10 tips for choosing a new SaaS vendor in 2021

Ist Ihr Unternehmen auf der Suche nach einem neuen SaaS-Lösung um einige Ihrer geschäftlichen Anforderungen zu lösen? Dann möchte ich Ihnen einige Denkanstöße geben, worauf Sie achten und worüber Sie nachdenken sollten, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen. Denn die Wahl der falschen SaaS Ein solcher Anbieter ist sicherlich nicht empfehlenswert, und Sie könnten langfristig finanzielle Einbußen erleiden. Informieren Sie sich daher gründlich, nehmen Sie sich Zeit für eine Marktanalyse und prüfen Sie potenzielle Anbieter anhand der folgenden Punkte.

TL;DRDie Wahl des falschen SaaS-Anbieters kann kostspielig und schwer rückgängig zu machen sein. Aus diesem Grund hat Acubiz mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung und Tausende von Implementierungen in zehn praktische Kriterien zur Bewertung von Softwareanbietern zusammengefasst. Die Liste umfasst Strategie, Bedarfsermittlung, Integrationsanforderungen, Datensicherheit, Vertragsbedingungen sowie die praktischen Aspekte der Implementierung und des „ support “.

Hier sind meine 10 Tipps, die wir bei Acubiz als wichtige Aspekte erkannt haben, die Sie vor der Auswahl Ihres neuen SaaS-Anbieters berücksichtigen sollten. Und bei aller Bescheidenheit: Unser Wissen und unsere Erfahrung sind dank Tausender Implementierungen über einen Zeitraum von mehr als zwei Jahrzehnten recht umfangreich.

1. Best-of-Breed oder „Best-of-Suite“?

Überlegen Sie zunächst, ob Sie eine „Best-of-Breed“- oder eine „Best-of-Suite“-Strategie verfolgen möchten. Das heißt, ob Sie Software und Anwendungen nach dem Grundsatz erwerben möchten, dass Ihnen die besten Tools zur Lösung bestimmter Aufgaben zur Verfügung stehen sollen (Best-of-Breed). Oder ob der Kauf auf der Grundlage der Überlegung erfolgen soll, dass Sie den Großteil Ihrer Zusammenarbeit mit einem einzigen Anbieter bündeln möchten (Best-of-Suite). Das Schweizer Taschenmesser (Best-of-Suite) kann gut sein, wenn die verschiedenen Elemente gut sind, aber Sie laufen auch Gefahr, an eine mittelmäßige Schere, ein mittelmäßiges Messer, eine mittelmäßige Säge usw. gebunden zu sein. Ich habe bereits einen Blogbeitrag verfasst, der viel ausführlicher auf die Vor- und Nachteile dieser beiden Strategien eingeht; „Best-of-Breed“ oder „Best-of-Suite“.

2. Ermitteln Sie Ihren Bedarf und erstellen Sie eine Prozessbeschreibung

Es ist absolut entscheidend, dass Sie definieren, welche Anforderungen die Lösung für Sie erfüllen soll. Ist es wichtig, dass sie benutzerfreundlich ist, dass sie Ihnen Zeit spart oder dass sie sich problemlos in Ihre anderen Systeme integrieren lässt? Erstellen Sie eine Liste Ihrer Anforderungen und entscheiden Sie, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Unsere eigene Erfahrung zeigt, dass sowohl das erste Gespräch als auch der Implementierungsprozess selbst viel einfacher und schneller verlaufen, wenn Sie sich im Vorfeld Gedanken über den zu verändernden Prozess gemacht haben. Und je detaillierter, desto besser.

3. Informieren Sie sich über den Sicherheitsansatz des Anbieters

Dies ist zweifellos einer der wichtigsten Ratschläge. Sie müssen bedenken, dass Sie und Ihr Anbieter bei SaaS-Lösungen gemeinsam die Verantwortung für die Sicherheit tragen. Es kann zu einer kostspieligen Angelegenheit werden, wenn die Sicherheitsstandards Ihres Anbieters nicht den Anforderungen entsprechen. Sie können ganz einfach Unterlagen anfordern, aus denen hervorgeht, wie der Anbieter Ihre sensiblen Daten verarbeiten will. Mit anderen Worten: Prüfen Sie, ob der Anbieter Ihre Daten sicher und korrekt im Einklang mit den aktuellen Standards sowie der Datenschutz-Grundverordnung behandelt. Anhand der Zertifizierungen können Sie prüfen, ob die Sicherheitsstandards des Anbieters hoch sind. Verfügt er beispielsweise über eine ISAE 3402 Typ-II-Zertifizierung – ein international anerkannter Standard, der dokumentiert und garantiert, dass Dienstleister die Kontrolle über ihre eigenen Kontroll-, Betriebs- und allgemeinen Geschäftsabläufe haben.

