A dead straight and digitally based process in the accounts receivable department isn't only reserved for large organizations.
En fuldstændig enkel og digitaliseret proces i debitorafdelingen er ikke kun forbeholdt store organisationer.
TL;DRKundekrav og leverandørgæld er typisk de to dyreste finansielle processer, og de er mest afhængige af tidskrævende manuelt arbejde. Acubiz dækker den del af ligningen, der vedrører medarbejdernes udgifter, og hævder, at den bredere rejse mod digital regnskabsføring kræver, at man systematisk tager fat på alle centrale komponenter i de finansielle processer – ikke blot én ad gangen.
Jeg har altid interesseret mig for automatisering og digitalisering. Igennem min virksomhed, Acubiz, har jeg rent faktisk dedikeret størstedelen af mit arbejdsliv til netop dette.
Acubiz’ kerneområde er processen omkring de udgifter, som medarbejderne afholder. Med andre ord handler det for os om at sikre et digitalt og automatiseret forløb fra det øjeblik, en udgift opstår, til den bliver bogført og regnskabsmæssigt behandlet. Dette omfatter alle relevante krav til juridisk dokumentation, fordelingsmuligheder, krav til godkendelsesprocessen samt krav vedrørende Firmapolitikker samt den egentlige bogføringspost.
Processen omkring denne type udgifter er blot én af mange i det samlede kompleks af processer i økonomi- og finansafdelingen. Eller sagt med andre ord; én komponent i rejsen mod det digitale bogholderi. I dette blogindlæg kigger jeg ind i hhv. debitor- og kreditorprocesserne og giver et par bud på værktøjer, der kan hjælpe med at optimere og digitalisere. Det er to af kerneprocesserne i økonomifunktionen, og typisk de to dyreste processer – men hvorfor er der stadigvæk så mange virksomheder, der forlader sig på langsomt manuelt arbejde, når det gælder debitor- og kreditorstyring?
En virksomheds debitorstyring omfatter mange delprocesser og det bliver hurtigt en kompliceret affære med mange faldgruber, som potentielt kan medføre tab for virksomheden.
Traditionelt har arbejdet med debitorer indebåret mange manuelle opgaver gennem hele processen, herunder kreditvurderinger, registrering og bogføring af betalinger, bankafstemning, betalingspåmindelser, rykkere, behandling af indsigelser, inkasso osv. En effektiv proces omkring alt dette vil bidrage til at optimere pengestrømmen og forbedre likviditeten. Flere undersøgelser viser, at virksomheder med en effektiv pengestrøm kan vokse hurtigere og generelt vurderes højere. Så for en økonomiafdelingen, en velfungerende proces omkring styring af pengestrømme og likviditet er et af de vigtigste redskaber, der er nødvendige for at tilpasse virksomheden med henblik på bedre resultater.
En snorlige og digitalt funderet proces i debitorbogholderiet er ikke kun forbeholdt større organisationer. Og ikke dermed sagt, at alle større virksomheder kører en strømlinet, digital og automatiseret debitorproces – her kan mange forbedre sig. Men det er også for mindre og mellemstore virksomhed, og der findes efterhånden flere lettilgængelige løsninger og services på markedet, som hjælper med at bringe virksomheder – store som små – imod et digitalt debitorbogholderi.
Jeg har listet en håndfuld eksempler nedenfor, som er værd at tjekke ud:
På samme måde som det er tydeligt for debitorprocessen, involverer håndteringen af kreditorer adskillige delprocesser, og der er ligeledes vigtige ting at overveje. Arbejdet med kreditorbogholderiet kan også være meget tidskrævende. Alene processen omkring kontrol og godkendelse af leverandørfakturaer, herunder kontrol af, om fakturadata stemmer overens med det, der er bestilt og leveret, kan tage time efter time. Og dette tidsforbrug sker ikke kun i økonomiafdelingen, men også på tværs af resten af organisationen. Derudover påvirker den måde, du kontrollerer betalinger på, også dit cash flow og din likviditet.
