Tidsregistrering er helt sikkert kommet på dagsordenen hos de fleste virksomhedsledere. Men allerede før den nye tidsregistreringslov blev indført i 2024, var der fokus på registrering af arbejdstid og dens forretningsmæssige fordele.
Det forstår vi godt, for det indebærer en masse fordele, som næsten alle typer virksomheder kan drage nytte af. På den anden side har de fleste virksomhedsledere også flere bekymringer i forbindelse med implementering og drift af en tidsregistreringsproces.
I dette blogindlæg vil jeg se nærmere på de vigtigste fordele, og samtidig vil jeg komme ind på et par punkter, man skal være opmærksom på.
Fordele for virksomheden
1. Øget profitabilitet
Tidsregistrering giver mulighed for at få indsigt i, hvordan en organisations personaleressourcer udnyttes. Det bliver med andre ord lettere at få et overblik over, hvad lønomkostningerne bruges til. Det bliver også muligt at holde styr på projektøkonomien og arbejde dynamisk med at prioritere ressourcer, hvis nogle aktiviteter tager for meget af dem.
2. Præcis fakturering
Registrering af tidsforbrug relateret til eksterne projekter, opgaver, kunde- og klientsager skaber et solidt grundlag for præcis fakturering. I de fleste tilfælde opnås også en øget faktureringsgrad. Hvis processen er digital og automatiseret betyder det også, at faktureringen kan eksekveres hurtigt og effektivt. Det kan give et bedre cash flow og øget likviditet.
3. Øget produktivitet og bedre arbejdsgange
Med tidsregistrering bliver det lettere for medarbejderne at styre gennem projekter. Det bliver også lettere for f.eks. et projektteam at få fuldt overblik over fremdriften og samtidig også over de enkelte medarbejderes fremdrift på specifikke delopgaver.
4. Bedre planlægning gennem indsigt
Efter noget tid med en veldefineret proces for tidsregistrering, og ikke mindst de rette værktøjer til at udføre opgaven, opbygges der et datagrundlag, som giver indsigter omkring opgavernes omfang samt det reelle tidsforbrug på forskellige typer af opgaver og projekter. Dette kan anvendes til fremtidig planlægning og benchmark.
5. Mere præcis kommunikation
Detaljeret tidsregistrering i forhold til f.eks. projekter eller opgaver, uanset om de er interne eller eksterne, gør det lettere at lave præcis kommunikation til forskellige interessenter om fremskridt, milepæle, forventet afslutning og potentielle forsinkelser.
6. Overholdelse af regler og aftaler
Tidsregistrering giver overblik over medarbejdernes faktiske arbejdstid. I de tilfælde, hvor arbejdstidsregler og overenskomster skal overholdes, er det afgørende at have kontrol over den faktiske arbejdstid i organisationen. Dette er efter indførelsen af EU's nye lov om tidsregistrering fra 2024 blevet helt afgørende for alle virksomheder.
Nu tænker du måske, at "det var kun 6 fordele ved tidsregistrering, men overskriften lovede 10 fordele!" Ja, det er rigtigt, men bare rolig, hvis du læser videre, er de sidste 4 fordele lige om hjørnet. Men inden da skal vi lige se på de potentielle forhindringer (eller udfordringer, vil nogle måske sige), som jeg ser i forbindelse med implementeringen af tidsregistrering.
Potentielle udfordringer med tidsregistrering
En af de største bekymringer, som mange virksomhedsledere har, er, hvordan et krav om tidsregistrering vil blive modtaget af medarbejderne. Faktum er, at der er en risiko for, at nogle medarbejdere vil opfatte det som øget overvågning og kontrol. På den anden side er det også en kendsgerning, at andre medarbejdere ikke vil blive generet det mindste.
En ting er dog sikkert, det vil kræve en adfærdsændring i organisationerne, fordi medarbejderne skal tilpasse sig en ny opgave i den daglige drift. Et andet opmærksomhedspunkt er derfor også den faktiske tid, det tager at foretage tidsregistreringen. Her er det naturligvis vigtigt at finde et værktøj, der er nemt og intuitivt at arbejde med.
Især bekymringen for medarbejdernes syn på tidsregistrering fører mig videre til de næste fordele - fordi de er fokuseret på fordelene for medarbejderne.
Personalegoder
7. Personlig effektivitet
Tidsregistrering giver den enkelte medarbejder mulighed for at arbejde med sin personlige effektivitet gennem udnyttelse af den indsigt i eget ressourceforbrug, der er opbygget.
8. Struktur og overblik
Et værktøj til tidsregistrering er også et værktøj til at holde overblik over aktuelle opgaver, projekter og deadlines, og det er et værktøj til at planlægge indsatsen.
9. Identifikation af mønstre
Tidsregistrering giver også medarbejderen mulighed for at identificere mønstre i hvordan vedkommende selv arbejder. Dette kan bruges til at udpege de forskellige tidsrøvere, som alle på et eller andet plan ofte rammes af og gerne vil eliminere.
10. Visualiser den faktiske arbejdstid
For medarbejderne er det også en fordel at kunne visualisere den faktiske arbejdstid, herunder overarbejde. Det giver et grundlag for en faktabaseret dialog med ledere og kolleger.
Disse medarbejderfordele er meget vigtige, når vi taler om implementering af et tidsregistreringssystem. For uanset hvordan du vender og drejer det og påpeger alle fordelene for virksomheden, er det afgørende, at du som virksomhedsleder også formår at forklare medarbejderfordelene, når det implementeres. Det er ikke meget anderledes, end hvis vi havde at gøre med en implementering af et hvilket som helst andet værktøj, der kræver en ændring af de daglige rutiner. Det ved vi fra vores mere end 20 års erfaring med implementering af Expense Management-løsninger.
Så husk på, at hvis tidsregistrering skal blive et stærkt værktøj for din virksomhed, så kræver det god ledelse.
Vil du vide mere?
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.
