Version DECEMBER 2021
Denna integritetspolicy beskriver hur Acubiz mobilapplikation ("Acubizapp") och Acubiz webbgränssnitt ("Acubizweb"), som tillhandahålls av företaget Visma Acubiz A/S ("Visma Acubiz" eller "vi"; "oss" och "vår" definieras på motsvarande sätt), samlar in, använder och delar personuppgifter om dig ("användaren" eller "du") när du använder Acubiz programvara.
Acubiz app och Acubiz web har utvecklats för att användas som en integrerad del av Acubiz utläggshanteringstjänst ("Acubiz"), som tillhandahålls av Visma Acubiz till företagskunder. Syftet är att göra det möjligt för företag att erbjuda sina anställda, styrelseledamöter etc. ett enkelt sätt att registrera och godkänna affärsrelaterade utgifter, milspårning samt tid- och frånvarorapportering genom att använda Acubiz app och Acubiz webb.
Personuppgifter om dig som samlas in via Acubiz och samlas in på grund av din relation (vanligtvis som anställd, styrelseledamot, volontär eller lärare) med en av våra företagskunder ("Kunden") med vilken Visma Acubiz har ingått ett avtal om tillgång för Kunden att använda Acubiz. När Kunden, vanligtvis via en Acubiz pro-user som arbetar på Kundens finans-, löne- eller HR-avdelning, konfigurerar dig som användare av Acubiz, registreras personuppgifter om dig, såsom fullständigt namn, initialer och e-postadress, av Kunden i Acubiz-lösningen; och när Acubiz (inklusive Acubiz-appen och Acubiz-appen) därefter används av dig och Kunden, kan ytterligare personuppgifter samlas in och behandlas enligt vad som ytterligare förklaras nedan.
Acubiz agerar som ett personuppgiftsbiträde för Kunden och denna integritetspolicy är endast avsedd att ge viss ytterligare information till dig om Acubiz.
Kunden är personuppgiftsansvarig med avseende på personuppgifter om dig som samlas in och/eller på annat sätt behandlas via Acubiz app och Acubiz webb. Visma Acubiz agerar således endast som ett personuppgiftsbiträde för Kunden i detta avseende. Visma Acubiz har därför ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal med Kunden, för att säkerställa att vi endast samlar in och behandlar personuppgifter enligt instruktioner från Kunden och i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Denna integritetspolicy ändrar inte några villkor i något avtal med kunden utan är endast avsedd att ge viss information till dig om Acubiz-appen och Acubiz-webben.
Det betonas att denna integritetspolicy för processorer endast tillhandahålls i informationssyfte. Personuppgiftsbiträdets integritetspolicy utgör inte ett avtalsmässigt löfte från Visma Acubiz till dig. Vidare, för undvikande av tvivel, förekomsten av denna personuppgiftspolicy ändrar inte på något sätt att Kunden betraktas som personuppgiftsansvarig i den mening som avses i tillämpliga dataskyddslagar i förhållande till de personuppgifter om dig som samlas in och/eller på annat sätt behandlas via Acubiz-appen och Acubiz-webben. Informationen i denna integritetspolicy ersätter inte någon information som Kunden, för att uppfylla sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig, kan komma att lämna, eller redan har lämnat, till dig avseende sin behandling av personuppgifter och du bör rikta eventuella frågor till Kunden om hur uppgifter om dig behandlas inom eller i samband med Acubiz (inklusive Acubiz-appen och Acubiz-webben).
Acubiz-appen och Acubiz-webben används i samband med Acubiz för att registrera och godkänna eller avvisa enskilda transaktioner och utläggsrapporter. För att tillhandahålla denna tjänst samlas olika typer av personuppgifter om Användaren in via Acubiz-appen och Acubiz-webben. De specifika typer av personuppgifter som samlas in kan, beroende på hur Kunden har konfigurerat och använder Acubiz och på Användarens användning av Acubiz-appen och Acubiz-webben, inkludera:
Acubiz app och Acubiz webb använder användarens e-postadress, företags-ID och lösenord för inloggningsändamål. Denna information används som unik identifiering av Användaren och för att fördela transaktioner.
