Flexibelt attestregelverk

👥 Det vanliga attestflödet – fasta personer

De flesta företag använder det vanliga attestflödet. Där har varje användare 1–2 fasta personer som hanterar redovisningarna:

• 🔍 Granskare (valfritt) – kontrollerar redovisningen först
• ✅ Attestant – godkänner redovisningen

Så sätter du de fasta personerna

1. Gå till Administrera > Personer.
2. Välj användaren.
3. Ange granskare och/eller attestant.
4. Spara.

✅ Alla redovisningar från användaren går nu till de valda personerna.

👉 Behöver en enskild redovisning hanteras av någon annan kan du byta person direkt på redovisningen, i statusflikarna för granskare och attestant. De fasta personerna på användaren ändras inte.

🎯 När behövs ett flexibelt attestregelverk?

Räcker inte fasta personer kan ni lägga till ett flexibelt attestregelverk. Med det kan ni:

• 📊 Styra attesten per projekt, kostnadsställe eller enhet
• 💰 Använda olika attestanter beroende på belopp
• 👥 Ha flera gransknings- och atteststeg
• 🚫 Undanta personer som ska följa det vanliga flödet

👉 Gäller: administratörer som sätter upp flödet. Granskare och attestpersoner hittar hur man styr om en redovisning i steg 8.

⚙️ Steg 1 – Aktivera funktionen

Flexibelt attestregelverk aktiveras av supporten. Kontakta Expense Support och be om aktivering.

✅ Funktionen blir därefter tillgänglig i er miljö.

👤 Steg 2 – Ge behörigheter

1. Gå till Administrera > Personer.
2. Välj användaren.
3. Aktivera Kan granska och/eller Kan attestera.

🔍 Steg 3 – Aktivera granskningssteg (valfritt)

Vill ni ha en granskare före attesten:

1. Gå till Administrera > Administratörspanel.
2. Scrolla ned till granskningsflödet.
3. Aktivera Granskare.

✅ Ett extra steg läggs till i arbetsflödet.

📁 Steg 4 – Förbered ett internt konto

Regelverket styrs av ett internt konto. Har ni inget lämpligt konto:

1. Skapa ett nytt internt konto med dimensionstyp Övrig.
2. Markera Exportera inte till bokföring om kontot bara ska styra attestflödet.

🔗 Steg 5 – Koppla regelverket till kontot

1. Gå till Administrera > Inställningar.
2. Välj Attesteringsmetod.
3. Välj det interna kontot och spara.

✅ Regelverket är nu kopplat till kontot.

💰 Steg 6 – Lägg till attestpersoner och beloppsgränser

1. Gå till Interna konton och öppna kontot.
2. Välj fliken Attesteras av / Granskas av.
3. Klicka på Ny attestperson.
4. Välj kontokod, attestperson och beloppsgräns.
5. Spara.

👉 Behöver ni ingen beloppsstyrning anger ni ett högt belopp, till exempel 500 000 kr.

✅ Attestflödet är nu aktivt.

🚫 Steg 7 – Undanta personer från regelverket

Vissa personer, till exempel VD, ledningsgrupp eller ekonomichef, ska ibland få sina redovisningar attesterade av sin ordinarie attestant i stället för enligt projekt eller kostnadsställe.

1. Gå till Administrera > Interna konton och öppna kontot för regelverket.
2. Öppna fliken för undantag från attestflödet.
3. Markera personerna och spara.

✅ Redovisningar från en undantagen person går till den attestant som står på personens profil under Administrera > Personer.

🔄 Steg 8 – Omdirigera en enskild redovisning

När en attestperson är frånvarande, ansvar har flyttats eller en redovisning behöver specialgranskas kan den skickas till någon annan – utan att regelverket ändras.

1. Logga in i Expense i webbläsaren och öppna redovisningen.
2. Välj ny person i fältet Granskas av eller Attesteras av.
3. Spara.

✅ Redovisningen hamnar direkt hos den nya mottagaren.

⚠️ Administratörer, granskare och attestpersoner kan omdirigera. Funktionen finns bara i webbversionen, inte i appen.

🎥 Se genomgången

⚠️ Bra att veta

• ✅ Alla koder som ska omfattas måste ha en attestperson. Saknas det fungerar inte flödet för den koden.
• 📥 Inköp som inte använder det interna kontot går till standardattestanten eller granskaren på personen under Administrera > Personer.
• ❌ Underkänns en redovisning går den tillbaka till användaren, som rättar och skickar in igen.
• ✔️ Slutattesten görs under Redovisningar > Godkänna när alla steg är klara.
• 📊 Historiken visar varje steg, kommentarer och vem som ändrat flödet och när.

💡 Tips för bästa resultat

• ✅ Bygg och testa flödet innan användarna aktiveras
• 👥 Dokumentera vem som attesterar vad
• 🔄 Använd omdirigering för undantag, inte som standard
• 💬 Meddela den nya mottagaren när en redovisning flyttats

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Måste vi använda beloppsgränser?
Nej. Ange ett högt belopp så används regelverket utan praktisk gräns.

Kan vi ha flera atteststeg?
Ja, både granskare och attestanter kan användas i samma flöde.

Påverkar en omdirigering hela regelverket?
Nej, bara den aktuella redovisningen. Framtida redovisningar följer det ordinarie flödet.

Kan jag ändra attestflödet i appen?
Nej, det görs i webbversionen.

Kan ett undantag tas bort senare?
Ja, personen kan när som helst tas bort från undantagslistan.

✅ Sammanfattning

• 📊 Styr attesten via interna konton
• 💰 Använd beloppsgränser och flera atteststeg
• 🚫 Undanta personer som ska följa ordinarie attest
• 🔄 Omdirigera enskilda redovisningar vid frånvaro

🔗 Relaterade artiklar

• Två attestpersoner med granskare
• Skicka manuella påminnelser
• Automatiska e-postpåminnelser
• Kontrollera redovisningar – för attestpersoner