4. Wie erfahren ist der Anbieter?

Ein etablierter Anbieter verfügt natürlich auch über viel Erfahrung, auf die er bei der Implementierung einer Lösung für Ihr Unternehmen zurückgreifen kann. Seine Lösung spiegelt oft ein Verständnis für die Bedürfnisse der Nutzer wider, das aus jahrelanger Zusammenarbeit mit Kunden und entsprechenden Anpassungen resultiert. Das soll nicht heißen, dass ein neu gegründeter SaaS-Anbieter nicht der richtige für Sie ist, denn es gibt zahlreiche kompetente, neu gegründete und relativ „junge“ Anbieter. Erfahrung ist zwar nicht gleichbedeutend mit Fachkompetenz, aber erfahrene Anbieter haben oft ein gutes Gespür für Ihre Bedürfnisse und begleiten Sie kompetent durch den gesamten Prozess von A bis Z.

5. Sind ihre Bücher in Ordnung?

Das ist zwar ein banaler Ratschlag, aber es ist immer sinnvoll, die finanzielle Lage eines potenziellen Lieferanten – oder auch eines Geschäftspartners – zu prüfen. Es besteht natürlich eine größere Sicherheit, dass Ihr Lieferant nicht in Konkurs geht, wenn er ein profitables und solides Unternehmen führt. Die meisten Die Jahresabschlüsse dänischer Unternehmen sind im dänischen CVR-Register einsehbar..

6. Referenzen prüfen

Viele Anbieter präsentieren auf ihren Websites Referenzkunden, was eine gute Möglichkeit sein kann, mehr über den Anbieter zu erfahren. Sie können den Anbieter auch fragen, ob er Sie mit einigen seiner Kunden in Kontakt bringen kann. Dabei ist es wichtig, dass Sie mit Kunden sprechen, die die Lösung bereits vollständig implementiert haben und die neueste Version nutzen. Sprechen Sie mit Kunden, die Ihnen ähnlich sind und ähnliche Anforderungen haben – z. B. in derselben Branche tätig sind wie Sie, dieselbe Zielgruppe ansprechen oder eine ähnliche Unternehmensgröße haben. Fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen mit der Lösung, dem Implementierungsprozess und dem Service des Anbieters.

7. Die Organisation hinter der Lösung

Prüfen Sie, ob die Organisation hinter dem Anbieter stark und vielseitig ist. Die Organisation muss in der Lage sein, eine sichere und effektive Implementierung support durchzuführen sowie Nachschulungen und support den entsprechenden Kompetenzen anzubieten. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Ihr Anbieter mit seinen Spezialisten darauf ausgerichtet ist, auf Veränderungen und Ihre spezifischen Anforderungen einzugehen. Denn Veränderungen werden eintreten, und es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Anbieter diese bewältigen kann.

8. Die Lösung testen

Ich persönlich halte das für einen wirklich guten Ratschlag. Sie können einen Anbieter um Zugang zu einer Testversion oder einer kostenlosen Probeversion bitten, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen. Auf diese Weise sammeln Sie konkrete Erfahrungen mit der Lösung und erhalten einen guten Eindruck davon, was sie zu bieten hat. Bitte beachten Sie, dass nicht alle SaaS-Anbieter diese Möglichkeit anbieten.

9. Ist die Lösung benutzerfreundlich?

Es ist entscheidend, dass die täglichen Nutzer der Lösung diese als benutzerfreundlich empfinden. Ist dies nicht der Fall, ist der Kauf der neuen SaaS-Lösung in meinen Augen ein Fehlschlag. Achten Sie unter anderem darauf, wie intuitiv die Lösung ist, ob Sie schnell und mit wenigen Klicks auf das zugreifen können, was Sie benötigen, und ob sie auf den Plattformen verfügbar ist, auf denen Sie sie benötigen.

