När du investerar i och implementerar nya programvaror och applikationer för ditt företag gör du förmodligen också den klassiska avvägningen mellan två olika strategier:
- Best-of-Breed, som avser en strategi för inköp av programvara och applikationer som bygger på synsättet att man vill ha de bästa verktygen till sitt förfogande för att lösa givna uppgifter.
- Best-of-Suite, en strategi för inköp av programvara och applikationer som bygger på att man vill samla det mesta av sitt engagemang hos en enda leverantör.
Det finns för- och nackdelar med båda tillvägagångssätten, men överlag är det allmänt accepterat att Best-of-Breed säkerställer bättre funktionalitet inom olika nischområden samt ökad flexibilitet i förhållande till Best-of-Suite.
Best-of-Breed - för- och nackdelar
Om du följer en Best-of-Breed-strategi köper du idén att det finns verktyg där ute som, inom ett specifikt funktions- eller nischområde, levererar den mest raffinerade funktionaliteten tillsammans med en oöverträffad användarupplevelse. Med terminologin "Best-of-Breed-system" avses med andra ord "den bästa lösningen inom en viss kategori eller ett visst nischområde".
När du väljer Best-of-Breed-vägen fokuserar du förmodligen din teknikstack kring ett ekonomisystem som centralt nav och därifrån ansluter du andra system och verktyg, som uppfyller verksamhetens krav och önskemål inom olika nischer och processkategorier. På så sätt är det möjligt att få tag på de verktyg som utmärker sig inom sina respektive områden. Underskatta inte värdet av detta.
De främsta fördelarna med Best-of-Breed är dels en hög grad av flexibilitet att välja den bästa lösningen, dels att verktygen är oberoende av varandra. Om en komponent går ner kommer resten fortfarande att fungera.
En av nackdelarna (eller problemområdena) med Best-of-Breed är att din teknikstack kan bli omfattande. Det innebär att du bör vara uppmärksam på hur du väljer att knyta ihop allt. Om du inte lyckas få data att flöda effektivt mellan systemen kommer rapportering, konsolidering och berikning snabbt att bli svårt att hantera. Dessutom kommer du att ha flera leverantörer och kontrakt att hantera. Därför är integration ett nyckelord om du väljer en Best-of-Breed-strategi. Och integrationsdelen kan bli komplicerad om du har en stack som består av många olika verktyg för lika många olika processer. Lyckligtvis finns det svar på detta. Martin N. Brynnum från Bizbrains har några intressanta infallsvinklar på detta i det här blogginlägget.
Best-of-Suite - för- och nackdelar
Om du väljer Best-of-Suite-vägen tror du att ett enda avtal med en stor leverantör kommer att ge dig de största fördelarna. Många affärssystem solutions erbjuder, genom tilläggsmoduler, utökad funktionalitet som passar andra affärsprocesser. Verkligheten är dock att nästan inga svitbaserade system kan uppfylla alla krav i din organisation.
Fördelarna med att välja en Best-of-Suite-strategi är att du bara behöver förhålla dig till en leverantör. Därför är det lättare att hantera relationen och avtalen. På den tekniska sidan kan det vara lättare att felsöka om något inte fungerar. Dessutom kommer du och dina användare sannolikt att arbeta med ett gemensamt användargränssnitt i stället för att växla mellan flera olika gränssnitt. Du måste dock vara medveten om att detta inte nödvändigtvis ger den bästa användarupplevelsen.
Nackdelarna med Best-of-Suite är att du i de flesta fall måste kompromissa med egenskaper och funktionalitet som kommer med tilläggsmoduler till ERP-systemet. Dessutom finns det också risker med att konsolidera ditt engagemang med en enda leverantör. Om något går sönder kan det påverka många användare. Du kommer också att offra flexibilitet, eftersom Best-of-Suite solutions ofta är mycket stelbent.
Vilken strategi bör du följa inom området kostnadshantering?
