Skapa eget exportformat

📊 Vad är ett eget exportformat?

Räcker inte standardformaten kan ni bygga ett eget. Ni styr:

• 📄 Filtyp – CSV, tabbseparerad, Excel, text med semikolon eller XML
• 📋 Vilka kolumner och fält som exporteras
• 📐 Filens struktur, rubriker och decimaltecken
• 🔢 Kredit- och momsrader

👉 Gäller: administratörer som ansvarar för exporten till bokföringen.

🎯 När passar ett eget exportformat?

• 🏢 Ekonomisystemet kräver ett specifikt filformat
• 🔗 Standardformaten saknar information ni behöver
• ⚙️ Ni vill styra exakt vilka fält som exporteras
• 📄 Ni har egna integrationskrav

⚙️ Steg 1 – Aktivera funktionen

Eget exportformat aktiveras av Expense. Kontakta Expense Support och be att få funktionen aktiverad.

✅ När funktionen är aktiverad finns fliken under Administrera > Inställningar > Anpassat exportformat.

📄 Steg 2 – Skapa formatet och välj filtyp

1. Gå till Administrera > Inställningar > Anpassat exportformat.
2. Klicka på Nytt format.
3. Fyll i grundinställningarna och välj exporttyp:
   • Comma Separated File (CSV)
   • Tab Separated File
   • Excel
   • Text with Semicolon
   • XML
4. Klicka på Spara.

✅ Välj den filtyp som ert mottagande system kan läsa in.

🛠️ Steg 3 – Anpassa avancerade inställningar

Under fliken Avancerat styr ni hur filen byggs upp, till exempel:

• 📋 Kolumnrubriker
• 🔢 Punkt eller komma som decimaltecken
• ⚙️ Filens struktur och övriga filspecifika inställningar

📋 Steg 4 – Lägg till kolumner

1. Öppna fliken Kolumner.
2. Klicka på Lägg till kolumn.
3. Välj vilket fält kolumnen ska innehålla.
4. Klicka på Spara.

Upprepa för varje kolumn. Ni kan lägga till hur många kolumner som helst, ändra ordningen och ta bort en kolumn med den röda minusikonen.

👉 Vilka fält som finns och vad de betyder står i artikeln Ordlista för eget exportformat.

🔢 Steg 5 – Välj radtyp för kredit och moms

Till vänster om varje kolumn finns två kryssrutor:

👉 Ni styr själva vilka kolumner som ska användas på kredit- respektive momsrader.

✅ Steg 6 – Välj formatet för export

1. Klicka på Spara när formatet är klart.
2. Gå till Administrera > Inställningar > Import & Export.
3. Välj ert nya format i listan över exportformat.
4. Klicka på Spara.

✅ Formatet används nu när ni exporterar redovisningar till bokföringen.

🧪 Testa innan ni går live

1. Gör en testexport med några redovisningar.
2. Läs in filen i ekonomisystemet eller låt systemleverantören kontrollera den.
3. Kontrollera särskilt kredit- och momsraderna.
4. Justera kolumner och inställningar vid behov.

💡 Tips för bästa resultat

• 📝 Ta fram ekonomisystemets importkrav innan ni börjar
• 📋 Dokumentera vilka kolumner som används och varför
• 💾 Spara löpande medan ni bygger formatet
• 🤝 Boka en genomgång med Expense vid mer komplexa behov

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Kan vi skapa flera exportformat?
Ja, till exempel ett för varje system eller användningsområde.

Finns det en gräns för antalet kolumner?
Nej, ni kan lägga till så många kolumner som behövs.

Kan vi ändra formatet efteråt?
Ja, alla inställningar och kolumner kan ändras i efterhand.

Måste funktionen aktiveras först?
Ja, Expense aktiverar funktionen innan fliken visas.

Behöver jag teknisk kunskap?
Det hjälper att känna till ekonomisystemets importformat. Vid mer komplexa behov kan ni boka en genomgång.

✅ Sammanfattning

• ⚙️ Expense aktiverar funktionen
• 📄 Välj filtyp och anpassa filens struktur
• 📋 Lägg till kolumner och styr kredit- och momsrader
• 🔗 Välj formatet under Import & Export och testa innan ni går live

🔗 Relaterade artiklar

• Ordlista för eget exportformat
• Exportera redovisningar till bokföringen
• Integrationer och exportformat för bokföring
• Exportera utlägg, traktamente och milersättning till lön
• Utbetalningsfil till banken – BGC, ISO 20022 och SUS