The Digital Accountancy – Part 1

En helt rak och digitaliserad process inom kundreskontraavdelningen är inte bara förbehållen stora organisationer.

I korthetKundfordringar och leverantörsskulder är vanligtvis de två mest kostsamma ekonomiprocesserna och de som i högst grad är beroende av tidskrävande manuellt arbete. Acubiz täcker den del av ekvationen som rör medarbetarnas utgifter och hävdar att den övergripande resan mot digital bokföring kräver att man systematiskt tar itu med alla centrala delar av ekonomiprocesserna, inte bara en i taget.

Jag har alltid varit intresserad av automatisering och digitalisering. Genom mitt eget företag, Acubiz, har jag faktiskt ägnat större delen av min karriär åt just detta.

Acubiz huvudsakliga verksamhetsområde är hanteringen av de utgifter som uppstår i samband med de anställdas verksamhet. Med andra ord handlar vår verksamhet om att säkerställa ett digitalt och automatiserat flöde från det ögonblick en utgift uppstår till dess att den bokförs och redovisas. Detta omfattar alla tillhörande krav på juridisk dokumentation, fördelningsalternativ, krav på godkännandeprocessen samt krav relaterade till företagets riktlinjer samt själva bokföringsposten.

Processen kring denna typ av utgifter är bara en av många inom det komplexa systemet av ekonomiprocesser. Eller uttryckt på ett annat sätt: en del av resan mot digital bokföring. I det här blogginlägget kommer jag att ta upp processerna kring kundfordringar och leverantörsskulder samt lista några verktyg som kan hjälpa till att optimera och digitalisera dem. Det är två av kärnprocesserna inom ekonomiavdelningen, och vanligtvis de två dyraste processerna – men varför förlitar sig fortfarande så många företag på långsamt manuellt arbete när det gäller leverantörs- och kundreskontra?

Kundfordringar

Kundfordringshantering omfattar många delprocesser och kan snabbt bli en komplex angelägenhet med många fallgropar som potentiellt kan skada ett företag.

Traditionellt har arbetet med kundfordringar inneburit många manuella uppgifter genom hela processen, såsom kreditprövningar, registrering och bokföring av betalningar, bankavstämning, betalningspåminnelser, anmälningar, hantering av invändningar, inkasso m.m. En effektiv process kring allt detta bidrar till att optimera kassaflödet och förbättra likviditeten. Flera undersökningar visar att företag med ett effektivt kassaflöde kan växa snabbare och generellt sett värderas högre. Så, för en ekonomiavdelningen, en välfungerande process för hantering av kassaflöde och likviditet är ett av de viktigaste verktygen för att anpassa verksamheten så att den uppnår bättre resultat.

En helt rak och digitaliserad process inom kundreskontraavdelningen är inte bara förbehållen stora organisationer. Det betyder inte att alla stora organisationer har en smidig, digital och automatiserad kundreskontraprocess – många har faktiskt utrymme för förbättringar. Men det gäller även små och medelstora företag, och det finns ett brett utbud av lättillgängliga lösningar och tjänster på marknaden som kan hjälpa företag av alla storlekar i deras övergång till en digital kundreskontraprocess.

Nedan har jag listat några exempel som är värda att ta en titt på:

• Likvido – Ett danskt utvecklat system för hantering av gäldenärer.
• Tesorio – En plattform baserad i USA för att optimera kassaflödet.
• FarPay – Dansk plattform för hantering av gäldenärer.
• Fenerum – även ett program som utvecklats i Danmark och som är särskilt utformat för företag som bedriver prenumerationsverksamhet.
• Pengaflöde – en innovativ plattform som erbjuder omedelbar betalning av fakturor.

Leverantörsskulder

Precis som det är uppenbart när det gäller hanteringen av kundfordringar innefattar hanteringen av leverantörsskulder ett flertal delprocesser, och även här finns viktiga aspekter att beakta. Arbetet med leverantörsskulder kan också innebära mycket tidskrävande uppgifter. Själva processen kring kontroll och godkännande av leverantörsfakturor, inklusive verifiering av att fakturauppgifterna stämmer överens med vad som beställts och levererats, kan ta timme efter timme i anspråk. Och denna tidsåtgång sker inte bara på ekonomiavdelningen, utan även i resten av organisationen. Dessutom påverkar hur ni hanterar betalningarna även ert kassaflöde och er likviditet.

