Utbetalningsfil till banken – BGC, ISO 20022 och SUS

🏦 Så fungerar utbetalningsfiler

Istället för manuella överföringar skapar Expense en fil med alla godkända utbetalningar. Filen laddas upp i internetbanken, som betalar ut på valt datum.

• 💰 Många utbetalningar på en gång
• ✅ Färre manuella fel – kontonummer och belopp hämtas från Expense
• 📊 Full spårbarhet via tidigare exporter

👉 Gäller: administratörer och ekonomer som betalar ut utlägg utanför lönesystemet. De flesta banker använder i dag formatet ISO 20022 (pain.001).

🔧 Steg 1 – Fyll i företagets bankuppgifter

Följande måste vara registrerat för att filen ska kunna skapas:

• 🏢 Företagsidentifikation – företagsnamn eller organisationsnummer
• 💳 Bankgironummer
• 🌍 IBAN
• 🔐 BIC – bankens BIC-kod

⚠️ Saknas någon av uppgifterna kan utbetalningsfilen inte skapas.

👤 Steg 2 – Kontrollera användarnas bankuppgifter

1. Gå till Administrera > Personer.
2. Kontrollera att varje användare har clearingnummer och kontonummer.

👉 Användarna kan också fylla i sina bankuppgifter själva, se Relaterade artiklar.

✅ Utan clearing- och kontonummer kan ingen utbetalning göras.

📤 Steg 3 – Skapa utbetalningsfilen

1. Se till att redovisningarna är godkända och färdigattesterade.
2. Gå till Lista alla och notera redovisningsdatumen.
3. Gå till Export till BGC.
4. Ange från- och tilldatum.
5. Välj utbetalningsdatum.
6. Klicka på Kontrollutskrift och granska innehållet.
7. Klicka på Exportera.

⚠️ Banken behöver vanligtvis cirka 3 bankdagar för att behandla betalningarna.

✅ Filen laddas ner till din dator och är redo för banken.

🏦 Steg 4 – Ladda upp filen i internetbanken

1. Logga in i internetbanken.
2. Välj funktionen för filimport.
3. Ladda upp utbetalningsfilen.
4. Kontrollera och godkänn betalningarna.

✅ Banken betalar ut på valt datum. Kontrollera i banken att filen har tagits emot.

📂 Steg 5 – Se tidigare exporter

Gå till Tidigare exporter och öppna en export för historik och uppföljning.

🟠 Swedbank – särskilda krav

Swedbank v.2

• 🏢 ORI-nummer – används som företagsidentifikation i stället för organisationsnummer
• 🔢 CPO-nummer

Användarnas Swedbank-konton

• Clearingnummer: alltid 5 siffror
• Kontonummer: alltid 10 siffror – fyll på med nollor i början vid behov

👉 Exempel: 1234567 registreras som 0001234567.

💳 Utbetalning via SUS (Swedbanks utbetalningssystem)

SUS är ett alternativ för Swedbank-kunder och passar när ni betalar ut till privatpersoner, till exempel större utlägg. Mottagaren behöver vara registrerad i Swedbanks kontoregister.

Det här behövs

• 🏦 IBAN eller bankgironummer
• 🔑 Kundnummer (avtalsnummer för SUS)
• 👤 På varje anställd: för- och efternamn, clearing- och kontonummer, adress, anställningsnummer och personnummer
• 🧾 Verifikationstext: egen text med variabeln löpnummer, eftersom varje utbetalning måste ha ett unikt namn

Så gör du

Följ steg 3 och välj SUS som exportformat. Ladda sedan upp filen i Swedbank.

🔐 SUS-filen innehåller personnummer och adress. Hantera den enligt GDPR och era interna riktlinjer, och begränsa vem som har tillgång.

🔐 Vanliga BIC-koder

👉 För DNB väljer du ISO-format version 3 vid export.

🎥 Se genomgången

⚠️ Vanliga fel

• 🚫 Filen kan inte skapas: kontrollera att exportformatet är aktiverat, att redovisningarna är godkända och att användarna har bankuppgifter.
• 🏦 Banken avvisar filen: kontrollera filformatet, kontonumren och att banken stödjer vald exporttyp.
• 🔢 Swedbank: kontrollera ORI-, CPO-nummer och kontonummerformatet 5 + 10 siffror.

💡 Tips för bästa resultat

• ✅ Använd alltid Kontrollutskrift innan export
• 📅 Planera utbetalningsdatum minst 3 bankdagar i förväg
• 🧪 Testa exporten mot banken innan ni börjar skarpt
• 👤 Kontrollera användarnas bankuppgifter regelbundet

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Varför fungerar inte exporten?
Kontrollera att IBAN, BIC, bankgironummer och företagsidentifikation är korrekt ifyllda.

Hur lång tid tar en utbetalning?
Vanligtvis cirka 3 bankdagar, beroende på banken.

Vad gör kontrollutskriften?
Den visar hur utbetalningsfilen kommer att se ut, så att du kan upptäcka fel innan export.

Kan flera redovisningar betalas ut i samma fil?
Ja, alla godkända redovisningar inom valt datumintervall tas med.

Måste alla användare ha bankuppgifter?
Ja. Utan clearing- och kontonummer kan ingen utbetalning göras.

Kan jag använda SUS utan Swedbank?
Nej, SUS är kopplat till Swedbank och mottagaren behöver vara registrerad i Swedbanks kontoregister.

✅ Sammanfattning

• 🏦 Skapa en utbetalningsfil i Expense och ladda upp den i banken
• 🔧 IBAN, BIC, bankgiro och företagsidentifikation måste vara ifyllda
• ✅ Använd kontrollutskriften innan export
• 🟠 Swedbank kräver ORI/CPO och 5 + 10 siffror – SUS finns som alternativ

🔗 Relaterade artiklar

• Låt användare fylla i bankuppgifter
• Utbetalningsdatum och banköverföringstider
• Exportera utlägg, traktamente och milersättning till lön