.png?width=200&height=76&name=acubiz_logo_red@2x%20(4).png){kind=logo}
Checklista: kom igång som administratör
Följ checklistan för att sätta upp Expense rätt från start – från kontoplan och interna konton till användare, arbetsflöde och export. Varje steg har en egen artikel med alla detaljer.
🎥 Börja med introduktionsvideon
Videon visar hur du kommer igång, lägger upp användare, anpassar inställningar, hanterar företagskort och kvitton och hur attestflödet fungerar.
👉 Gäller: nya administratörer. Gör stegen i ordning innan ni bjuder in användarna.
✅ Checklistan
| Steg | Vad du gör | Läs mer |
|---|---|---|
| 1 | Anpassa kontoplanen efter ert ekonomisystem | Steg 1: Justera er kontoplan |
| 2 | Skapa interna konton som kostnadsställen och projekt – eller stäng av dem | Steg 2: Skapa och konfigurera interna konton |
| 3 | Ställ in import och export, påminnelser, moms och representation | Steg 3: Anpassa inställningar |
| 4 | Lägg upp användare och attestanter och bjud in dem (du skickar inbjudan själv) | Steg 4: Lägg upp och bjud in användare |
| 5 | Testa, gå live och följ arbetsflödet | Steg 5: Aktivera och följ arbetsflödet |
| 6 | Exportera redovisningarna till bokföringen | Steg 6: Exportera redovisningar till bokföringen |
📊 Steg 1 – Kontoplanen
- Gå till Administrera > Kontoplan.
- Gå igenom kontona och anpassa dem efter ert ekonomisystem.
- Klicka på Spara.
👉 Kontona går att ändra fritt innan de har använts.
📁 Steg 2 – Interna konton
| Använder ni interna konton? | Gör så här |
|---|---|
| ✅ Ja | Gå till Administrera > Interna konton, öppna till exempel Kostnadsställe och anpassa namn och krav. Lägg till värden under Kontokoder. Har ni många värden importerar du dem via de tre prickarna. |
| ❌ Nej | Radera standardkontona under Administrera > Interna konton och avmarkera Använd interna konton under Inställningar. |
🍽️ Steg 3 – Inställningar och representation
- Gå till Administrera > Representation.
- Välj representationstyp och anpassa fälten, till exempel deltagare och syfte.
- Anpassa reglerna för mat och alkohol under Representationstext > Inaktiva.
✅ Momsen hanteras enligt Skatteverkets schablon. Läs mer i Representation – representationstyper. Övriga inställningar finns i Steg 3: Anpassa inställningar.
👥 Steg 4 – Lägg upp användare
| Alternativ | Gör så här |
|---|---|
| 👤 En och en | Gå till Administrera > Personer > Ny person, fyll i namn, e-post, roller och behörigheter och klicka på Spara. |
| 👥 Många samtidigt | Gå till Administrera > Personer, klicka på de tre prickarna och följ instruktionerna för import. Klicka på Skapa användare och välj e-post som användarnamn och ett standardlösenord. |
💡 Använd e-postadressen som användarnamn. Användaren byter lösenord vid första inloggningen.
⚠️ Viktigt: Användarna får ingen inbjudan automatiskt när du lägger upp dem. Det är du som administratör som bjuder in dem, när ni är redo att gå live.
📢 Bjud in användarna: gå till Administrera > Meddelanden och skicka ett massutskick med inbjudan och information om att de kan börja använda Expense. Eller använd Administrera > Bjud in användare (OBS, denna fungerar endast 1 gång per användare)
🚀 Steg 5 och 6 – Gå live och exportera
Testa med några användare, följ de första redovisningarna och exportera sedan till bokföringen. Detaljerna finns i Steg 5 och Steg 6.
✅ Systemet är konfigurerat, användarna är upplagda och ni är redo att använda Expense.
💡 Tips för bästa resultat
- 📊 Börja med kontoplanen och håll strukturen enkel
- 👥 Testa med några användare innan alla bjuds in
- ✅ Involvera attestanterna tidigt
- 🔄 Justera inställningarna innan full lansering
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Måste jag göra alla steg direkt?
Gör stegen i ordning innan ni bjuder in användarna, så blir uppsättningen rätt från start.
Får användarna en inbjudan automatiskt?
Nej, du som administratör bjuder in dem via ett massutskick under Administrera > Meddelanden.
Kan jag ändra inställningar senare?
Ja, men det är enklast att sätta rätt från början.
Vad är viktigast?
Kontoplanen och användarna.
Vem bör se introduktionsvideon?
Alla nya administratörer. Du kan se den flera gånger.
✅ Sammanfattning
- 🎥 Se introduktionsvideon
- 📊 Justera kontoplanen och interna konton
- ⚙️ Anpassa inställningar och representation
- 👥 Lägg upp användarna och bjud in dem – det sker inte automatiskt
- 🚀 Gå live och exportera till bokföringen