Processorns integritetspolicy avseende Acubiz

I denna integritetspolicy för databehandlaren beskrivs hur mobilappen Acubiz ("Appen Acubiz") och Acubiz-webbgränssnittet ("Acubiz webb"), som tillhandahålls av företaget Visma Acubiz A/S ("Visma Acubiz" eller "vi"; "oss" och "vår" definieras på motsvarande sätt), samla in, använda och dela personuppgifter om dig (”Användare" eller "du") när du använder Acubiz-programvaran.

Acubiz-appen och Acubiz-webbplatsen har utvecklats för att användas som en integrerad del av Acubiz utgiftshanteringstjänst ("Acubiz"), som tillhandahålls av Visma Acubiz till företagskunder. Syftet är att göra det möjligt för företag att erbjuda sina anställda, styrelseledamöter m.fl. ett enkelt sätt att registrera och godkänna verksamhetsrelaterade utgifter, körsträckor samt tids- och frånvarorapportering med hjälp av Acubiz-appen och Acubiz-webben.

Personuppgifter om dig som samlas in via Acubiz och som samlas in på grund av din relation (vanligtvis som anställd, styrelseledamot, volontär eller lärare) till en av våra företagskunder (”Kund") med vilken Visma Acubiz har ingått ett avtal om kundens tillgång till Acubiz. När kunden, vanligtvis via en Acubiz Pro-användare som arbetar inom kundens ekonomi-, löne- eller HR-avdelning, konfigurerar dig som användare av Acubiz, registreras personuppgifter om dig, såsom fullständigt namn, initialer och e-postadress på arbetet, av kunden i Acubiz-lösningen; och eftersom Acubiz (inklusive Acubiz-appen och Acubiz-appen) därefter används av dig och kunden kan ytterligare personuppgifter samlas in och behandlas enligt vad som förklaras närmare nedan.

Acubiz fungerar som personuppgiftsbiträde åt kunden, och denna integritetspolicy för personuppgiftsbiträden syftar endast till att ge dig viss ytterligare information om Acubiz.

Kunden är personuppgiftsansvarig när det gäller personuppgifter om dig som samlas in och/eller på annat sätt behandlas via Acubiz-appen och Acubiz-webbplatsen. Visma Acubiz agerar således endast som personuppgiftsbiträde för kunden i detta avseende. Visma Acubiz har därför ingått ett personuppgiftsbehandlingsavtal med kunden för att säkerställa att vi endast samlar in och behandlar personuppgifter enligt kundens instruktioner och i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Denna integritetspolicy för personuppgiftsbiträdet ändrar inte villkoren i något avtal med kunden, utan syftar endast till att ge dig viss information om Acubiz-appen och Acubiz-webben.

Det betonas att denna integritetspolicy för personuppgiftsbiträden tillhandahålls uteslutande i informationssyfte. Integritetspolicyn för personuppgiftsbiträden utgör inte något avtalsenligt åtagande från Visma Acubiz gentemot dig. För att undvika missförstånd ska det dessutom framhållas att förekomsten av denna integritetspolicy för personuppgiftsbiträden inte på något sätt ändrar det faktum att kunden betraktas som personuppgiftsansvarig i den mening som avses i tillämplig dataskyddslagstiftning när det gäller de personuppgifter om dig som samlas in och/eller på annat sätt behandlas via Acubiz-appen och Acubiz-webben. Informationen i denna integritetspolicy ersätter inte den information som kunden, för att fullgöra sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig, kan komma att lämna eller redan har lämnat till dig angående sin behandling av personuppgifter, och du bör rikta eventuella frågor om hur uppgifter om dig behandlas inom eller i samband med Acubiz (inklusive Acubiz-appen och Acubiz-webben) till kunden.

Insamling och användning av personuppgifter i Acubiz-appen och på Acubiz-webbplatsen

Acubiz-appen och Acubiz-webben används i samband med Acubiz för att registrera samt godkänna eller avslå enskilda transaktioner och utgiftsrapporter. För att kunna tillhandahålla denna tjänst samlas olika typer av personuppgifter om användaren in via Acubiz-appen och Acubiz-webben. De specifika typerna av personuppgifter som samlas in kan, beroende på hur kunden har konfigurerat och använder Acubiz samt på användarens användning av Acubiz-appen och Acubiz-webben, omfatta:

• Fullständigt namn
• Arbets-e-postadress
• Företags-ID
• Initialer
• Personnummer
• Mobilnummer
• Konfigurationsinformation (användarnamn, lösenord/kod, val av språk för användargränssnittet, godkännandegräns, namn på chef(er), koppling till företagsstrukturen, t.ex. avdelningskod eller kostnadsställe, m.m.)
• Betalkortsuppgifter
• Transaktionsuppgifter (se nedan)
• Bilens registreringsnummer
• Privat adress
• Bankuppgifter (BIC/Swift, IBAN)

Appen Acubiz och Acubiz-webbplatsen använder användarens företags-e-postadress, företags-ID och lösenord för inloggning. Dessa uppgifter används för att identifiera användaren på ett unikt sätt och för att tilldela transaktioner.

