Explore the significance of company policies in managing employee expenses effectively. Enforcing policies ensures cost savings, simplifies employee routines, and enhances transparency.
I en globaliseret verden, forretningsrejserUdgifter til varer og personale har en stadig større indflydelse på virksomhedernes daglige drift. Det kan være svært at holde styr på de mange transaktioner, og medarbejderne kan komme til at forbruge for meget, hvis deres udgifter ikke overvåges og Firmapolitikker bliver ikke håndhævet.
TL;DREn undersøgelse fra BCD Travel fra 2024 blandt over 1.200 forretningsrejsende viste, at to tredjedele ikke altid overholder deres virksomheds udgiftspolitikker, og en undersøgelse fra Deloitte viste, at 55 % af rejseansvarlige betragter overholdelse af bookingreglerne som en af de vigtigste foranstaltninger til omkostningsstyring. Acubiz’ Company Policy Manager automatiserer håndhævelsen af politikkerne i forbindelse med indsendelse af udgiftsanmeldelser og eliminerer dermed det overholdelsesgab, der opstår, når politikkerne kommunikeres, men ikke håndhæves teknisk.
En undersøgelse foretaget af BCD Travel om rejsepolitikker i 2024, viser, at omkring to tredjedele af forretningsrejsende – ud af de mere end 1.200 deltagere – fra tid til anden ikke overholder deres virksomheds retningslinjer.
Desuden, en undersøgelse foretaget af Deloitte i 2024 om tendenser blandt forretningsrejsende, viste, at 55 % af de adspurgte rejseansvarlige, der deltog i undersøgelsen, betragter overholdelse af reservationsreglerne som en af de vigtigste foranstaltninger til omkostningsstyring.
Ved at definere, kontrol Og ved at håndhæve virksomhedens retningslinjer øger du først og fremmest bundlinjen. Ud over de økonomiske fordele vil du gøre hverdagen lettere for dine medarbejdere ved at sikre, at de ikke mister overblikket over, hvad der er rigtigt og forkert.
Effektive og verificerbare firmapolitikker er derfor af stor betydning for din virksomhed:
Acubiz hjælper dig og din virksomhed med at holde styr på, om jeres firmapolitikker og retningslinjer bliver overholdt.
Vores Company Policy Manager leverer en bred vifte af muligheder, som gør processen nem og overskuelig. Du kan bl.a. bestemme og kontrollere beløbsgrænser for hver enkelt medarbejder, som håndhæves, når medarbejderen estimerer sine udgifter - og desuden kan du køre randomiserede tests, som kontrollerer, om de krævede retningslinjer er overholdt.
Hvis du ønsker at skabe gennemsigtighed og et bedre overblik, når du administrerer dine medarbejdertransaktioner, og dermed i sidste ende spare både tid og penge, kan du læse mere om Leder af virksomhedspolitik her.
Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor stor en procentdel af forretningsrejsende overholder ikke virksomhedens udgiftsregler?
En undersøgelse fra BCD Travel fra 2024 blandt mere end 1.200 forretningsrejsende viste, at cirka to tredjedele fra tid til anden ikke overholder deres virksomheds retningslinjer. En separat undersøgelse fra Deloitte fra 2024 viste, at 55 % af rejseansvarlige betragter overholdelse af bookingreglerne som en af de vigtigste foranstaltninger til omkostningsstyring, hvilket bekræfter, at manglende overholdelse af retningslinjerne er et udbredt og anerkendt problem.
Hvordan sikrer Acubiz’ Company Policy Manager, at udgiftsreglerne overholdes?
Med Company Policy Manager kan økonomiafdelingerne konfigurere regler direkte i Acubiz-platformen: beløbsgrænser pr. medarbejder, kategoribegrænsninger og obligatoriske felter. Når en medarbejder indsender en udgiftsanmeldelse, kontrollerer systemet automatisk, om den overholder disse regler, og markerer eventuelle overtrædelser, inden udgiftsanmeldelsen når frem til godkenderen. Der kan desuden konfigureres tilfældige overensstemmelseskontroller som et ekstra kontrolniveau.
Hvilke økonomiske fordele er der ved at håndhæve virksomhedens udgiftspolitikker mere strengt?
Håndhævelse af retningslinjer mindsker uautoriserede udgifter, forhindrer udgiftssvindel og eliminerer omkostningerne ved behandling og tilbageførsel af udgiftsanmeldelser, der ikke overholder reglerne. I indlægget påpeges det, at i et globaliseret forretningsmiljø, hvor rejse- og udgiftsvolumenerne er høje, medfører selv små forbedringer i overholdelsen af retningslinjerne en direkte forbedring af bundlinjen og en reduktion af de administrative omkostninger forbundet med at forfølge korrektioner.
Hvordan forbedrer en proaktiv håndhævelse af retningslinjer medarbejderoplevelsen?
Når retningslinjerne håndhæves automatisk i forbindelse med indsendelsen, advares medarbejderne i realtid, hvis de er ved at overskride en grænse eller overtræde en regel. Dette er bedre end at opdage en overtrædelse af retningslinjerne efterfølgende, når medarbejderen allerede har brugt pengene og er nødt til at håndtere en tvist. Tydelige, teknisk håndhævede regler mindsker usikkerheden og gør overholdelse af reglerne til normen snarere end undtagelsen.
Udgiftspolitikken udstikker retningslinjer og sætter rammerne for, hvordan udgifter skal håndteres...
Udforsk almindelige myter om udgiftsstyring, herunder dens anvendelighed for alle...
Efter min mening er det altid vigtigt, at virksomhedsledere løbende søger at optimere...