10. Preis im Vergleich zur Qualität

Wie bei allen anderen Produkten und Lösungen besteht auch hier stets ein Zusammenhang zwischen Qualität und Preis. Eine kostengünstigere Lösung kann in vielen Fällen Ihre Anforderungen problemlos erfüllen, doch bitte beachten Sie dabei das Verhältnis zwischen Preis und Qualität. Seien Sie sich bewusst: Wenn etwas günstig ist, bedeutet dies manchmal, dass der Anbieter bei bestimmten Funktionen oder Dienstleistungen Einsparungen vorgenommen oder diese ganz weggelassen hat. Prüfen Sie daher in erster Linie, ob der Anbieter Ihren Anforderungen gerecht wird und eine Lösung anbieten kann, die Ihre Arbeitsabläufe deutlich optimiert.

Wenn Sie alle oben genannten Punkte durchgehen, sind Sie bereits auf dem besten Weg, den richtigen SaaS-Anbieter zu finden. Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, sollten Sie den Fokus auf die Mitarbeiter richten. Denn ganz gleich, wie sehr Sie das Thema auch aus allen Blickwinkeln beleuchten und alle Vorteile für das Unternehmen hervorheben – entscheidend ist, dass die Mitarbeiter die neue Lösung annehmen. Sie wird sich in Form neuer Abläufe, Arbeitsprozesse usw. auf ihren Alltag auswirken. Und die große Aufgabe für Sie als Unternehmen besteht darin, sie mit ins Boot zu holen und dafür zu sorgen, dass sie sich die neue Lösung zu eigen machen.

Also, um es zusammenzufassen: Damit die SaaS-Lösung ein Erfolg wird, ist zunächst eine sorgfältige Prüfung potenzieller Anbieter erforderlich, und anschließend ist eine gute Veränderungsmanagement wann es umgesetzt werden soll.

Häufig gestellte Fragen

Sollte ein Unternehmen eine „Best-of-Breed“- oder eine „Best-of-Suite“-SaaS-Strategie verfolgen?

Das hängt von den Prioritäten ab. „Best-of-Breed“ bedeutet, für jede Aufgabe das beste Spezialtool auszuwählen. „Best-of-Suite“ bedeutet, mehrere Funktionen bei einem einzigen Anbieter zu bündeln. „Best-of-Suite“ reduziert die Komplexität hinsichtlich der Anbieter, birgt jedoch das Risiko einer mittelmäßigen Leistung in bestimmten Bereichen. „Best-of-Breed“ bietet eine stärkere Funktionalität, erfordert jedoch einen höheren Integrationsaufwand.

Was ist der wichtigste erste Schritt bei der Bewertung eines neuen SaaS-Anbieters?

Legen Sie Ihre Anforderungen klar fest, bevor Sie sich mit Anbietern befassen. Halten Sie schriftlich fest, welche Probleme die Lösung beheben muss, welche Funktionen unverzichtbar sind und wie der Erfolg gemessen werden soll. Diese Vorbereitung sorgt für produktivere Gespräche mit den Anbietern und verhindert, dass Sie sich von eindrucksvollen Demos von Funktionen beeinflussen lassen, die Sie eigentlich gar nicht benötigen.

Wie wichtig ist die Integrationsfähigkeit bei der Auswahl von SaaS-Software?

Das ist sehr wichtig. SaaS-Lösungen werden selten isoliert eingesetzt: Sie müssen mit Ihrem ERP-System, Ihrer Lohnabrechnung, Ihrer HR-Plattform und anderen Tools verbunden werden können. Wenn Sie frühzeitig den Umfang und die Zuverlässigkeit der verfügbaren Integrationen prüfen, vermeiden Sie kostspielige individuelle Entwicklungsarbeiten nach Vertragsunterzeichnung.

Auf welche Vertragsbedingungen sollten Sie bei der Auswahl eines SaaS-Anbieters achten?

Zu den wichtigsten Punkten, die es zu prüfen gilt, gehören Dateneigentum und -übertragbarkeit, Ausstiegsklauseln, Preisindexierungsklauseln, SLA-Verpflichtungen und support . Zu wissen, was passiert, wenn Sie die Plattform verlassen müssen, ist genauso wichtig wie die Bedingungen für den Beitritt.