How to Automate your Invoice Processing

Möchten Sie mehr erfahren über warum Du solltest deine Rechnungsbearbeitung? Lesen Sie hier weiter.

TL;DRDie Automatisierung der Rechnungsbearbeitung erfolgt in fünf Schritten: digitale Erfassung über EHF oder KI-gestütztes Scannen, automatisierte Validierung mit intelligenten Weiterleitungsregeln, KI-gesteuerte Buchung und Abgleich mit Bestellungen, wodurch die Bearbeitungszeit um bis zu 70 % verkürzt wird, ERP-Integration für Aktualisierungen in Echtzeit sowie Zahlungsautomatisierung. Compello, der Partner von Acubiz für das Rechnungsmanagement, bietet mehr als 40 ERP-Integrationen an, darunter Microsoft, Visma, SAP und 24SevenOffice.

Die Vorteile der Automatisierung

• Steigert die Effizienz und spart Zeit
• Sorgt für höhere Genauigkeit und weniger Fehler
• Senkt die Kosten
• Entlastet die Mitarbeiter, sodass sie sich anderen sinnvollen Aufgaben widmen können
• Das macht es flexibel und leicht skalierbar
• Erfasst Daten und liefert wertvolle Erkenntnisse

So geht’s – Schritt für Schritt

Es ist eine Sache, darüber zu reden. Eine andere Sache ist es, es in die Praxis umzusetzen. Hier sind fünf Schritte, die Sie durchlaufen müssen, um Ihre Rechnungsbearbeitung zu automatisieren.

Schritt 1: Digitale Quittung Rechnungen

Der Rechnungsbearbeitungsprozess beginnt, sobald die Rechnung eingeht. Sie können viel Zeit sparen und Ärger vermeiden, wenn Sie die Quittung.

• Bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen im EHF-Format zu senden. Dies gewährleistet eine korrekte Struktur und erleichtert das Auslesen der Daten.
• Verwenden Sie immer noch PDF-Dateien oder Papier? Compello nutzt KI, um alle Arten von Rechnungen zu scannen und auszuwerten – mit einer Genauigkeit von bis zu 99,6 %.
• Das System extrahiert automatisch Daten wie Beträge, KID, Kontonummern, Rechnungsdaten und Rechnungsnummern – wodurch die manuelle Eingabe entfällt.

Schritt 2: Automatisierte Prüfung und Genehmigung

Sobald die Rechnung eingegangen ist, muss sie geprüft und genehmigt werden – ein Prozess, der häufig zu Engpässen führt, der sich jedoch weitgehend automatisieren lässt.

• Richten Sie „intelligente Regeln“ ein, um die Validierung zu automatisieren. Beispiel: „Wenn Lieferant = X und Betrag unter 5.000 kr., dann direkt zur Genehmigung weiterleiten.“
• Nutzen Sie Funktionen wie die serielle Genehmigung und Betragsgrenzen, damit Rechnungen automatisch an die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weitergeleitet werden.
• Genehmigungen können direkt über das Handy erteilt werden – so entsteht kein Engpass, wenn jemand im Urlaub ist oder von zu Hause aus arbeitet.

Schritt 3: Buchung und Zuordnung

Nun muss die Rechnung verbucht und gebucht werden – ein Bereich, in dem sich die Bearbeitungszeit durch Automatisierung um bis zu 70 % verkürzen lässt.

• Verwenden Sie „PO-Match“, um Rechnungen bis auf Einzelpostenebene mit Bestellungen abzugleichen.
• Mithilfe von Referenzprüfungen können Sie die Rechnung beispielsweise mit einem Kfz-Kennzeichen, einer Leistungsnummer oder einem bestimmten Projekt verknüpfen.
• Die automatische Kontenzuordnung mittels KI wählt anhand historischer Daten automatisch das richtige Konto aus. Das spart Zeit und beugt Korrekturfehlern vor.

Schritt 4: Integration in ERP- und Finanzsysteme

Eine enge Anbindung zwischen der Rechnungsbearbeitungslösung und dem Finanzsystem stellt sicher, dass die Automatisierung nicht bei der Genehmigung endet, sondern bis zur Buchung fortgesetzt wird.

