Make digital tools available to home-based employees

Das Arbeiten von zu Hause aus ist nicht mehr wegzudenken. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter zufrieden und motiviert sind, sie mit Möbeln für das Homeoffice ausstatten und ihnen geeignete (auch digitale) Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, die einen effizienten Arbeitstag gewährleisten.

TL;DREine Umfrage von Dansk Industri unter 230 Unternehmen ergab, dass 80 % offen für eine Ausweitung der Telearbeit sind, wobei 73 % von einer unveränderten oder gesteigerten Produktivität berichten. Visma Acubiz vertritt die Ansicht, dass es in der Verantwortung des Unternehmens liegt, den Mitarbeitern im Homeoffice die richtigen digitalen Tools zur Verfügung zu stellen, und dass Spesenmanagement, Zeiterfassung und Dokumentenworkflows von jedem Ort aus nahtlos funktionieren müssen, um eine hybride Belegschaft zu „ support “.

Genau auf diesen letzten Punkt bezüglich digitaler Tools möchte ich mich in diesem Blogbeitrag konzentrieren. Damit Zusammenarbeit und Effizienz auch dann gewährleistet bleiben, wenn ein Großteil der Mitarbeiter des Unternehmens von zu Hause aus arbeitet, sind digitale Tools erforderlich, die sowohl die Heimarbeiter miteinander vernetzen als auch effiziente Arbeitsabläufe sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen gewährleisten. Und letztendlich liegt dies in der Verantwortung des Unternehmens!

Das Arbeiten von zu Hause aus ist beliebter denn je

„Dansk Industri“ hat eine Umfrage durchgeführt Unter 230 Unternehmen zeigte sich, dass acht von zehn Unternehmen offen für die Idee sind, den Umfang der Heimarbeit für ihre Mitarbeiter zu erhöhen. Nur drei Prozent möchten die Zeit, die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten können, reduzieren. Es erscheint daher naheliegend, zu dem Schluss zu kommen, dass die Heimarbeit, wie bereits erwähnt, ein fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben wird. Man kann dies auch als hybrides Arbeiten, flexibles Arbeiten usw. bezeichnen. Das gemeinsame Merkmal ist, dass die Mitarbeiter nicht physisch im Büro anwesend sind.

Uns fällt außerdem die zunehmende Beliebtheit von Telearbeit. Bei Visma Acubiz haben die Mitarbeiter noch nie so viel von zu Hause aus gearbeitet wie derzeit. Abgesehen natürlich von den Lockdowns. Ist es gut oder schlecht, dass wir immer mehr von zu Hause aus arbeiten? Nun, wir erzielen die besten Finanzergebnisse aller Zeiten. So schlimm kann es also nicht sein.

Wir würden dies zwar nicht als direkte Folge der Arbeit im Homeoffice bezeichnen, aber zumindest hat sie die Produktivität nicht beeinträchtigt. Dies deckt sich sehr gut mit dem Bericht von Dansk Industri, aus dem hervorgeht, dass 73 % der Unternehmen eine gestiegene oder unveränderte Produktivität verzeichnen. Nur drei Prozent mussten einen Rückgang der Produktivität hinnehmen.

Wir profitieren davon, dass alle unsere Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können. Alle unsere Daten sind sicher in der Cloud gespeichert, sodass die Mitarbeiter lediglich ihren Computer benötigen, um von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Für diejenigen Kollegen, die nicht von zu Hause aus arbeiten möchten, steht jedoch jederzeit ein Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung.

Eines ist sicher: Diese Entwicklung ist nicht mehr aufzuhalten. Sie scheint unaufhaltsam zu sein. Daher müssen sich Unternehmen darauf konzentrieren, die besten Rahmenbedingungen zu schaffen, damit die Remote-Arbeit der Mitarbeiter erfolgreich ist und bestmöglich umgesetzt werden kann.

Digitale Tools können Arbeitsabläufe vereinfachen und Frust abbauen

Wir dürfen Remote-Arbeit nicht mit höherer Produktivität und zufriedenen Mitarbeitern gleichsetzen. Unternehmen müssen daran arbeiten, ein gesundes Gleichgewicht zu schaffen.

Eine negative Auswirkung der Arbeit im Homeoffice kann ein Gefühl der geschwächten Gemeinschaft und der Verlust sozialer Beziehungen sein. Der gesamte soziale Aspekt ist ein Thema für sich. Darauf werde ich in einem separaten Blogbeitrag zurückkommen. Bei Visma Acubiz sind wir uns dessen sehr bewusst, weshalb wir die Anzahl und Häufigkeit verschiedener Mitarbeiterveranstaltungen erhöht haben.

Auch im beruflichen Alltag kann es frustrierend sein, wenn man einem Kollegen nicht einfach persönlich eine kurze Frage stellen kann. Ebenso frustrierend kann es sein, bestimmte Arbeitsabläufe durchzuführen, wenn diese schwierig sind und die Hilfe von Kollegen erfordern. In manchen Unternehmen werden bestimmte Prozesse nach wie vor manuell abgewickelt, was die Zusammenarbeit zusätzlich erschwert.

Nehmen wir uns selbst als Beispiel:

Früher erfolgte die Abwicklung der Spesen der Mitarbeiter manuell, auf Papierbasis, und es wurden braune Umschläge zwischen den Mitarbeitern und der Finanzabteilung. Ein solches Verfahren wird in einigen Unternehmen auch heute noch angewendet.

