Avslutad anställning: företagskort och redovisningar

✅ Checklista vid avslut

👉 Gäller: administratörer som hanterar en medarbetare som slutar eller har slutat.

👤 Steg 1 – Innan den anställde slutar

Be den anställde i god tid före sista arbetsdagen att:

• 📷 Ladda upp alla kvitton
• 💬 Kommentera alla köp
• ✅ Bokföra och lämna in sina redovisningar

💡 Skicka gärna en påminnelse, se Skicka manuella påminnelser.

📊 Steg 2 – Slutför redovisningen åt den anställde

Hann den anställde inte bli klar kan du som administratör slutföra redovisningen.

1. Gå till Redovisningar > Lista alla och öppna redovisningen.
2. Bokför varje köp med bok-ikonen: välj konto, kontrollera moms och interna konton och klicka på Spara.
3. Dela upp köp som ska på flera konton med delkontering.
4. Fyll i deltagare, namn, syfte och företag för representation med bestick-ikonen.
5. Kontrollera att alla köp är bokförda och klicka på Lämna in.

✅ Redovisningen går vidare i det vanliga attestflödet.

👉 Behöver du ladda upp eller byta kvitton åt användaren, se Ändra eller lägga till kvitto åt användare.

📄 Steg 3 – Om kvitton saknas

1. Följ företagets interna rutin för saknade kvitton.
2. Bokför köpet med 0 % moms, eftersom moms inte kan dras utan kvitto.
3. Koppla en PDF eller bild till transaktionen som visar att kvittot saknas, gärna enligt en intern mall.

✅ Då finns ett tydligt revisionsspår.

🚫 Steg 4–6 – Avsluta kortet och inaktivera användaren

1. Kontrollera att alla redovisningar är attesterade och att inga köp ligger kvar.
2. Avsluta företagskortet hos banken enligt era rutiner.
3. Inaktivera användaren, se Inaktivera användare och frigör licenser.

✅ Användaren försvinner från listan över aktiva användare, licensen frigörs och historiken sparas.

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Kan administratören bokföra åt den anställde?
Ja, om den anställde inte längre har tillgång till Expense.

Går redovisningen igenom vanlig attest?
Ja, när du lämnar in den går den vidare i det ordinarie attestflödet.

Vad gör jag om kvitton saknas?
Följ er interna rutin, bokför med 0 % moms och koppla en bilaga som visar att kvittot saknas.

När ska användaren inaktiveras?
Först när alla redovisningar är attesterade.

Vad händer om det kommer korttransaktioner efter att användaren har inaktiverats?
De kan behöva hanteras manuellt. Avsluta kortet i god tid och vänta med att inaktivera tills sista kortfakturan har kommit.

✅ Sammanfattning

• 📷 Be den anställde bli klar före sista dagen
• 📊 Slutför och lämna in redovisningen åt hen vid behov
• 📄 Dokumentera kvitton som saknas
• 🚫 Avsluta kortet och inaktivera användaren när allt är attesterat

🔗 Relaterade artiklar

• Inaktivera användare och frigör licenser
• Ändra eller lägga till kvitto åt användare
• Administrera konton åt andra användare
• Skicka manuella påminnelser