.png?width=200&height=76&name=acubiz_logo_red@2x%20(4).png){kind=logo}
Steg 2: Skapa och konfigurera interna konton
Interna konton – till exempel kostnadsställen och projekt – gör att kostnaderna kan fördelas och följas upp. Bygg strukturen efter ert ekonomisystem, eller stäng av funktionen om ni inte behöver den.
🏢 Vad är interna konton?
Interna konton är dimensioner som användarna väljer när de konterar, till exempel:
- �� Kostnadsställen eller avdelningar
- 📊 Projekt eller uppdrag
- 📍 Geografiska enheter eller andra objekt
Vid uppstart finns två interna konton som du kan ändra, inaktivera eller bygga vidare på.
👉 Gäller: administratörer. Det här är steg 2 i Checklista: kom igång som administratör.
🤔 Använder ni interna konton?
| Svar | Gör så här |
|---|---|
| ✅ Ja | Följ steg 1–5 nedan. |
| ❌ Nej | Gå till Administrera > Interna konton och inaktivera standardkontona. Gå sedan till Administrera > Inställningar, avmarkera Använd interna konton och spara. |
⚙️ Steg 1 – Aktivera interna konton (dessa är aktiverade i startscript)
- Gå till Administrera > Inställningar.
- Markera Använd interna konton.
- Klicka på Spara.
✅ Menyn Interna konton visas.
➕ Steg 2 – Skapa ett internt konto
- Gå till Administrera > Interna konton.
- Klicka på Nytt internt konto.
- Ange namn, till exempel Kostnadsställe, Projekt eller Medarbetare.
- Välj dimensionstyp.
- Markera obligatorisk om det måste finnas på alla köp (behöver det finnas på vissa konton, gå till fliken relation till kontoplan och välj där vilka konton som behöver eller inte)
- Markera vid behov Exportera ej till bokföring.
- Klicka på Spara.
👉 Med Exportera ej till bokföring används kontot bara internt i Expense, till exempel för attestregler, och skickas inte med i bokföringsfilen.
🔢 Steg 3 – Lägg till kontokoder
- Öppna det interna kontot.
- Gå till fliken Kontokoder.
- Lägg till kod och benämning för varje värde.
- Klicka på Spara.
✅ Värdena kan nu väljas vid kontering.
📄 Steg 4 – Importera många värden (valfritt)
- Gå till Administrera > Interna konton och klicka på de tre prickarna.
- Exportera befintlig struktur och använd filen som mall.
- Redigera i Excel och spara som tabbseparerad textfil.
- Importera filen.
📏 Steg 5 – Ställ in regler och export
| Inställning | Var | Vad den gör |
|---|---|---|
| Obligatorisk inmatning | På det interna kontot | Användaren måste välja ett värde |
| Relation till kontoplan | På det interna kontot | Styr per bokföringskonto om kontot är obligatoriskt, valfritt eller inte används |
| Dimensionsnummer vid export | På det interna kontot | Styr var kontot hamnar i exportfilen, till exempel i SIE |
✅ Klicka på Spara efter varje ändring.
🎥 Se instruktionsfilmen
💡 Tips för bästa resultat
- ✅ Håll strukturen enkel och matcha den mot ekonomisystemet
- 🧪 Testa med några utlägg och en testexport innan lansering
- 📢 Berätta för användarna hur de ska välja
- 🔄 Uppdatera strukturen vid organisationsförändringar
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Måste vi använda interna konton?
Nej, men de rekommenderas om ni vill följa upp kostnader per enhet eller projekt.
Kan jag importera många värden samtidigt?
Ja, via export och import av en tabbseparerad textfil.
Kan interna konton vara obligatoriska?
Ja, med Obligatorisk inmatning eller per bokföringskonto via Relation till kontoplan.
Vad används dimensionstypen Övrig till?
För interna behov som inte ska kopplas till bokföringen, till exempel attestregler.
✅ Sammanfattning
- ⚙️ Aktivera interna konton – eller stäng av dem om ni inte behöver dem
- ➕ Skapa interna konton och kontokoder
- 📄 Importera många värden via fil
- 📏 Ställ in krav, koppling till kontoplanen och exportordning