How can I allocate employee expenses to specific customers or projects automatically?

With a digital expense management system like Acubiz, you configure dimensions that let employees tag each expense to a customer, project, or department at the point of registration. The cost is allocated simultaneously across multiple dimensions, removing the manual redistribution work from the finance team and ensuring the data flows accurately into your finance system.

What is Activity-Based Costing and why does it matter for a CFO?

Activity-Based Costing (ABC) is a method that assigns overhead and indirect costs, including employee expenses and consultant hours, to the specific activities or customers that generate them. For a CFO, it creates a complete profitability picture at the customer level rather than relying on averaged allocations that can mask which accounts are actually profitable.

Can I shift the cost allocation task away from the finance department to the end user?

Yes. When expense registration is digital, the employee or approver handles the dimension coding at the time of the transaction. Finance no longer needs to manually redistribute costs after the fact. This reduces processing time and improves accuracy, because the person closest to the purchase makes the allocation decision.

How does digital expense management support a more strategic CFO role?

Automated cost allocation gives the finance function real-time data on customer profitability, project spend, and departmental costs. With accurate data flowing without manual effort, the CFO can shift from administrative processing toward analysis, advisory, and contributing to the company's broader strategy.

Präzise Kostenzuordnungen

Liebe:r CFO…

TL;DRAcubiz ermöglicht es Finanzverantwortlichen, über die reine Buchhaltung hinauszugehen, indem Mitarbeiterspesen, Kilometergeld und Arbeitszeit mithilfe konfigurierbarer Dimensionen direkt bestimmten Kunden, Projekten und Abteilungen zugeordnet werden. Dieser Activity-Based-Costing-Ansatz liefert CFOs ein vollständiges, datenbasiertes Rentabilitätsbild auf Kundenebene, ohne das Finanzteam mit zusätzlichem manuellem Aufwand zu belasten.

Die digitale Transformation ist Realität – und wenn Sie mich fragen, ist es immer gesund, die Art und Weise, wie wir unsere Unternehmen führen, zu hinterfragen, indem wir unsere traditionellen Vorstellungen von Arbeitsabläufen infrage stellen.

Digitale Tools führen zu neuen Methoden, die unser Arbeitsleben vereinfachen, indem sie Aufgaben wie employee expense die Erfassung optimieren und unser Verständnis von Mitarbeitern, Unternehmen, Kunden und Partnern verbessern – insbesondere im Hinblick auf die Rentabilität.

Wir sollten überdenken, wie wir Kosten zwischen Abteilungen, Projekten und, vor allem, Kunden verteilen. Finance empfängt und verteilt verschiedene Kosten, und ich glaube, dass intelligentere Arbeitsabläufe mithilfe von Technologie genauere Ergebnisse liefern können.

Ich habe es schon einmal gesagt. Der heutige CFO ist mehr als eine administrative Rolle, die hauptsächlich traditionelle Buchhaltung und Berichterstattung übernimmt. Sie sind auch Problemlöser und Berater, der zur Strategie beiträgt. Durch den Einsatz von Fintech können Sie leichter Gewinne auf Kunden und Aktivitäten analysieren – und wer möchte nicht ein vollständiges Rentabilitätsbild auf Kundenebene präsentieren?

Der echte Überblick

Activity-Based Costing (ABC) ist eine etablierte Methode zur Zuordnung von Hauptkosten zu bestimmten Aktivitäten, beispielsweise einem bestimmten Kunden.

Um festzustellen, welche Kunden profitabel sind, ist es notwendig, alle Arten von Kosten einzubeziehen – vom Kundenservice-Level bis hin zu Beraterstunden und Mitarbeiterspesen.

Ein wahres Bild des Wertes eines Kunden erfordert detaillierte Daten zu jeder Kostenposition – groß wie klein – was eine Herausforderung sein kann, wenn die Datenverarbeitung im Finanzbereich nicht einfach und transparent ist. Effektives Management bedeutet, Systeme vorzuhalten, um Kosten präzise zu erfassen und zuzuordnen, wobei digitale Tools entscheidend sind.

Digitale Verarbeitung und Dimensionssteuerung

Mit einem digitalen System, das Kostenerfassungen verarbeitet wie Mitarbeiterspesen, Kilometergeld und Arbeitszeit im Zusammenhang mit einem bestimmten Kunden, ist es möglich, die Buchhaltungsaufgabe auf einen Endnutzer oder Genehmiger zu verlagern.