Scannen Quittungen, das Ausfüllen und Ausdrucken von Excel-Tabellen sowie die Weiterleitung all dieser Unterlagen an den Vorgesetzten und die Finanzabteilung ist ein mühsamer und zeitaufwändiger Vorgang. Vor allem, wenn man im Homeoffice arbeitet – denn dann muss das Ganze auf den nächsten Besuch im Büro verschoben werden.

Visma Acubiz digitalisiert und automatisiert den gesamten Prozess rund um Spesen – von den Transaktionen bis hin zu Buchhaltung. Die Mitarbeiter müssen lediglich ihr Smartphone nutzen, um eine Ausgabe zu erfassen. Unsere Kunden berichten uns, dass Acubiz den Prozess rund um die Spesenabrechnung für ihre Nutzer vereinfacht. Gleichzeitig sparen sowohl sie als auch die Finanzabteilung Zeit.

Anhand von Beispielen wird verdeutlicht, wie wir ein digitales Tool bereitstellen, bei dem es keine Rolle spielt, ob Sie von zu Hause oder im Büro arbeiten. Die Arbeit wird in beiden Fällen gleichermaßen effizient erledigt. Genau diese digitalen Tools muss das Unternehmen einführen.

Wir sind bei weitem nicht das einzige Unternehmen, das Heimarbeitern den Alltag erleichtert. Glücklicherweise sorgen viele großartige Apps für einen effizienteren Arbeitstag im Homeoffice. Wir fallen in die Kategorie „Tools, die effiziente Arbeitsabläufe für Mitarbeiter gewährleisten“, während die Kategorie „Tools, die Heimarbeiter miteinander verbinden“ beispielsweise aus folgenden besteht: Slack und Zoom.

Arbeiten Sie effizient, egal wo Sie sich gerade befinden

Um optimale Rahmenbedingungen zu schaffen, damit die Mitarbeiter im Homeoffice erfolgreich arbeiten können, empfiehlt es sich, die Mitarbeiterzufriedenheit regelmäßig zu ermitteln. Bei Visma nutzen wir Peakon von Workday, ein fantastisches Instrument, das uns einen Eindruck davon vermittelt, was wir noch besser machen können. Dabei geht es nicht nur darum, die besten Rahmenbedingungen zu schaffen, damit die Mitarbeiter ihre Leistung optimal entfalten können, sondern auch darum, sich um das Wohlbefinden und das Engagement der Mitarbeiter zu kümmern. Dies ist besonders wichtig, da sich nicht alle unsere Mitarbeiter physisch im Büro befinden, wie wir es in der Vergangenheit gewohnt waren.

Um die Frage im Titel dieses Blogbeitrags zu beantworten: Sie müssen Ihren Mitarbeitern die richtigen digitalen Tools zur Verfügung stellen, da das Arbeiten von zu Hause aus in dänischen Unternehmen immer beliebter wird. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter in der Lage sein müssen, alle Aspekte ihrer Arbeit zu bewältigen – unabhängig davon, ob diese zu Hause oder im Büro des Unternehmens stattfindet.

Häufig gestellte Fragen

Bei wie viel Prozent der Unternehmen ist die Produktivität durch die Arbeit im Homeoffice gestiegen oder gleich geblieben?

Laut einer in dem Beitrag zitierten Umfrage von Dansk Industri unter 230 dänischen Unternehmen verzeichneten 73 % bei der Arbeit im Homeoffice eine gestiegene oder unveränderte Produktivität. Nur 3 % gaben einen Rückgang an. Acht von zehn Unternehmen erklärten, sie seien offen dafür, den Anteil der Zeit, die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, zu erhöhen.

Welche digitalen Tools benötigen Mitarbeiter im Homeoffice, um ihre Spesen von zu Hause aus zu verwalten?

Mitarbeiter im Homeoffice benötigen ein cloudbasiertes Spesenabrechnungs-Tool mit einer mobilen App, das die Erfassung von Belegen, die Genehmigung von Transaktionen mit Firmenkreditkarten, die Erfassung von Fahrten und die Zeiterfassung ermöglicht, ohne dass ein Zugriff auf das Büronetzwerk erforderlich ist. Der gesamte Arbeitsablauf vom Kauf bis zur Buchhaltung muss über ein privates Endgerät abgewickelt werden können.

Wer ist dafür verantwortlich, digitale Arbeitsmittel für Remote-Mitarbeiter bereitzustellen?

In dem Beitrag wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es in der Verantwortung des Unternehmens und nicht des Mitarbeiters liegt, Mitarbeiter im Homeoffice mit den richtigen digitalen Tools auszustatten. Dazu gehören nicht nur Kommunikations- und Kollaborationstools, sondern auch finanzielle und administrative Arbeitsabläufe wie die Spesenabrechnung, die die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen und eine korrekte Erstattung zu erhalten.

Inwiefern support Visma Acubiz support Arbeiten oder Remote-Arbeit?

Alle Acubiz-Daten werden in der Cloud gespeichert, sodass Mitarbeiter lediglich einen Computer oder ein Smartphone benötigen, um von jedem Ort aus auf die gesamte Plattform zugreifen zu können. Das bedeutet, dass die Einreichung von Spesenabrechnungen, die Genehmigung von Rechnungen, die Zeiterfassung und die Erfassung von Fahrtenkilometern überall gleich funktionieren, egal ob sich ein Mitarbeiter im Büro oder zu Hause befindet.