The Digital Accountancy – Part 3: Why your bookkeeping practice is important

In diesem Blogbeitrag werde ich mich weiter mit dem Trend zur Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse im Finanzbereich befassen. Dies ist ein Bereich, in dem sich die Technologien, die dies ermöglichen, rasant weiterentwickeln. Viele Finanzprozesse eignen sich gut für die Digitalisierung und Automatisierung. Das liegt daran, dass sie oft durch Struktur, Regeln und Wiederholungen gekennzeichnet sind. Mit anderen Worten: Ein großer Teil der verarbeiteten Daten lässt sich relativ einfach strukturieren, und viele der Prozesse, die zu ihrer Verwaltung eingesetzt werden, basieren im Wesentlichen auf Regeln.

TL;DRNicht jede Finanzsoftware kann die spezifischen Buchhaltungsabläufe jedes Unternehmens support , und diese Diskrepanz ist eine häufige Ursache für gescheiterte Digitalisierungsprojekte. Bevor Sie sich für ein digitales Tool zur Automatisierung der Finanzprozesse entscheiden, ist es unerlässlich, Ihr eigenes Fachwissen zu verstehen, einschließlich der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Ausgaben kontiert, genehmigt und verbucht.

Es ist jedoch anzumerken, dass die Sachlage komplex werden kann, was mit den Praktiken zusammenhängt, nach denen eine bestimmte Organisation ihre Finanzprozesse gestaltet. Das heißt, die spezifischen Buchhaltung und der Buchhaltung. Das bedeutet, dass Sie aufmerksam sein sollten, wenn Sie damit beginnen, die Finanzprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Wenn ich mir zum Beispiel den Prozess im Zusammenhang mit Spesenbelege und Kostenrechnungen, dann sind das bei weitem nicht alle digitalen Tools für Kostenmanagement, die Bearbeitung von Belegen oder Rechnungsmanagement das genau auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens support zugeschnitten ist.

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Fachwissen

Anwendungen, die Sie bei der Digitalisierung und Automatisierung von Finanzprozessen unterstützen, können für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein. Sie können beispielsweise dazu beitragen, den Zeitaufwand für manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Präzision der Ergebnisse zu steigern. Sie sollten jedoch darauf achten, sich nicht von all den Verkaufsargumenten und vollmundigen Versprechungen über die Fähigkeiten verschiedener neuer und intelligenter Systeme blenden zu lassen, die versprechen, alles mühelos zu erledigen. Denn Tatsache ist, dass es in allzu vielen Fällen Einschränkungen hinsichtlich der tatsächlichen Fähigkeiten der Systeme gibt, support spezifische Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen zu support . Deshalb dürfen Sie nie vergessen, dass das einzigartige Fachwissen, das in Ihrem Unternehmen aufgebaut wurde, nicht außer Acht gelassen werden darf. In dem Bereich, um den es hier geht, handelt es sich sowohl um rein finanzspezifisches Fachwissen als auch um unternehmensspezifisches Fachwissen, wenn es um Ihre Buchhaltungsgrundsätze und -praktiken im Bereich der Kreditorenbuchhaltung geht. In diesem Bereich ist es meiner Meinung nach nicht ratsam, Kompromisse einzugehen. Allerdings schadet es nie, sich selbst dazu herauszufordern, zu hinterfragen, wie Dinge beispielsweise von einem System- oder Softwareanbieter gehandhabt werden – aber das sollte nicht um jeden Preis geschehen.

Fördert oder untergräbt das Ihr Geschäft?

Wenn Sie sich für eine Investition in Software entscheiden, die bei der Digitalisierung und Automatisierung hilft, ist es entscheidend, dass Sie gründlich prüfen, ob die Software support Unternehmen in vollem Umfang support kann. Bleiben wir beim Beispiel der Tools zur Verwaltung von Ausgaben und Belegen: Wenn Ihr Unternehmen mit mehreren finanziellen Dimensionen arbeitet, sollte das von Ihnen gewählte Tool support natürlich support . Es kann auch sein, dass Ihr Arbeitsablauf für Ausgaben und Rechnungen dynamisch sein muss, je nach Eingaben oder ausgewählten Dimensionswerten. Ein Beispiel hierfür wäre, dass ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung mit einem bestimmten Projekt verknüpft und dadurch ein Genehmigungsprozess ausgelöst wird, bei dem ein bestimmter Projektleiter die Spesen genehmigen muss – und nicht der Vorgesetzte, der normalerweise die Spesen genehmigt. In diesem Fall sollten Sie sich (und den Softwareanbieter) fragen, ob Ihre spezifische Dimensionsstruktur unterstützt werden kann. Ist dies nicht der Fall oder wirkt der Anbieter bei dieser Frage ratlos, dann müssen Sie ernsthaft abwägen, ob Sie Kompromisse eingehen möchten oder ob es besser ist, einen anderen Anbieter zu suchen.