Dataformerna i Acubiz app och Acubiz webb är Utlägg, Faktura, Dagtraktamente, Milersättning och Tid, vilka var och en kallas transaktionstyper. Det beror på Kundens avtal med Visma Acubiz och Kundens konfiguration av Acubiz vilka av dessa transaktionstyper som du kan ange i Acubiz via Acubiz app och Acubiz webb.
Beroende på transaktionstyp och Kundens konfiguration av Acubiz kan relevanta affärs- och redovisningsuppgifter om enskilda transaktioner (transaktionsuppgifter), såsom datum, belopp, valuta, syfte med transaktionen, start- och slutadress, rutt, avdelningskod eller projektnummer, ett eller flera foton av ett kvitto och andra icke-känsliga personuppgifter som är relevanta för redovisningsprocessen anges i Acubiz-appen och Acubiz-webb. Se separata avsnitt nedan för ytterligare information om varje transaktionstyp.
Acubiz använder icke-specifik enhetsinformation, såsom enhetstyp, språkinställningar och operativsystem, för att optimera användarupplevelsen samt i syfte att felsöka eventuella buggar i, eller krascher av, Acubiz-appen och Acubiz-webben.
Inmatning av känsliga personuppgifter i Acubiz-appen och Acubiz-webben är inte tillåtet: Användaren får INTE ange eller orsaka att personuppgifter som tillhör någon av följande kategorier anges i Acubiz-appen eller Acubiz-webben, eftersom Acubiz-appen och Acubiz-webben inte är avsedda för behandling av personuppgifter av sådana kategorier:
Acubiz-appen kan användas för att ta bilder av kvitton, fakturor och andra bilagor (betalningsdokument) som är relevanta för att dokumentera att en affärsrelaterad kostnad har uppstått. Beroende på Kundens konfiguration av Acubiz kan redovisningsrelaterade uppgifter, såsom belopp, valuta, datum, land och typ av kostnad, samt eventuella kommentarer via Acubiz app eller Acubiz webb läggas till utläggsregistreringen, och den kombinerade registreringen med foto(s) (om tillagt) och nämnda uppgifter kan därefter via Acubiz app eller Acubiz webb-app skickas för vidare godkännande och behandling.
Beroende på Användarens konsumtionsmönster av Acubiz-appen kanske Användaren vill komma åt och ladda upp via Acubiz-appen ett tidigare taget foto av ett betalningsdokument. För att kunna göra detta måste Användaren ge Acubiz-appen tillstånd att få tillgång till fotobiblioteket på Användarens mobila enhet. Acubiz stöder följande inställningar för fotobibliotek: "Allafoton", "Valdafoton" eller "Ingen"; genom vilka Acubiz kan få tillgång till alla foton i biblioteket, endast få tillgång till valda foton eller inte ha någon tillgång till fotobiblioteket alls.
Alla tillstånd avseende Acubiz-appens användning av kameran och/eller åtkomst till fotobiblioteket på användarens mobila enhet beviljas av användaren vid den första användningen av funktionen. Användaren kan när som helst enkelt ändra tillståndsinställningarna i Acubiz-appen eller från systeminställningarna på den mobila enheten.
Acubiz-appen använder inte platsspårningsfunktioner för användarens mobila enhet när de registrerar utgifter.
För transaktionstypen Körsträcka (om det ingår i Kundens konfiguration av Acubiz) kan Acubiz-appen eller Acubiz-webben användas för att registrera affärsrelaterad körsträcka och genom en advanced regel- och prismatris beräkna Kundens fordringar för körsträcka. Således kan registreringen av resan inklusive tillryggalagd sträcka, syftet med resan, samt startpunkt och slutdestination anges i Acubiz app eller Acubiz webb och skickas in via Acubiz app eller Acubiz webb för vidare godkännande och behandling.
Användaren kan ange sina start- och destinationsadresser manuellt. Alternativt, för en bekvämare användning av Acubiz-appen och en mer exakt beräkning av avståndet mellan startpunkt och destination, kan användaren låta Acubiz-appen använda platsspårningsfunktionen på användarens mobila enhet för att spåra den faktiska rutten. När funktionen för platsspårning används lagras platsdata i Kundens Acubiz-lösning i syfte att kunna rita den tillryggalagda rutten på en karta som dokumentation för milkostnaden.
Alla tillstånd avseende Acubiz-appen som använder platsspårningsfunktionen i användarens mobila enhet beviljas av användaren vid den första användningen av funktionen. Användaren kan när som helst enkelt ändra tillståndsinställningarna i Acubiz eller från systeminställningarna på den mobila enheten.
