Steg 5: Aktivera och följ arbetsflödet

🚀 Så fungerar det skarpa arbetsflödet

Steg	Vem	Vad händer
1. Registrera	Användare	Fotar kvitton, kopplar dem till korttransaktioner och registrerar milersättning och reseräkningar
2. Lämna in	Användare	Kontrollerar uppgifterna, bokför om det ingår och lämnar in
3. Granska och attestera	Granskare och attestant	Godkänner eller underkänner. Underkända redovisningar går tillbaka till användaren
4. Kontrollera	Administratör	Kontrollerar bokföring och interna konton
5. Exportera och betala ut	Administratör	Exporterar till bokföring eller lön och skapar utbetalningsfiler

👉 Gäller: administratörer. Det här är steg 5 i checklistan för att komma igång. Alla steg sparas i historiken.

✅ Checklista innan ni går live

✅ Användarna är upplagda och har attestant
✅ Kontoplanen är uppdaterad
✅ Interna konton är skapade och har koder
✅ Företagskorten är kopplade
✅ Eventuella integrationer är testade
✅ Onboarding är genomförd
✅ Testredovisningar är kontrollerade och borttagna från den skarpa miljön

👉 Börja gärna med en mindre grupp användare och följ upp de första redovisningarna.

🔍 Följ redovisningarna i Lista alla

Gå till Redovisningar > Lista alla och filtrera:

Filter	Visar
📊 Status	Var i flödet redovisningen är
📁 Typ	Typ av redovisning
💰 Fakturerat/Ofakturerat	Om kortfakturan har kommit
🔍 Sök	Redovisningar med visst innehåll
📅 Datum	Valt tidsintervall

🧾 Granska kvitton

Öppna en redovisning för att se transaktionsöversikten från kortleverantören och kvittona. Ikonerna visar kvittots status:

Ikon	Betyder
Plusikon	Kvitto saknas
Telefonikon	Ett kvitto matchar
Gemikon	Kvittot är kopplat
Trådikon	Kvittot är automatiskt matchat

👉 Det går också att bifoga flera bilagor till en transaktion.

📖 Kontrollera bokföringen

💡 Upplysta ikoner = inte bokfört
✅ Nedsläckta ikoner = bokfört

Klicka på de tre prickarna vid transaktionen.
Välj Bokföring eller Representation.
Justera eller komplettera vid behov och spara.

⚠️ Har två köp samma datum och belopp visar Expense en dubblettvarning. Den stoppar inte flödet, men gör det lättare att undvika dubbla utbetalningar. Läs mer i Dubblettvarning – möjliga dubbletter av kvitton och utlägg.

📄 Bokföringsunderlag

När en redovisning är klar kan du ta fram digitala underlag:

Underlag	Innehåll
📄 Detaljerad verifikation	Varje transaktion separat med konton, moms och kommentarer
📊 Summerad verifikation	En sammanställning i debet och kredit

📩 Skicka påminnelser

Automatiska påminnelser

Gå till Redovisningar > Påminnelser.
Aktivera påminnelser.
Välj intervall och spara.

Manuella påminnelser

Välj urval av redovisningar och filtrera på status och ålder.
Klicka på Uppdatera urvalet.
Markera de poster som ska påminnas.
Skicka meddelandet.

✅ Användarna får en påminnelse om att slutföra sina redovisningar.

🎥 Se instruktionsfilmen

💡 Tips för bästa resultat

🔍 Använd filtren i Lista alla dagligen
✅ Granska bokföringen löpande
📩 Slå på automatiska påminnelser
💬 Informera användarna om företagets rutiner

❓ Vanliga frågor (FAQ)

När ska vi börja med det skarpa arbetsflödet?
När uppställning, test och onboarding är klara.

Behöver vi testa först?
Ja, vi rekommenderar att ni testar med några användare innan alla börjar.

Kan jag ändra bokföringen som administratör?
Ja, via de tre prickarna vid transaktionen.

Stoppar dubblettvarningen flödet?
Nej, den är bara en varning.

Kan vi ändra inställningar efter att vi har gått live?
Ja, de flesta inställningar kan ändras även efter uppstart.

✅ Sammanfattning

🚀 Det skarpa arbetsflödet går från registrering till export och utbetalning
🔍 Följ redovisningarna i Lista alla
🧾 Granska kvitton och bokföring med hjälp av ikonerna
📩 Skicka automatiska eller manuella påminnelser