Sie können die Dimensionen auswählen, sodass eine Kostenzuordnung gleichzeitig mit der Erfassung durch den Endnutzer erfolgen kann. Die Verantwortung für die Kostenaufteilung – ob nach Prozentsatz oder Betrag – kann ebenfalls von Ihnen festgelegt und auf den Endnutzer, Genehmiger oder Finance übertragen werden.

Aber warum sollte man die Aufgabe der Zuordnung und Aufteilung aus der Finanzabteilung herausnehmen?

Die Verlagerung von Aufgaben aus Finance ist natürlich nicht auf alle Kosten anwendbar, aber in Fällen wie Reisekosten kann dies besonders relevant sein. Dieser oft erhebliche Posten wird bei präzisen Zuordnungen leicht übersehen, ist jedoch entscheidend für ein vollständiges Verständnis der Kundenrentabilität.

Kosten wie die Fahrt über die Storebæltsbrücke können von Mitarbeitern über Dimensionen bereits bei der Erfassung zugeordnet werden, was Zeit und Ressourcen für die Finanzabteilung spart, da die erforderlichen Informationen bereits beim Mitarbeiter vorliegen.

Denken Sie immer daran, dass es einfacher ist, eine Kostenzuordnung vorzunehmen, wenn sie entsteht, anstatt sie zu einem späteren Zeitpunkt zuzuordnen. Allerdings erfordert dies auch einen Prozess und ein System, das dies genau unterstützt und verwaltet.

Ihr strategischer Mitspieler

Ein digitaler Prozess kann Ihr neuer strategischer Mitspieler im Finanzmanagement sein. Mit vereinfachten Arbeitsabläufen und zugänglichen Informationen sind Sie besser in der Lage, das Unternehmen bei der Priorisierung von Kunden, Aktivitäten und der Festlegung zukünftiger Ziele zu beraten.

Dimensionales Management und Kostenerfassung sind zentrale Parameter für das digitale Reporting zum internen Nutzerverhalten – sowohl rückblickend als auch in Echtzeit. Die digitale Kostenerfassung sammelt mühelos Verhaltensmuster-Daten von Abteilungen oder Mitarbeitern und vereinfacht so die Kontrolle von Mitarbeiterspesen.

Indem Sie den digitalen Wandel vorantreiben, stärken Sie die finanziellen Prozesse des Unternehmens – und nicht zuletzt Ihre strategische Grundlage, um das Unternehmen in Bezug auf Rentabilität und zukünftige Ziele zu leiten und zu beraten.

Was gibt es daran nicht zu mögen?

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich Mitarbeiterausgaben automatisch bestimmten Kunden oder Projekten zuordnen?

Mit einem digitalen Spesenmanagementsystem wie Acubiz konfigurieren Sie Dimensionen, mit denen Mitarbeiter jede Ausgabe bereits bei der Erfassung einem Kunden, Projekt oder einer Abteilung zuordnen können. Die Kosten werden gleichzeitig über mehrere Dimensionen verteilt, wodurch der manuelle Umverteilungsaufwand für das Finance-Team entfällt und sichergestellt wird, dass die Daten korrekt in Ihr Finanzsystem einfließen.

Was ist Activity-Based Costing und warum ist es für einen CFO relevant?

Activity-Based Costing (ABC) ist eine Methode, bei der Gemeinkosten und indirekte Kosten, einschließlich Mitarbeiterausgaben und Beraterstunden, den spezifischen Aktivitäten oder Kunden zugeordnet werden, die sie verursachen. Für einen CFO entsteht dadurch ein vollständiges Profitabilitätsbild auf Kundenebene, anstatt sich auf durchschnittliche Verteilungen zu verlassen, die verschleiern können, welche Konten tatsächlich profitabel sind.

Kann ich die Aufgabe der Kostenzuordnung von der Finanzabteilung auf den Endnutzer verlagern?

Ja. Wenn die Spesenerfassung digital erfolgt, übernimmt der Mitarbeiter oder Genehmiger die Dimensionskodierung bereits zum Zeitpunkt der Transaktion. Die Finanzabteilung muss die Kosten nicht mehr nachträglich manuell umverteilen. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit und verbessert die Genauigkeit, da die Person, die der Anschaffung am nächsten steht, die Zuordnungsentscheidung trifft.

Wie unterstützt digitales Spesenmanagement eine strategischere Rolle des CFO?

Die automatisierte Kostenzuordnung liefert der Finanzfunktion Echtzeitdaten zu Kundenprofitabilität, Projektausgaben und Abteilungskosten. Da genaue Daten ohne manuellen Aufwand verfügbar sind, kann sich der CFO von administrativer Verarbeitung hin zu Analyse, Beratung und einem Beitrag zur umfassenderen Unternehmensstrategie verlagern.