The Digital Accountancy – Part 1

Ein absolut geradliniger und digital gestützter Prozess in der Debitorenbuchhaltung ist nicht nur großen Unternehmen vorbehalten.

TL;DRForderungs- und Verbindlichkeitsmanagement sind in der Regel die beiden kostspieligsten Finanzprozesse, die zudem am stärksten von zeitaufwändiger manueller Arbeit geprägt sind. Acubiz deckt den Bereich der Mitarbeiterausgaben ab und vertritt die Ansicht, dass der umfassende Weg hin zur digitalen Buchhaltung eine systematische Bearbeitung aller Kernkomponenten der Finanzprozesse erfordert – und nicht nur eine nach der anderen.

Ich habe mich schon immer für Automatisierung und Digitalisierung interessiert. Tatsächlich habe ich den größten Teil meiner beruflichen Laufbahn genau diesem Thema gewidmet – und zwar im Rahmen meines eigenen Unternehmens, Acubiz.

Der Schwerpunkt von Acubiz liegt auf den Prozessen rund um die von den Mitarbeitern anfallenden Spesen. Mit anderen Worten: Unser Ziel ist es, einen digitalen und automatisierten Ablauf vom Entstehen einer Spesenabrechnung bis zu ihrer Verbuchung und Abrechnung sicherzustellen. Dies umfasst alle damit verbundenen rechtlichen Dokumentationsanforderungen, Zuordnungsoptionen, Anforderungen an den Genehmigungsprozess sowie Anforderungen in Bezug auf Unternehmensrichtlinien sowie den eigentlichen Buchungssatz.

Der Prozess rund um diese Art von Ausgaben ist nur einer von vielen im gesamten Komplex der Finanzprozesse. Oder anders ausgedrückt: ein Baustein auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung. In diesem Blogbeitrag werde ich auf die Prozesse im Zusammenhang mit der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eingehen und einige Tools auflisten, die bei der Optimierung und Digitalisierung helfen. Es handelt sich um zwei der Kernprozesse im Finanzbereich und in der Regel auch um die beiden kostspieligsten Prozesse – aber warum verlassen sich so viele Unternehmen immer noch auf langsame manuelle Arbeit, wenn es um die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geht?

Forderungen

Das Debitorenmanagement umfasst zahlreiche Teilprozesse und kann schnell zu einer komplexen Angelegenheit mit vielen Fallstricken werden, die einem Unternehmen potenziell schaden können.

Traditionell umfasst die Arbeit im Bereich der Debitorenbuchhaltung zahlreiche manuelle Aufgaben entlang des gesamten Prozesses, darunter Bonitätsprüfungen, die Erfassung und Verbuchung von Zahlungseingängen, den Bankabgleich, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, die Bearbeitung von Einsprüchen, das Inkasso usw. Ein effizienter Prozess in all diesen Bereichen trägt dazu bei, den Cashflow zu optimieren und die Liquidität zu verbessern. Zahlreiche Studien belegen, dass Unternehmen mit einem effektiven Cashflow schneller wachsen können und in der Regel höher bewertet werden. Daher ist es für ein Finanzabteilung, Ein solider Prozess im Bereich Cashflow- und Liquiditätsmanagement ist eines der wichtigsten Instrumente, um das Unternehmen auf eine bessere Leistung auszurichten.

Ein absolut geradliniger und digital gestützter Prozess in der Debitorenbuchhaltung ist nicht nur großen Unternehmen vorbehalten. Das soll zwar nicht heißen, dass alle großen Unternehmen einen reibungslosen, digitalen und automatisierten Debitorenprozess betreiben – viele haben hier noch Verbesserungspotenzial –, aber er eignet sich auch für kleine und mittlere Unternehmen. Auf dem Markt gibt es eine große Auswahl an leicht zugänglichen Lösungen und Dienstleistungen, die Unternehmen jeder Größe bei der Umstellung auf einen digitalen Debitorenprozess unterstützen.

Im Folgenden habe ich eine Handvoll Beispiele aufgeführt, die einen Blick wert sind:

• Likvido – Ein in Dänemark entwickeltes System zur Debitorenverwaltung.
• Tesorio – Eine in den USA ansässige Plattform zur Optimierung des Cashflows.
• FarPay – Dänische Plattform für das Schuldnermanagement.
• Fenerum – ebenfalls eine in Dänemark entwickelte Software, die speziell für Unternehmen mit Abonnementmodellen konzipiert wurde.
• Geldfluss – eine innovative Plattform, die die sofortige Begleichung von Rechnungen ermöglicht.

Kreditorenbuchhaltung

Genauso wie beim Debitorenmanagement umfasst auch das Kreditorenmanagement zahlreiche Teilprozesse, und auch hier gibt es wichtige Aspekte zu beachten. Auch die Arbeit im Bereich der Kreditorenbuchhaltung kann sehr zeitaufwendig sein. Allein der Prozess der Prüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen – einschließlich der Überprüfung, ob die Rechnungsdaten mit den Bestellungen und Lieferungen übereinstimmen – kann Stunde um Stunde in Anspruch nehmen. Und dieser Zeitaufwand entsteht nicht nur in der Finanzabteilung, sondern auch im gesamten Unternehmen. Darüber hinaus wirkt sich die Art und Weise, wie Sie Zahlungen steuern, auch auf Ihren Cashflow und Ihre Liquidität aus.