När det gäller leverantörsskulder och leverantörshantering finns det även digitala verktyg som kan hjälpa till att automatisera denna process. Denna typ av verktyg kategoriseras ofta som ”fakturahantering” och ”purchase to pay”-lösningar. Generellt sett digitaliserar och effektiviserar dessa system processen från det att ett inköp görs till dess att det bokförs och betalas. Det vill säga från det att en beställare beställer varor eller tjänster, till dess att inköpet godkänns (kanske på flera nivåer) och fram till att bokföringen och betalningen hanteras. Programvara inom dessa kategorier digitaliserar vanligtvis även fakturorna och strukturerar deras datainnehåll. När du letar efter denna typ av lösning är det viktigt att du undersöker alternativen noggrant och säkerställer att systemet uppfyller dina affärsbehov. Till exempel passar lösningar som kategoriseras som ”purchase to pay”-lösningar bäst för organisationer med en komplex process för leverantörsreskontra.

Jag har hittat några exempel på bra lösningar här:

• Palett – en fullt utrustad ”purchase-to-pay”-lösning, utvecklad av det svenska företaget Palette Software.
• Acubiz fakturahantering – vår egenutvecklade lösning för fakturahantering, som inkluderar ett intuitivt arbetsflöde för godkännande via mobil.
• Roger – En i Danmark utvecklad programvara för hantering av fordringar, inklusive godkännande och betalning.
• MediusFlow – programvara för automatisering av digital leverantörsreskontra från det svenska företaget Medius.

Som jag nämnde inledningsvis handlar Acubiz främst om de utgifter som uppstår i samband med de anställdas verksamhet, till exempel i samband med resor. Det kallas också Kostnadshantering eller hantering av utgifter, utbetalningar eller resekostnader. För de flesta företag ingår detta arbete vanligtvis i processen för leverantörsreskontra. Särskilt när det gäller utgiftshantering är en digital tjänst mycket lämplig, eftersom många kvitton fortfarande kommer in i klassiskt fysiskt (pappersbaserat) format. Du har säkert också lagt märke till att jag nämnt att vi även har en fakturahanteringslösning i vårt utbud. Hur kommer det sig, kanske du undrar? Jo, det beror på att själva arbetsflödet med godkännande, bokföringsposter och redovisning av utgiftskvitton respektive leverantörsfakturor är mycket likartat (såvida inte ditt företag har komplexa krav kring leverantörsfakturorna). Därför är det logiskt, både för användare och godkännare, att hantera uppgifterna på ett likartat sätt via ett igenkännbart gränssnitt.

Digital och automatiserad redovisning ger konkurrensfördelar

Jag är helt övertygad om att automatiserad redovisning och bokföring ger ett företag konkurrensfördelar. Det handlar helt enkelt om att man, genom att optimera kassaflödet och likviditeten när det gäller kundfordringar och leverantörsskulder, får ett bättre finansiellt utrymme. Dessutom kan man genom automatiseringen spara tid. Detta frigör tid för produktivt arbete som skapar värde.

Vi önskar er en trevlig resa på vägen mot den digitala redovisningen.

Vanliga frågor

Vilka är de dyraste processerna inom en typisk ekonomiavdelning?

Kundfordringar och leverantörsskulder är i allmänhet de två mest kostsamma finansiella processerna att hantera. Båda kännetecknas av stora transaktionsvolymer, många manuella steg och en betydande risk för fel och förseningar. Trots detta förlitar sig många företag fortfarande på manuella processer inom dessa områden.

Hur ser en helt digital process för kundfordringar ut?

En digital kundfordringsprocess hanterar kreditprövningar, registrering av betalningar, bankavstämning, betalningspåminnelser och inkasso utan manuella ingrepp i varje steg. Forskning visar att företag med effektiva kundfordringsprocesser har bättre kassaflöde, växer snabbare och värderas högre än företag med manuella, långsammare processer.

Hur passar kostnadshantering in i det bredare begreppet digital redovisning?

Hanteringen av personalens utgifter är en del av det större ekosystemet för finansprocesser. Acubiz täcker hela processen från det att en utgift uppstår till dokumentation, godkännande och bokföring. Detta hänger samman med den övergripande målsättningen att skapa en helt digital och automatiserad ekonomifunktion som omfattar alla typer av transaktioner.

Är helt digital bokföring endast möjligt för stora organisationer?

Nej. En helt digital AR-process och automatiserade ekonomiarbetsflöden är tillgängliga för organisationer av alla storlekar. Tekniken och SaaS-leveransmodellerna har gjort det som tidigare var en funktion endast för stora företag tillgängligt för små och medelstora företag till en rimlig kostnad.