Inaktivera användare och frigör licenser

👤 När ska du inaktivera en användare?

• 🚪 En anställd slutar
• 🏖️ Personen är tjänstledig eller föräldraledig
• 🔒 Åtkomsten till Expense ska tas bort

👉 Gäller: administratörer. Slutar personen, hantera först kort och redovisningar enligt artikeln Avslutad anställning: kort och redovisningar.

⚙️ Steg 1 – Inaktivera användaren

1. Gå till Administrera > Personer.
2. Välj användaren.
3. Ändra status till Inaktiv.
4. Klicka på Spara.

✅ Användaren kan inte längre logga in i Expense.

📅 Inaktivera från ett visst datum

1. Öppna användaren under Administrera > Personer.
2. Ange datum i fältet Datum inaktivera.
3. Klicka på Spara.

✅ Användaren blir inaktiv automatiskt på valt datum.

🔑 Steg 2 – Frigör licensen

Inaktivering stoppar åtkomsten, men licensen ligger kvar tills du tar bort den.

1. Öppna användaren under Administrera > Personer.
2. Avmarkera licenserna, till exempel kortkoppling, utlägg och milersättning eller reseräkningar.
3. Klicka på Spara.

✅ Licensen kan nu tilldelas en annan anställd.

🧩 Begränsa funktioner utan att inaktivera

Vill du bara ta bort vissa funktioner för en aktiv användare, till exempel utlägg eller traktamente, avmarkerar du de licenserna på användaren och sparar.

👉 Ska användaren kunna attestera men inte ha tillgång till kortfunktioner? Kontakta Expense Support.

📁 Vad händer med historiken?

• 🧾 Kvitton och redovisningar finns kvar
• 🔍 Administratörer kan fortfarande se historiken
• 👥 Användaren kan finnas kvar som attestperson och i historiska flöden

👉 Ingen data försvinner vid inaktivering.

🔄 Återaktivera en användare

1. Gå till Administrera > Personer.
2. Byt vy från Aktiva till Inaktiva.
3. Välj användaren.
4. Ändra status till Aktiv.
5. Ange användarnamn och lösenord.
6. Klicka på Spara.

✅ Användaren kan logga in igen. Lägg tillbaka licenserna om de har tagits bort.

💡 Tips för bästa resultat

• ✅ Inaktivera användaren direkt när anställningen upphör
• 📊 Kontrollera attestflödet om den inaktiverade personen var attestant för andra
• 🔑 Se över licenserna inför varje kvartal

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Tar jag bort användaren helt?
Nej, användaren inaktiveras och all historik sparas.

Frigörs licensen när jag inaktiverar?
Nej, licensen ligger kvar tills du avmarkerar den på användaren.

Kan jag återaktivera en användare?
Ja, ändra status till Aktiv i vyn Inaktiva under Administrera > Personer.

Kan en inaktiv användare vara attestperson?
Ja, men se över attestflödet så att redovisningar inte blir liggande.

Kan jag ta bort bara vissa funktioner?
Ja, genom att avmarkera licenserna på användaren.

✅ Sammanfattning

• 👤 Inaktivera användaren under Administrera > Personer, direkt eller från ett datum
• 🔑 Ta bort licenserna för att frigöra dem
• 📁 All historik sparas
• 🔄 Användaren kan återaktiveras när som helst

🔗 Relaterade artiklar

• Avslutad anställning: kort och redovisningar
• Steg 4: Lägg upp och bjud in användare
• Minska antalet Expense-licenser
• Personroller: begränsa åtkomst till konton