Wenn es um die Kreditorenbuchhaltung und das Kreditorenmanagement geht, gibt es auch digitale Tools, die dabei helfen können, diesen Prozess zu automatisieren. Diese Art von Tools wird oft als „Rechnungsmanagement„ und „Purchase-to-Pay“-Lösungen. Im Allgemeinen digitalisieren und optimieren diese Systeme den Prozess von der Bestellung bis zur Verbuchung und Bezahlung. Das heißt, von der Bestellung von Waren oder Dienstleistungen durch einen Anforderer über die Genehmigung des Kaufs (möglicherweise auf mehreren Ebenen) bis hin zur Buchhaltung und Zahlung. Software dieser Kategorien digitalisiert in der Regel auch die Rechnungen und strukturiert deren Dateninhalt. Wenn Sie nach einer solchen Lösung suchen, ist es wichtig, dass Sie die Optionen gründlich prüfen und sicherstellen, dass das System Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. So eignen sich beispielsweise Lösungen, die als „Purchase-to-Pay“-Lösungen kategorisiert werden, am besten für Unternehmen mit einem komplexen Kreditorenbuchhaltungsprozess.

Ich habe hier ein paar Beispiele für gute Lösungen gefunden:

• Farbpalette – Eine voll ausgestattete „Purchase-to-Pay“-Lösung, entwickelt von der schwedischen Firma Palette Software.
• Acubiz Rechnungsmanagement – unsere firmeneigene Lösung zur Rechnungsverwaltung, die über einen intuitiven mobilen Genehmigungsworkflow verfügt.
• Roger – In Dänemark entwickelte Software für das Kreditorenmanagement, einschließlich Genehmigungs- und Zahlungsabwicklung.
• MediusFlow – Software zur Automatisierung der digitalen Kreditorenbuchhaltung des schwedischen Unternehmens Medius.

Wie ich bereits eingangs erwähnt habe, liegt der Schwerpunkt von Acubiz auf den Ausgaben, die von den Mitarbeitern getätigt werden, beispielsweise im Zusammenhang mit Dienstreisen. Man bezeichnet dies auch als Spesenmanagement oder die Abwicklung von Ausgaben, Auszahlungen oder Reisekosten. Für die meisten Unternehmen ist die damit verbundene Arbeit in der Regel Teil des Kreditorenbuchhaltungsprozesses. Insbesondere für das Spesenmanagement ist ein digitaler Service sehr sinnvoll, da viele Belege nach wie vor im klassischen physischen (papierbasierten) Format eingehen. Ihnen ist wahrscheinlich auch aufgefallen, dass ich erwähnt habe, dass wir auch eine Lösung für das Rechnungsmanagement im Angebot haben. Wie kommt das, fragen Sie sich vielleicht? Nun, das liegt daran, dass der eigentliche Arbeitsablauf mit Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Spesenbelegen bzw. Lieferantenrechnungen sehr ähnlich ist (es sei denn, Ihr Unternehmen hat komplexe Anforderungen an die Lieferantenrechnungen). Deshalb ist es für Nutzer und Genehmiger sinnvoll, die Aufgaben auf ähnliche Weise über eine vertraute Benutzeroberfläche abzuwickeln.

Digitale und automatisierte Buchhaltung verschafft Wettbewerbsvorteile

Ich bin fest davon überzeugt, dass automatisierte Buchhaltung und Rechnungswesen einem Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschaffen. Allein schon die Tatsache, dass man durch die Optimierung des Cashflows und der Liquidität im Bereich der Forderungen und Verbindlichkeiten mehr finanziellen Spielraum gewinnt. Darüber hinaus lassen sich durch die Automatisierung Zeiteinsparungen erzielen. Dadurch wird Zeit für produktive Arbeit freigesetzt, die Mehrwert schafft.

Wir wünschen Ihnen eine gute Reise auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die teuersten Prozesse in einer typischen Finanzabteilung?

Forderungs- und Verbindlichkeitsmanagement sind in der Regel die beiden kostspieligsten Finanzprozesse. Beide sind mit hohen Transaktionsvolumina, zahlreichen manuellen Arbeitsschritten und einem erheblichen Risiko für Fehler und Verzögerungen verbunden. Dennoch setzen viele Unternehmen in diesen Bereichen nach wie vor auf manuelle Prozesse.

Wie sieht ein vollständig digitaler Prozess im Debitorenmanagement aus?

Ein digitaler Debitorenmanagement-Prozess übernimmt Bonitätsprüfungen, Zahlungserfassung, Kontenabstimmung, Zahlungserinnerungen und Inkasso, ohne dass in jedem Schritt ein manueller Eingriff erforderlich ist. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit effektiven Debitorenmanagement-Prozessen über einen besseren Cashflow verfügen, schneller wachsen und höher bewertet werden als solche mit manuellen, langsameren Prozessen.

Wie fügt sich das Ausgabenmanagement in das übergeordnete Konzept der digitalen Buchhaltung ein?

Das Spesenmanagement für Mitarbeiter ist ein Bestandteil des übergeordneten Ökosystems der Finanzprozesse. Acubiz deckt den gesamten Prozess ab – vom Anfall der Spesen über die Dokumentation und Genehmigung bis hin zur Buchung. Dies steht im Einklang mit dem übergeordneten Ziel einer vollständig digitalen und automatisierten Finanzfunktion, die alle Transaktionsarten abdeckt.

Ist eine vollständig digitale Buchhaltung nur für große Unternehmen realisierbar?

Nein. Ein vollständig digitaler AR-Prozess und automatisierte Finanzworkflows stehen Unternehmen jeder Größe zur Verfügung. Dank der Technologie und der SaaS-Bereitstellungsmodelle stehen Funktionen, die früher nur Großunternehmen vorbehalten waren, nun auch kleinen und mittleren Unternehmen zu angemessenen Kosten zur Verfügung.