• Compello verfügt über mehr als 40 Integrationen, darunter mit Microsoft, Visma, SAP und 24SevenOffice.
• Nutzen Sie API-Integrationen, um Aktualisierungen in Echtzeit zu gewährleisten und den Austausch von Dateien, doppelte Eingaben sowie Probleme mit verschiedenen Versionen zu vermeiden.
• Sobald eine Rechnung genehmigt und verbucht ist, wird sie automatisch an Ihr ERP-System übermittelt, ohne dass jemand einen Finger rühren muss.

Schritt 5: Kontinuierliche Bewertung und Optimierung

Automatisierung ist nicht etwas, das man nur einmal einführt. Es bedarf kontinuierlicher Anpassungen, um einen Automatisierungsgrad von über 90 % zu erreichen – ein Ziel, das die effizientesten Unternehmen erreichen.

• Überwachen Sie den Automatisierungsgrad über das Dashboard – dort wird angezeigt, welcher Teil des Prozesses automatisch abläuft und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.
• Erfassen Sie Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und Engpässe. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Regeln, Stammdaten oder Lieferantenformate anzupassen.
• Aktualisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich und vereinheitlichen Sie Rechnungsformate, indem Sie Ihre Lieferanten bitten, Rechnungen im EHF-Format zu übermitteln.

Möchten Sie es in der Praxis erleben?

Europris erreichte durch die Umsetzung der oben genannten Schritte einen Automatisierungsgrad von 93 % und schuf so wertvolle Zeit in der Finanzabteilung für wichtigere Aufgaben.

Kontaktieren Sie uns über das untenstehende Formular, wenn Sie Ihre Rechnungsbearbeitung automatisieren und ähnliche Ergebnisse erzielen möchten!

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Häufig gestellte Fragen

Was sind die fünf Schritte zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung?

Schritt 1: Digitale Belege, idealerweise im EHF-Format, oder KI-gestütztes Scannen von PDF-Dateien mit einer Genauigkeit von bis zu 99,6 %. Schritt 2: Automatisierte Validierung und Freigabe mithilfe intelligenter Regeln und mobiler Freigaben. Schritt 3: Automatisierte Buchung und Abgleich mit Bestellungen, wodurch sich die Bearbeitungszeit um bis zu 70 % verkürzen lässt. Schritt 4: ERP-Integration für einen nahtlosen Datenfluss. Schritt 5: Automatisierte Zahlungen, um den Prozess ohne manuelle Banküberweisungen abzuschließen.

Wie genau ist das KI-gestützte Scannen von Rechnungen im Vergleich zur manuellen Dateneingabe?

Das KI-basierte Rechnungs-Scanning von Compello erreicht eine Genauigkeit von bis zu 99,6 % bei der Extraktion wichtiger Daten wie Beträge, KID-Nummern, Kontonummern, Rechnungsdaten und Rechnungsnummern aus PDF-Dateien und Papierrechnungen. Dies ist deutlich genauer als die manuelle Dateneingabe, bei der es häufig zu Übertragungsfehlern kommt und Korrekturzeit erforderlich ist – was durch den KI-Ansatz vermieden wird.

Was ist PO-Matching und wie spart es Zeit bei der Rechnungsbearbeitung?

Beim Bestellabgleich wird eine eingehende Rechnung automatisch bis auf Einzelpostenebene mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen. Wenn die Rechnung innerhalb der konfigurierten Toleranzen mit der Bestellung übereinstimmt, kann sie ohne manuelle Überprüfung genehmigt und verbucht werden. Dies ist einer der wertvollsten Automatisierungsschritte, mit dem der Großteil der Rechnungen von Stammlieferanten ohne menschliches Zutun bearbeitet werden kann.

Mit welchen ERP-Systemen lässt sich die Compello-Lösung zur Rechnungsautomatisierung integrieren?

Compello verfügt über mehr als 40 Integrationen, darunter Microsoft Dynamics, Visma, SAP und 24SevenOffice. Diese Integrationen nutzen APIs, um Datenaktualisierungen in Echtzeit zu gewährleisten, anstatt auf dateibasierte Übertragungen zurückzugreifen. Das bedeutet, dass Rechnungsdaten kontinuierlich und nicht in Stapeln in das Finanzsystem fließen, was die Genauigkeit der Berichterstattung verbessert und das Risiko von Doppeleinträgen verringert.