästa verktygen inom det givna området. Det är dock viktigt att du kommer ihåg att bedöma de dolda kostnaderna som kommer att gå under radarn om du väljer ett gratis (eller nästan gratis) verktyg med begränsad funktionalitet.
Pris är vanligtvis en parameter som ERP- eller löneleverantören spelar på, och en tät och enkel integration är ofta den andra parametern. När man bedömer den verkliga totala kostnaden (TCO), inklusive dolda kostnader och långsiktiga fördelar, blir det ofta något suddigt vilka fördelar en "Best-of-Suite"-strategi inom kostnadshantering medför.
Leverantörer av ERP- och lönesystem har sitt primära fokus på sin kärnprodukt och när det gäller en rese- och utgiftsmodul kommer du inte att se innovationsmöjligheter på samma nivå som vad du hittar hos en Best-of-Breed-utvecklare. Snarare kommer du att uppleva funktioner som utländsk momsåterbäring, policyefterlevnad, robotik och artificiell intelligens. advanced Godkännandeflöden, komplexa allokeringsalternativ, dimensionsuppdelningar etc. stöds inte av en ERP- eller lönesystemmodul.
Utöver det följer ofta tillgång till nya funktioner lanseringscykler på 6 eller 12 månader, medan leverantörer av de bästa leverantörerna släpper mycket oftare. Detta ger kunderna mycket snabbare tillgång till nya funktioner.
De direkta kostnaderna för att anskaffa en tilläggsmodul till ditt ERP- eller lönesystem kan, som nämnts, verka låga. Vi har dock påpekat att en sådan modul i de flesta fall inte ger samma nivå av automatisering och funktionalitet jämfört med en specialiserad programvara.
Detta innebär att kostnader (relaterade till processtid) inte kan minskas i den utsträckning som är möjlig med en "Best-of-Breed"-lösning. Dessutom kommer funktionalitet relaterad till analys och styrning, om den alls finns, troligtvis inte att kunna ge tillräcklig insikt i en organisations utgiftsmönster. Detta begränsar möjligheterna att både optimera och upptäcka bedrägerier inom området.
Vilken strategi bör du följa inom området kostnadshantering?
Inom vårt område ser vi också att kreditkortsleverantörer erbjuder tillägg, i form av applikationer med funktionalitet för att hantera och godkänna personalutgifter. Detta är jämförbart med Best-of-Suite, som beskrivits ovan, och det är förmodligen den kreditkortsleverantör som kommer att se mest nytta av detta genom att låsa er fastare.
Om du någon gång vill byta betalkort kommer du plötsligt också att få besväret med att byta utgiftssystem. Fråga dig själv om det är önskvärt? Gör dig själv en tjänst och leta efter kreditkortsleverantörer som arbetar nära oberoende, välkända leverantörer.
I slutändan handlar det naturligtvis om er organisations krav relaterade till processen att hantera resekostnader. Som ett exempel har vi kunder som behöver möjligheten att hänföra kostnader till mer än 30 000 dimensioner över sina kunder, ärenden och projekt. Du hittar inget ERP- eller lönesystemtillägg som kan hantera detta. Inte heller en app från en kreditkortsleverantör som kan det.
Det finns naturligtvis organisationer med mycket grundläggande krav relaterade till utgiftshantering. De klarar sig förmodligen bra med en tilläggsmodul till sitt ERP- eller lönesystem. När du gör bedömningen måste du dock alltid komma ihåg att kraven i din verksamhet är föremål för ständig utveckling och förändring. Det är därför det lönar sig att sätta på helljuset när du överväger Best-of-Breed kontra Best-of-Suite.