Når vi taler om kreditorbogholderi og kreditorstyring, findes der også digitale værktøjer, der kan hjælpe med at automatisere denne proces. Denne type værktøjer kategoriseres ofte som »fakturahåndtering” og »purchase-to-pay«-løsninger. Generelt digitaliserer og strømliner disse systemer processen fra det øjeblik, et køb foretages, indtil det er bogført og betalt. Dvs. fra den øjeblik, en anmoder bestiller varer eller tjenester, til købet godkendes (måske på flere niveauer), og indtil bogføringen og betalingen er afviklet. Software i disse kategorier digitaliserer typisk også fakturaerne og strukturerer deres dataindhold. Når du leder efter denne type løsning, er det vigtigt, at du undersøger mulighederne grundigt og sikrer dig, at systemet matcher dine forretningsbehov. For eksempel er løsninger, der kategoriseres som »purchase-to-pay«-løsninger, bedst egnet til organisationer med en kompleks kreditorbogføringsproces.
Jeg har fundet et par eksempler på gode løsninger frem her:
Som jeg nævnte indledningsvis, ligger Acubiz’ kerneområde i de udgifter, som medarbejderne afholder, for eksempel i forbindelse med rejseaktiviteter. Det kaldes også Expense Management eller håndtering af udgifter, udbetalinger eller rejseudgifter. For de fleste virksomheder indgår dette arbejde typisk i kreditorbogføringen. Især inden for udgiftsstyring giver en digital løsning god mening, da mange kvitteringer stadig modtages i det klassiske fysiske (papirbaserede) format. Du har sikkert også bemærket, at jeg har nævnt, at vi også har en fakturahåndteringsløsning på hylden. Hvorfor mon, tænker du måske? Det skyldes, at selve arbejdsgangen med godkendelse, bogføring og regnskabsmæssig behandling af henholdsvis udgiftskvitteringer og leverandørfakturaer er meget ens (medmindre din virksomhed har komplekse krav til leverandørfakturaerne). Derfor giver det mening for både brugere og godkendere at håndtere opgaverne på samme måde via et genkendeligt brugergrænseflade.
Jeg er overbevist om, at et automatiseret bogholderi giver konkurrencefordele for en virksomhed. Alene det at optimere på likviditeten på tværs af på debitorer og kreditorer vil give bedre økonomisk råderum. Dertil kommer de tidsmæssige besparelser ved at automatisere, hvilket vil frigive tid til værdiskabende arbejde.
God fornøjelse på rejsen imod et digitalt bogholderi.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke processer er de dyreste i en typisk økonomiafdeling?
Kundekrav og leverandørgæld er generelt de to mest omkostningskrævende finansielle processer at administrere. Begge er kendetegnet ved store transaktionsmængder, mange manuelle trin og en betydelig risiko for fejl og forsinkelser. Trods dette er der stadig mange virksomheder, der benytter manuelle processer på disse områder.
Hvordan ser en fuldt digital proces for debitorstyring ud?
En digital debitorstyringsproces varetager kreditvurderinger, registrering af betalinger, bankafstemning, betalingspåmindelser og inkasso uden manuel indgriben i hvert enkelt trin. Undersøgelser viser, at virksomheder med effektive debitorstyringsprocesser har en bedre likviditet, vokser hurtigere og vurderes højere end virksomheder med manuelle, langsommere processer.
Hvordan passer udgiftsstyring ind i det bredere begreb »digital regnskabsføring«?
Håndtering af medarbejderudgifter er en del af det større økosystem af finansielle processer. Acubiz dækker hele forløbet fra udgiftens opståen til dokumentation, godkendelse og bogføring. Dette hænger sammen med det overordnede mål om en fuldt digital og automatiseret finansfunktion, der dækker alle transaktionstyper.
Er fuldt digital regnskabsføring kun muligt for store organisationer?
Nej. En fuldt digital AR-proces og automatiserede finansielle arbejdsgange er tilgængelige for virksomheder af alle størrelser. Takket være teknologien og SaaS-leveringsmodellerne er det, der tidligere var forbeholdt store virksomheder, nu blevet tilgængeligt for små og mellemstore virksomheder til en rimelig pris.
Jeg har tidligere skrevet en blogindlæg om digitale kvitteringer. Det er et emne, jeg stadig...
TL;DROutsourcing af finansfunktioner kan fremskynde digitaliseringen for virksomheder, der...
