Steg 4: Lägg upp och bjud in användare

👥 Så går det till

Steg	Vad du gör
1	Lägg upp användarna, en och en eller via import
2	Ge attestbehörighet och koppla attestant
3	Ställ in interna konton och behörigheter
4	Bjud in användarna och skicka välkomstmejl

⚠️ Viktigt: Användarna får ingen inbjudan automatiskt när du lägger upp dem. Du bestämmer när de bjuds in.

👉 Gäller: administratörer. Det här är steg 4 i Checklista: kom igång som administratör.

👤 Steg 1 – Lägg upp användare

Alternativ	Gör så här
En och en	Gå till Administrera > Personer > Ny person. Fyll i för- och efternamn, e-post, markera Användare, ange användarnamn och lösenord och välj behörighet, till exempel kortanvändare. Klicka på Spara.
Många samtidigt	Gå till Administrera > Personer, klicka på de tre prickarna och följ instruktionerna för import. Klicka sedan på Skapa användare, välj e-post som användarnamn och ett standardlösenord, markera användarna och klicka på Skapa.

Filformat vid import: tabbseparerad .txt med kolumnerna förnamn, efternamn, e-post och språk (ISO 639-1, till exempel sv). Skapa listan i Excel och spara som text.

💡 Använd e-postadressen som användarnamn. Användaren uppmanas att byta lösenord vid första inloggningen.

✅ Steg 2 – Attest

Gå till Administrera > Personer och välj attestanten.
Markera Kan attestera och spara.
Öppna sedan varje användare och välj ansvarig attestant under Mina attestpersoner / Godkännare.

👉 Behöver ni fler steg eller regler i attestflödet? Läs Flexibelt attestregelverk.

⚙️ Steg 3 – Interna konton och behörigheter

📊 Spara standardvärden för interna konton per person, till exempel kostnadsställe
🔒 Lås vid behov användaren till ett konto. ⚠️ Då måste användaren alltid använda det kontot
💳 Aktivera Kortanvändare om personen har företagskort, så kan kvitton registreras direkt
📊 Låt gärna användarna bokföra själva och styr valen med kontoplan och MCC-koder

📧 Steg 4 – Bjud in användarna

Sätt	Gör så här	Användaren får
Bjud in användare	Gå till Administrera > Bjud in användare. Klicka på Välj alla, sök eller markera enskilda användare och klicka på Skicka inbjudningar.	Ett mejl med en tillfällig inloggningslänk
Massutskick	Gå till Administrera > Meddelanden och skicka välkomstmejlet nedan till alla användare.	Ditt välkomstmejl med inloggningsuppgifter och instruktioner

📝 Förslag på välkomstmejl

Ämne: Välkommen till Expense – vår nya digitala kvittohantering

Hej!

Som ett steg i vårt digitaliseringsarbete kommer vi nu att använda Expense – ett smidigt system för att hantera kvitton och utlägg digitalt.

Så här kommer du igång:

Logga in på din Expense-profil via länken: https://företagsnamn.dicomkontera.se

Ladda ner Expense-appen i App Store eller Google Play.

Koppla appen: Logga in i webbportalen med ditt användarnamn [ange användarnamnet] och lösenord [ange lösenordet]. Du byter till ett eget lösenord vid första inloggningen. Gå till Mina > Inställningar > Mobila enheter > Lägg till enhet. Där får du en registreringskod som du fyller i när du öppnar appen första gången. Du kan också logga in i appen med användarnamn och lösenord.

Ta gärna del av vår instruktion för att komma igång eller titta på introduktionsvideon.

Bra länkar:

Tappat bort ditt kvitto? Borttappat kvitto

Många digitala kvitton? Mejla in digitala kvitton

Flera kvitton till samma köp? Koppla flera kvitton eller bilagor

📅 Från och med [datum och månad] börjar vi fotografera och hantera kvitton digitalt i Expense-appen.

🔐 Har du inte fått dina inloggningsuppgifter, eller saknar du registrerad e-post i Expense? Kontakta din administratör på ekonomiavdelningen.

📱 Vad gör användaren sedan?

Loggar in i Expense.
Laddar ner appen och kopplar den till sitt konto.
Börjar registrera kvitton.

✅ Systemet är redo att användas.

🎥 Se instruktionsfilmen

[INBÄDDNING – bädda in YouTube-filmen via Infoga → Video → Bädda in, och ta bort den här rutan: https://www.youtube.com/embed/bRTF3dDHL0Y?list=PLGL1sz6eWR1sf93bAe5RWcU6rHl3ylwGv]

💡 Tips för bästa resultat

✅ Lägg upp alla användare via import vid start
📧 Kontrollera att e-postadresserna är rätt innan du bjuder in
📣 Informera i god tid före startdatum
🔍 Be användarna kolla skräpposten om inbjudan inte kommer
👥 Testa med några användare innan alla bjuds in

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Skickas inbjudan automatiskt?
Nej. Du bjuder in användarna via Bjud in användare eller ett massutskick under Meddelanden. När ett kort kopplas skickar systemet automatiskt ett mejl om att transaktioner har importerats i Expense. Det mejlet är inget välkomstmejl och ersätter inte inbjudan.

Kan jag bjuda in flera användare samtidigt?
Ja, markera flera användare eller använd Välj alla.

Vad gör jag om användaren inte får mejlet?
Kontrollera e-postadressen, be användaren titta i skräpposten och skicka en ny inbjudan.

Måste jag välja attestant direkt?
Nej, men det rekommenderas innan användarna börjar.

Vad gör jag om någon saknar e-post?
Lägg till e-postadressen i användarens profil innan du bjuder in.

✅ Sammanfattning

👤 Lägg upp användare en och en eller via import
✅ Välj attestant och behörigheter
📧 Bjud in användarna själv – det sker inte automatiskt
📝 Skicka ett tydligt välkomstmejl