Om användaren inte vill att Acubiz-appen ska använda den mobila enhetens platstjänst ska inställningen "Tillåt inte" väljas.
I annat fall kan användaren välja inställningen "Tillåt när du använder appen" för platstjänsten. GPS-spårning används då för att visa den aktuella platsen, kartlägga rutten och beräkna den tillryggalagda sträckan. Dessutom säkerställer bakgrundsanvändningen av platsspårningen att användaren kan använda den mobila enheten för andra lagliga ändamål under körning.
Acubiz-appen kommer inte att spåra användarens plats (även om inställningen "Alltid" är vald) förrän han/hon börjar spåra rutten. Spårningen av platsen kommer att upphöra när användaren slutar spåra rutten.
För transaktionstypen Tid (om del av Kundens konfiguration av Acubiz) används Acubiz app eller Acubiz webb huvudsakligen för att registrera projektrelaterad tidsåtgång samt frånvaro och standardtid jämfört med ett veckovis arbetsschema. I förekommande fall har Kunden ställt in relevanta lönearter och obligatoriska kommentarer för Användarens affärssyfte.
De relevanta uppgifterna (som beror på hur Kunden har konfigurerat Acubiz och kan omfatta t.ex. specifikation av konto, typ, mått och datum) kan registreras av Användaren i Acubiz app eller Acubiz webb, och tidsregistreringarna kan därefter skickas via Acubiz app eller Acubiz webb för vidare godkännande och behandling.
Acubiz-appen använder inte platsspårningsfunktioner för användarens mobila enhet vid rapportering av tid och frånvaro.
Vissa av de personuppgifter om dig som samlas in av Acubiz-appen och Acubiz-webben hämtas från Acubiz, t.ex. konfigurationsinformation som tillhandahölls av Kunden när du konfigurerade dig som användare av Acubiz, information som du tidigare har angett i Acubiz (inklusive via Acubiz-appen eller Acubiz-webben) och, i vissa fall, transaktionsdata från kreditkortsföretag (er) som används av Kunden. Resten av personuppgifterna om dig samlas in från dig (inklusive din mobila enhet) i samband med din användning av Acubiz-appen och Acubiz-webben.
För att undvika tvivel är de personuppgifter som samlas in via Acubiz-appen och Acubiz-webben tillgängliga för Kunden (den personuppgiftsansvarige). (Följaktligen kan de bli tillgängliga för andra användare, personer eller tredje parter som Kunden väljer att ge tillgång till sådana uppgifter (oavsett om det sker via Acubiz-appen eller Acubiz-webben eller på annat sätt).
Dessutom, som tillåts enligt vårt databehandlingsavtal med kunden, kan vi dela personuppgifterna med alla underprocessorer som används av oss i vårt tillhandahållande av Acubiz-tjänsten till kunden.
Utöver vad som anges ovan delar vi inte, förutom om det krävs enligt lag, personuppgifterna med någon tredje part utan ditt föregående tillstånd att göra det.
Acubiz använder lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att i förhållande till sin behandling av personuppgifterna säkerställa en säkerhetsnivå som är i enlighet med dansk lag, GDPR och avtalet mellan Kunden och Acubiz.
Den period under vilken vi behåller personuppgifterna fastställs i enlighet med vårt avtal med den personuppgiftsansvarige (dvs. kunden).
Under vissa omständigheter kan lokala dataskyddslagar (t.ex. GDPR) ge dig vissa rättigheter gentemot den personuppgiftsansvarige (dvs. kunden) med avseende på personuppgifterna. Dessa rättigheter kan, beroende på omständigheterna, omfatta ett eller flera av följande:
Om Användaren har frågor om eller vill åberopa någon av dessa rättigheter ska Användaren kontakta den personuppgiftsansvarige, dvs. Kunden.
Acubiz kan ändra och uppdatera denna integritetspolicy för processorer när som helst och utan föregående meddelande, inklusive för att följa tillämpliga lagar och andra krav. Den senaste versionen kommer alltid att finnas tillgänglig här: acubiz.com/legal-documents/acubiz-privacy-policy. Vi rekommenderar att du regelbundet läser denna integritetspolicy för att ta del av eventuella ändringar.