Inom vårt expertområde (eller nischområde), rese- och utläggshantering, ser vi ofta att leverantörer av affärs- eller lönesystem erbjuder tilläggsmoduler med funktionalitet för att hantera anställdas utlägg. Ibland erbjuds detta till och med kostnadsfritt. Frasen "gratis" kan ofta verka lockande, särskilt om man redan betalar för ett Best-of-Breed-verktyg inom det aktuella området. Det är dock viktigt att du kommer ihåg att bedöma de dolda kostnader som kommer att flyga under radarn om du väljer ett gratis (eller nästan gratis) verktyg med begränsad funktionalitet. Priset är vanligtvis en parameter som ERP- eller löneleverantören spelar på, och en tät och enkel integration är ofta den andra parametern.
När du bedömer den verkliga TCO:n, dolda kostnader och långsiktiga fördelar inkluderade, blir det ofta lite oklart vilka fördelar en Best-of-Suite-strategi för utgiftshantering ger. Leverantörer av affärssystem och lönesystem fokuserar i första hand på sin kärnprodukt och när det gäller en rese- och utläggsmodul kommer du inte att se innovationsmöjligheter på samma nivå som du hittar hos en Best-of-Breed-utvecklare. Du kommer att uppleva att funktioner som återbetalning av utländsk moms, efterlevnad av policyer, robotik och artificiell intelligens, advanced godkännandeflöden, komplexa allokeringsalternativ, dimensionsuppdelningar etc. inte stöds av en ERP- eller lönesystemmodul. Dessutom kommer tillgången till nya funktioner ofta att följa lanseringscykler på 6 eller 12 månader, medan Best-of-Breed-leverantörer arbetar med mycket mer frekventa lanseringar. Detta ger kunderna mycket snabbare tillgång till nya funktioner.
De direkta kostnaderna för att skaffa en tilläggsmodul till ert affärssystem eller lönesystem kan, som sagt, verka låga. Vi har dock påpekat att en sådan modul i de flesta fall inte kommer att ge samma nivå av automatisering och funktionalitet som en specialiserad programvara. Detta innebär att kostnaderna (relaterade till processtid) inte kan sänkas i den utsträckning som är möjlig med en Best-of-Breed-lösning. Dessutom kommer funktionalitet relaterad till analys och kontroll, om den alls finns, sannolikt inte att kunna ge tillräcklig insikt i en organisations utgiftsmönster. Detta begränsar möjligheterna att både optimera och upptäcka bedrägligt beteende inom området.
Inom vårt område ser vi också att kreditkortsleverantörerna börjar erbjuda add-ons, i form av applikationer med funktionalitet för att hantera och godkänna medarbetarnas utlägg. Detta är jämförbart med Best-of-Suite, som beskrivits ovan, och det är förmodligen kreditkortsleverantören som kommer att dra störst nytta av detta genom att låsa in dig hårdare. Om du vid någon tidpunkt vill byta betalkort kommer du plötsligt också att behöva byta utläggssystem. Fråga dig själv om det är önskvärt? Gör istället dig själv en tjänst och leta efter kreditkortsleverantörer som har ett nära samarbete med oberoende Best-of-Breed-leverantörer.
I slutändan handlar det naturligtvis om vilka krav din organisation har på processen för att hantera resekostnader. Som ett exempel har vi kunder som kräver möjligheten att hänföra kostnader till mer än 30.000 dimensioner över deras kunder, ärenden och projekt. Du kommer inte att hitta ett ERP- eller lönesystemtillägg som kan hantera detta. Inte heller en app från en kreditkortsleverantör som kan det. Det finns naturligtvis organisationer med mycket grundläggande krav på utläggshantering. De kan förmodligen klara sig bra med en tilläggsmodul till sitt affärs- eller lönesystem. När du gör bedömningen måste du dock alltid ha i åtanke att kraven i ditt företag är föremål för ständig utveckling och förändring. Det är därför det kommer att löna sig om du sätter på helljuset när du överväger Best-of-Breed kontra Best-of-Suite.