Dataformulären i Acubiz-appen och Acubiz Web är Utgifter, Faktura, Dagtraktamente, Körsträcka och Tid, vilka alla kallas transaktionstyper. Vilka av dessa transaktionstyper du kan registrera i Acubiz via Acubiz-appen och Acubiz Web beror på kundens avtal med Visma Acubiz och kundens konfiguration av Acubiz.

Beroende på transaktionstyp och kundens konfiguration av Acubiz kan relevanta affärs- och redovisningsuppgifter om enskilda transaktioner (transaktionsdata), såsom datum, belopp, valuta, syfte med transaktionen, start- och slutadresser, rutt, avdelningskod eller projektnummer, en eller flera bilder av ett kvitto samt andra icke-känsliga personuppgifter som är relevanta för redovisningsprocessen matas in i Acubiz-appen och Acubiz webb. Se separata avsnitt nedan för mer information om varje transaktionstyp.

Acubiz använder allmän enhetsinformation, såsom enhetstyp, språkinställningar och operativsystem, för att optimera användarupplevelsen samt för att felsöka eventuella buggar eller krascher i Acubiz-appen och på Acubiz-webbplatsen.

Det är inte tillåtet att mata in känsliga personuppgifter i Acubiz-appen och på Acubiz-webbplatsen: Användaren får INTE mata in eller låta någon annan mata in personuppgifter som tillhör någon av följande kategorier i Acubiz-appen eller på Acubiz-webbplatsen, eftersom Acubiz-appen och Acubiz-webbplatsen inte är avsedda för behandling av personuppgifter av sådana kategorier:

• Känsliga personuppgifter (personuppgifter som omfattas av artikel 9 i GDPR), dvs. personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser eller fackföreningstillhörighet, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter som syftar till att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexliv eller sexuella läggning;
• Personuppgifter som rör fällande domar och brott (personuppgifter som omfattas av artikel 10 i GDPR); eller
• Uppgifter om CPR-nummer (eller om andra nationella identifikationsnummer/identifierare av allmän tillämpning för vilka särskilda villkor för behandling gäller enligt medlemsstaternas lagstiftning, jfr artikel 87 i GDPR).

Transaktionstyperna Utgift och Faktura:

Acubiz-appen kan användas för att fotografera kvitton, fakturor och andra bilagor (betalningsdokument) som är relevanta för att dokumentera att en affärsrelaterad utgift har uppkommit. Beroende på kundens konfiguration av Acubiz kan bokföringsrelaterade uppgifter, såsom belopp, valuta, datum, land och kostnadstyp samt eventuellt kommentarer, läggas till i utgiftsregistreringen via Acubiz-appen eller Acubiz-webbappen, och den sammanställda registreringen med fotot/fotona (om sådana har lagts till) och nämnda uppgifter kan därefter via Acubiz-appen eller Acubiz-webbappen skickas in för vidare godkännande och behandling.

Beroende på användarens användningsmönster i Acubiz-appen kan användaren vilja öppna och ladda upp en tidigare tagen bild av ett betalningsdokument via Acubiz-appen. För att kunna göra detta måste användaren ge Acubiz-appen behörighet att komma åt bildbiblioteket på användarens mobila enhet. Acubiz stöder följande inställningar för fotobiblioteket: ”Alla foton”, ”Valda foton” eller ”Inga”; vilket innebär att Acubiz kan få åtkomst till alla foton i biblioteket, endast till valda foton eller inte ha någon åtkomst till fotobiblioteket alls.

Alla behörigheter som rör Acubiz-appens användning av kameran och/eller åtkomst till fotobiblioteket på användarens mobila enhet beviljas av användaren vid den första användningen av funktionen. Användaren kan när som helst enkelt ändra behörighetsinställningarna i Acubiz-appen eller via systeminställningarna på den mobila enheten.

Acubiz-appen använder inte platsspårningsfunktionerna på användarens mobila enhet vid registrering av utgifter.

Transaktionstypen Mileage:

För transaktionstypen ”Körsträcka” (om detta ingår i kundens konfiguration av Acubiz) kan Acubiz-appen eller Acubiz-webben användas för att registrera tjänsterelaterad körsträcka och, med hjälp av en advanced matris advanced och ersättningssatser, beräkna kundens ersättningskrav för körsträcka. Registreringen av resan, inklusive tillryggalagd sträcka, resans syfte samt start- och slutadress, kan således matas in i Acubiz-appen eller Acubiz-webben och skickas via Acubiz-appen eller Acubiz-webben för vidare godkännande och behandling.

Användaren kan ange sin start- och måladress manuellt. Alternativt, för en smidigare användning av Acubiz-appen och en mer exakt beräkning av avståndet mellan start- och måladress, kan användaren låta Acubiz-appen använda platsspårningsfunktionen på användarens mobila enhet för att spåra den faktiska resvägen. När platsspårningsfunktionen används lagras platsdata i kundens Acubiz-lösning i syfte att kunna rita upp den tillryggalagda rutten på en karta som dokumentation av milersättningen.

