Why company policies are important when you manage employee expenses

In einer globalisierten Welt, GeschäftsreiseAusgaben und Mitarbeiterkosten beeinflussen zunehmend den Unternehmensalltag. Es kann schwierig sein, den Überblick über die zahlreichen Transaktionen zu behalten, und es kann zu übermäßigen Ausgaben durch Mitarbeiter kommen, wenn diese nicht überwacht werden und Unternehmensrichtlinien werden nicht durchgesetzt.

TL;DREine Umfrage von BCD Travel aus dem Jahr 2024 unter mehr als 1.200 Geschäftsreisenden ergab, dass zwei Drittel die Spesenrichtlinien ihres Unternehmens nicht immer einhalten, und eine Umfrage von Deloitte ergab, dass 55 % der Reisemanager die Einhaltung der Buchungsrichtlinien als eine der wichtigsten Maßnahmen zur Kostenkontrolle betrachten. Der „Company Policy Manager“ von Acubiz automatisiert die Durchsetzung der Richtlinien bereits bei der Einreichung der Spesenabrechnung und beseitigt so die Compliance-Lücke, die entsteht, wenn Richtlinien zwar kommuniziert, aber technisch nicht durchgesetzt werden.

Wirksame Unternehmensrichtlinien – ein Gewinn für Ihr Unternehmen

Eine von BCD Travel durchgeführte Umfrage zu Reiserichtlinien im Jahr 2024, zeigt, dass etwa zwei Drittel der Geschäftsreisenden unter den mehr als 1.200 Teilnehmern die Richtlinien ihres Unternehmens von Zeit zu Zeit nicht einhalten.

Außerdem, Eine von Deloitte im Jahr 2024 durchgeführte Umfrage zu Trends bei Geschäftsreisenden, ergab, dass 55 % der befragten Reisemanager, die an der Umfrage teilnahmen, die Einhaltung der Buchungsrichtlinien als eine der wichtigsten Maßnahmen zur Kostenkontrolle betrachten.

Durch die Definition von, Steuerung Durch die Durchsetzung der Richtlinien Ihres Unternehmens steigern Sie in erster Linie den Gewinn. Neben den finanziellen Vorteilen erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag, indem Sie sicherstellen, dass sie nicht den Überblick darüber verlieren, was richtig und was falsch ist. 

Wirksame und überprüfbare Unternehmensrichtlinien sind daher für Ihr Unternehmen von großer Bedeutung, da:

• Sie erzielen deutlich größere Einsparungen beim Endergebnis
• Sie helfen Ihnen dabei, Finanzbetrug und/oder übermäßigen Verbrauch zu vermeiden
• Sie sorgen für einen besseren Überblick und mehr Transparenz, da Mitarbeiter proaktiv gewarnt werden, wenn sie gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen.

Company Policy Manager – ein Service, der Ihre Acubiz EMS-Lösung ergänzt

Acubiz hilft Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei, den Überblick darüber zu behalten, ob die Unternehmensrichtlinien und -vorgaben eingehalten werden.

Unser „Company Policy Manager“ bietet eine Vielzahl von Optionen, die den Prozess einfach und überschaubar machen. Sie können unter anderem für jeden einzelnen Mitarbeiter Betragsgrenzen festlegen und kontrollieren, die bei der Erfassung der Spesen durch den Mitarbeiter berücksichtigt werden – darüber hinaus können Sie Stichproben durchführen, um zu überprüfen, ob die vorgeschriebenen Richtlinien eingehalten werden.

Wenn Sie bei der Verwaltung Ihrer Mitarbeitertransaktionen für Transparenz und einen besseren Überblick sorgen und letztendlich sowohl Zeit als auch Geld sparen möchten, können Sie hier mehr darüber erfahren: Leiter für Unternehmensrichtlinien hier.

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Häufig gestellte Fragen

Wie viel Prozent der Geschäftsreisenden halten sich nicht an die Spesenrichtlinien ihres Unternehmens?

Eine Umfrage von BCD Travel aus dem Jahr 2024 unter mehr als 1.200 Geschäftsreisenden ergab, dass etwa zwei Drittel der Befragten die Richtlinien ihres Unternehmens von Zeit zu Zeit nicht einhalten. Eine separate Umfrage von Deloitte aus dem Jahr 2024 ergab, dass 55 % der Reisemanager die Einhaltung der Buchungsrichtlinien als eine der wichtigsten Maßnahmen zur Kostenkontrolle einstufen, was bestätigt, dass die Nichteinhaltung von Richtlinien ein weit verbreitetes und anerkanntes Problem darstellt.

Wie setzt der „Company Policy Manager“ von Acubiz die Spesenrichtlinien durch?

Mit dem „Company Policy Manager“ können Finanzteams Regeln direkt in der Acubiz-Plattform konfigurieren: Betragsgrenzen pro Mitarbeiter, Kategoriebeschränkungen und Pflichtfelder. Wenn ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung einreicht, prüft das System diese automatisch anhand dieser Regeln und kennzeichnet Verstöße, bevor die Spesenabrechnung den Genehmiger erreicht. Als zusätzliche Kontrollstufe können zudem stichprobenartige Konformitätsprüfungen konfiguriert werden.

Welche finanziellen Vorteile ergeben sich aus einer strengeren Durchsetzung der Spesenrichtlinien des Unternehmens?

Die Durchsetzung von Richtlinien reduziert unberechtigte Ausgaben, beugt Spesenbetrug vor und eliminiert die Kosten für die Bearbeitung und Stornierung nicht konformer Abrechnungen. In dem Beitrag wird darauf hingewiesen, dass in einem globalisierten Geschäftsumfeld mit hohem Reise- und Spesenvolumen bereits geringfügige Verbesserungen bei der Einhaltung der Richtlinien direkt das Geschäftsergebnis verbessern und den Verwaltungsaufwand für die Nachverfolgung von Korrekturen verringern.

Inwiefern trägt die proaktive Durchsetzung von Richtlinien zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung bei?

Wenn Richtlinien bereits bei der Einreichung automatisch durchgesetzt werden, werden Mitarbeiter in Echtzeit gewarnt, wenn sie im Begriff sind, ein Limit zu überschreiten oder gegen eine Regel zu verstoßen. Dies ist besser, als einen Richtlinienverstoß erst im Nachhinein festzustellen, wenn der Mitarbeiter das Geld bereits ausgegeben hat und sich mit einem Streitfall auseinandersetzen muss. Klare, technisch durchgesetzte Regeln verringern Unsicherheiten und sorgen dafür, dass die Einhaltung der Vorschriften die Regel und nicht die Ausnahme ist.