Sök
Stäng denna sökruta.

Kundberättelse

Louis Poulsen

Inga fler obehagliga överraskningar för ekonomiavdelningen. Nu finns det fullständig kontroll och ständig översikt, och anställda kan få sina fordringar snabbare.

"Med många resor och dagar som börjar klockan 6 på morgonen och slutar vid midnatt har jag inte mycket tid över för utläggsrapporter. Så för flera år sedan var jag en av de anställda som uppmanade ledningen att hitta ett enklare sätt att göra det på. Därför blev jag väldigt glad när vi implementerade Acubiz EMS. Det är ett riktigt praktiskt verktyg som sparar mig hälften av den tid jag brukade lägga på mina resekostnader. Det betyder att jag nu kan koncentrera mig på det jag är anställd för att göra. Det är bra både för mig och för företaget."

Sune Kristensen

Internationell affärsutvecklare, Louis Poulsen

Mer kontroll över resekostnader

På Louis Poulsens tillverkningsfabrik i Vejen (Jylland, Danmark) är utgifter i samband med affärsresor inte längre en överraskning. Tillsammans med automatiseringen av processerna för utläggshantering vet ekonomiavdelningen exakt vad de kan förvänta sig. Och de anställda drar nytta av snabbare återbetalningar.

"Tidigare hade vi ingen aning om hur stora ersättningarna var. Det försvagade vår översikt över ekonomin och gav oss obehagliga överraskningar i form av kraftigt ökade utgifter när en anställd lämnade in resekvitton från flera månader tillbaka i tiden. Men nu, med Acubiz Expense Mangement Service, kan vi hålla reda på utgifterna på månadsbasis. Fördelarna är enorma och en stor fördel på många nivåer", säger Gitte Rasmussen, controller på Louis Poulsens ekonomiavdelning.

Från handhållen till automatiserad

Automatiseringen av kostnadshanteringen omfattar för närvarande delar av företaget. För närvarande använder några av de utländska dotterbolagen fortfarande det gamla "handhållna" systemet, ett faktum som gör för- och nackdelar mycket synliga för Gitte Rasmussen.

"I de dotterbolag där de ännu inte har implementerat Acubiz EMS och därför fortfarande använder kalkylblad och papperskvitton, är det helt uppenbart att de inte har samma nivå av ekonomisk översikt", säger hon.

Och de lägger mycket mer tid på utläggshantering. Både när det gäller att samla in dokumentation från sina anställda, stämma av poster, få utgifterna registrerade, ersätta de anställda och - sist men inte minst - påminna de anställda om att lämna in sina utläggsrapporter.

Fördelar för alla

Gitte Rasmussen och hennes kollegor upplever enorma tidsbesparingar. Besparingar som var den ursprungliga anledningen till att Louis Poulsen för 15 år sedan beslutade att köpa Acubiz programvara för kostnadshantering, och att därefter låta systemet implementeras i alla dotterbolag. Och tidsbesparingarna gäller även för de anställda.

"Jag har aldrig hört talas om någon som tycker om att göra en utgiftsrapport. Tvärtom, alla anser att det är en belastning, för besvärligt och felaktigt. Men Acubiz har skapat ett ganska intuitivt användargränssnitt. Alla anställdas kreditkortsutgifter importeras direkt till systemet omedelbart efter transaktionen. Dessutom är en rad av utgifterna fördefinierade, så du behöver inte ange vad pengarna spenderades på. Det ärbara när en anställd äter ute som han eller hon behöver ange vilken typ av utgift det rör sig om - en allmänt populär förenkling", säger Gitte Rasmussen.

Det händer dock att några anställda inte slutför sina utläggsrapporter i tid. Det är då den inbyggda, automatiska påminnelsefunktionen kommer väl till pass.

Ett gediget genomförande

Till att börja med implementerade Louis Poulsen Acubiz EMS för de 130 ofta resande cheferna och medarbetarna med ett Eurocard för företag. Det rullades först ut i Danmark, sedan i Sverige, Norge och Tyskland, och därefter kommer turen till resten av dotterbolagen.

"För det första ser vi till att alla förses med ett Eurocard. För det andra lägger vi energi på att utbilda medarbetarna innan de börjar använda systemet. Alla medarbetare har inte lika lätt för IT, och vi måste vara redo att support de som tycker att det är svårt", säger Gitte Rasmussen.

Samarbetet mellan Acubiz och Louis Poulsen är oklanderligt, anser Gitte Rasmussen, och hon är glad över att Acubiz inte tvekar att hjälpa till när ett problem uppstår - oavsett vem som är ansvarig.

Om Louis Poulsen

Louis Poulsen är en internationell belysningstillverkare och en del av Polaris Private Equity. Louis Poulsen är verksamt på marknaderna för professionell och privat belysning, och producerar och utvecklar belysningslösningar för inomhus- och utomhusbruk. Känd som tillverkare av den legendariska PH-lampan. Grundades 2007. Produktion i Vejen, Danmark och huvudkontor i Köpenhamn.

Fler kundberättelser