Wenn Sie Kompromisse eingehen, riskieren Sie, dass die gewünschten Effekte und Vorteile der Implementierung einer Lösung ausbleiben. Das bedeutet, dass Sie gezwungen sein werden, erhebliche Ressourcen für die nachgelagerte Datenverarbeitung aufzuwenden und dadurch Effizienzgewinne verpassen. Im schlimmsten Fall würde ein Kompromiss sogar bedeuten, dass Sie Ihr eigenes Geschäft untergraben, weil Sie Ihr Fachwissen und die daraus abgeleiteten Anforderungen in den Hintergrund stellen und eine Software trotz ihrer Einschränkungen (unabhängig davon, ob Sie sich dieser bewusst sind oder nicht) implementieren. In diesem Beispiel, bei dem es um die Bearbeitung von Ausgaben und Belegen geht, bedeutet die Tatsache, dass Sie beispielsweise auf die Möglichkeit verzichten, Transaktionen mit Ihren Finanzdimensionen zu verknüpfen, dass Sie Schwierigkeiten haben werden, detaillierte Berichte zu erstellen und Einblicke in die finanzielle Leistung Ihres Betriebs zu gewinnen. Das kann schnell kostspielig werden.

„Best-of-Breed“ bedeutet beste Bedingungen

Lassen Sie mich das einmal klarstellen: Wenn Ihre Buchhaltung auch nur ein wenig komplex ist, sollten Sie sich nach Spitzenklasse support -Lösungen für die Digitalisierung Ihres Finanzwesens. Wenn es um das Spesenmanagement geht, ist klar, dass sich manche Lösungen nur sehr schwer miteinander vergleichen lassen, obwohl sie im Grunde denselben Prozess abdecken. Nehmen wir einmal die integrierte Funktionalität für Spesenabrechnungdie in Gehalts- und Lohnabrechnungssystemen oder Apps bestimmter Anbieter von Firmenkreditkarten integriert sind und die eine Dokumentation der Transaktionen ermöglichen. Bei solchen Lösungen fehlen jedoch die notwendigen Optionen zur Konfiguration von Finanzdimensionen oder Workflows, sodass sie nicht optimal auf Ihre Betriebsabläufe zugeschnitten sind. Vergleicht man solche Lösungen mit echten Best-of-Breed-Lösungen für das Spesenmanagement, kann man wohl sagen, dass Das ist so, als würde man ein Finanzsystem mit einer Excel-Tabelle vergleichen.

Häufig gestellte Fragen

Warum scheitern manche Digitalisierungsprojekte im Finanzbereich, obwohl die Software technisch dazu in der Lage ist?

Viele digitale Tools können den spezifischen Buchhaltungsabläufen einer bestimmten Organisation nicht gerecht werden. Wenn eine Software support ein Unternehmen Ausgaben tatsächlich kontiert oder genehmigt, nicht support , entstehen Umgehungslösungen, die Akzeptanz sinkt und die erwarteten Vorteile bleiben aus. Das Tool mag technisch beeindruckend sein, passt aber möglicherweise nicht gut zur Organisation.

Was versteht man unter Fachwissen im Finanzbereich und warum ist es für die Softwareauswahl von Bedeutung?

Fachwissen ist das gesammelte Verständnis darüber, wie Ihr Unternehmen Finanzprozesse abwickelt: Kodierungskonventionen, Genehmigungshierarchien, Kontenstrukturen und Compliance-Anforderungen. Dieses Wissen darf bei der Digitalisierung nicht verloren gehen. Software, die diesem Wissen nicht gerecht wird, erzwingt unerwünschte Prozessänderungen.

Worauf sollten Finanzverantwortliche bei der Bewertung von Software für das Ausgaben- oder Rechnungsmanagement achten?

Seien Sie vorsichtig bei Werbeversprechen, wonach ein System „alles ohne Aufwand erledigen“ kann. Prüfen Sie, ob die Software tatsächlich die spezifischen Buchhaltungsabläufe support Unternehmens support und nicht nur allgemeine Anwendungsfälle abdeckt. Bitten Sie um Referenzen von Unternehmen mit einer ähnlichen Komplexität in der Buchhaltung.

Wie sollten Finanzteams die Digitalisierung angehen, ohne wichtiges Prozesswissen zu verlieren?

Erfassen Sie Ihren aktuellen Prozess detailliert, bevor Sie sich für eine Software entscheiden. Dokumentieren Sie, wie Sie Ausgaben verbuchen, welche Genehmigungsregeln gelten und wie die Buchungssätze aussehen. Nutzen Sie diese Informationen als Spezifikation bei der Bewertung von Anbietern und testen Sie die Software anhand realer Szenarien aus Ihrem Unternehmen, bevor Sie sich festlegen.