Alla behörigheter som rör Acubiz-appens användning av platsspårningsfunktionen på användarens mobila enhet beviljas av användaren vid den första användningen av funktionen. Användaren kan när som helst enkelt ändra behörighetsinställningarna i Acubiz eller via systeminställningarna på den mobila enheten.

Om användaren inte vill att Acubiz-appen ska använda mobil enhetens positionstjänst bör inställningen ”Tillåt inte” väljas.

I övrigt kan användaren välja inställningen ”Tillåt under användning av appen” för platstjänsten. GPS-spårning används då för att visa den aktuella positionen, kartlägga rutten och beräkna den tillryggalagda sträckan. Dessutom säkerställer att platstjänsten körs i bakgrunden att användaren kan använda mobilen för andra lagliga ändamål under körningen.

Acubiz-appen spårar inte användarens position (även om inställningen ”Alltid” är vald) förrän hon eller han börjar spåra rutten. Positionsspårningen avbryts så snart användaren slutar spåra rutten.

Transaktionstypen Tid:

För transaktionstypen Tid (om den ingår i kundens konfiguration av Acubiz) används Acubiz-appen eller Acubiz-webben främst för att registrera projektrelaterad tidsanvändning samt frånvaro och standardtid i förhållande till ett veckoschema. I tillämpliga fall har kunden ställt in relevanta lönetyper och obligatoriska kommentarer för användarens affärsändamål.

De relevanta uppgifterna (som beror på hur kunden har konfigurerat Acubiz och som kan omfatta t.ex. uppgifter om konto, typ, mått och datum) kan registreras av användaren i Acubiz-appen eller på Acubiz-webben, och tidsregistreringarna kan därefter skickas in via Acubiz-appen eller Acubiz-webben för vidare godkännande och behandling.

Acubiz-appen använder inte positioneringsfunktionerna på användarens mobila enhet vid rapportering av arbetstid och frånvaro.

Källor till personuppgifterna

En del av de personuppgifter om dig som samlas in av Acubiz-appen och Acubiz-webbplatsen hämtas från Acubiz, t.ex. konfigurationsinformation som kunden angav när du konfigurerades som användare av Acubiz, information som du tidigare har matat in i Acubiz (bland annat via Acubiz-appen eller Acubiz-webbplatsen) och, i vissa fall, transaktionsuppgifter från de kreditkortsföretag som kunden använder. Övriga personuppgifter om dig samlas in från dig (bland annat från din mobila enhet) i samband med din användning av Acubiz-appen och Acubiz-webbplatsen.

Delning av personuppgifter

För att undvika missförstånd ska det framhållas att de personuppgifter som samlas in via Acubiz-appen och Acubiz-webbplatsen är tillgängliga för kunden (den personuppgiftsansvarige). (Följaktligen kan de bli tillgängliga för andra användare, personer eller tredje parter som kunden väljer att ge tillgång till sådana uppgifter (antingen via Acubiz-appen, Acubiz-webbplatsen eller på annat sätt).)

Dessutom får vi, i enlighet med vårt databehandlingsavtal med kunden, dela personuppgifterna med eventuella underleverantörer som vi anlitar i samband med att vi tillhandahåller Acubiz-tjänsten till kunden.

Utöver vad som anges ovan delar vi inte, såvida det inte krävs enligt lag, personuppgifterna med någon tredje part utan ditt förhandsgodkännande.

Säkerhet och lagring av personuppgifter

Acubiz vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå i samband med behandlingen av personuppgifter som överensstämmer med dansk lagstiftning, GDPR och avtalet mellan kunden och Acubiz.

Den tidsperiod under vilken vi kommer att lagra personuppgifterna fastställs i enlighet med vårt avtal med den registeransvarige (dvs. kunden).

Dina rättigheter

Under vissa omständigheter kan lokala dataskyddslagar (såsom GDPR) ge dig vissa rättigheter gentemot den personuppgiftsansvarige (dvs. kunden) när det gäller personuppgifterna. Dessa rättigheter kan, beroende på omständigheterna, omfatta en eller flera av följande:

• Rätten att återkalla sitt samtycke
• Rätt till tillgång till personuppgifter
• Rätt att rätta felaktiga personuppgifter
• Rätten till radering av personuppgifter
• Rätten att begränsa behandlingen av personuppgifter
• Rätten till dataportabilitet
• Rätt att invända mot behandling av personuppgifter

Om användaren har frågor om eller vill utöva sådana rättigheter bör denne kontakta den personuppgiftsansvarige, det vill säga kunden.

Uppdateringar av denna integritetspolicy för processorn

Acubiz förbehåller sig rätten att när som helst och utan föregående meddelande ändra och uppdatera denna integritetspolicy för personuppgifter, bland annat för att följa gällande lagar och andra krav. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig här: acubiz.com/juridiska-dokument/acubiz-integritetspolicy. Vi rekommenderar att du regelbundet läser igenom detta meddelande för att hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar.

December 2021