How to implement an expense management solution?

Jeg har tidligere været inde på vigtigheden af forberedelsesarbejdet, leverandørundersøgelsen og valg af løsning, når det gælder om at sikre en vellykket implementeringsproces. Selvom man fra starten har valgt Acubiz med en god portion procesindsigt og den rette løsning på hylden, befinder man sig stadig i risikozonen for at ende i »halv-halv-fælden«.

TL;DREn vellykket implementering af udgiftsstyring starter med at kortlægge de eksisterende processer: inden man vælger en leverandør. Acubiz anvender en struktureret implementeringsmetode, der omfatter proceskortlægning, datforberedelse, Proof of Concept og Go-Live, for at hjælpe organisationer med at undgå »halv-halv-fælden«, hvor halvdelen af alle implementeringer ikke leverer den fulde værdi.

Udtrykket »Fifty-Fifty-fælden« henviser til, at 50 % af de organisationer, der vælger at investere i en digital udgiftsstyring løsningen udnytter man ikke fuldt ud. Dette kan f.eks. ske, hvis implementeringsprocessen kommer ud af kurs.

Læs videre og få et par værdifulde tips til, hvordan du sikrer en optimal implementeringsproces.

Procesindsigt og kortlægning

Det er afgørende for implementeringsprocessen, at den er baseret på en detaljeret og grundigt afstemt procesbeskrivelse. 

Sammen med din leverandør eller implementeringspartner bør du afdække din proces. Potentielt skal du også justere den i forhold til potentielle optimeringer og procesinnovation. Husk, at den fremragende leverandør vil hjælpe dig med denne del, selv før implementeringsfasen påbegyndes. 

Et tip, når du udfører proceskortlægningen, er, at du også foretager en gennemgang af jeres virksomheds regler og retningslinjer for medarbejdernes udgifter.

Det typiske udgiftsstyring Fremgangsmåden er ganske enkel: Medarbejder > Godkender >. Finance

Men det er vigtigt at gå mere i detaljer. Forskellige typer af brugere skal defineres og beskrives. Godkendelsesflowet skal visualiseres. Er det en simpel proces med godkendelse fra en direkte leder? Eller er det f.eks. en proces med projekt- eller afdelingsgodkendelse?

Desuden skal beføjelses- og godkendelsesniveauerne for hver rolle kortlægges. Endelig skal alle delkomponenter og afhængigheder kortlægges. For eksempel i forbindelse med det nødvendige ERP-system og løn systemintegrations, kreditkort leverandører, opsætning af regnskabskonti samt et regnskabssystem og omkostningskategorier/-typer.

Få styr på dine data

Det næste skridt er at gøre dine data klar til Acubiz eller implementeringspartneren. Husk, at du i den forbindelse skal være opmærksom på niveauet for Datasikkerhed hvilke foranstaltninger din partner har truffet, og hvilke tiltag der er iværksat i den forbindelse. 

Præcision er nøglen, når du forbereder dine data, så sørg for at investere en passende mængde tid til at gøre denne opgave korrekt. Du skal have kontrol over følgende:

Brugerdata: Stamdata og kategorisering af dine brugere samt data til kommunikationsformål.

Dimensioner: Data til opsætning af korrekte regnskabsstrenge. Har du brug for dimensioner for afdelinger, omkostningssteder, projekter osv.? Er der afhængigheder mellem dimensionerne, og hvilke skal være synlige for de respektive brugere? Overvej, hvilke valg brugerne skal kunne træffe, når de anvender udgiftsstyringsløsningen.

Regnskabsplan og omkostningstype: Der skal oprettes en regnskabsplan i din nye udgiftsstyringsløsning, hvor brugerne kan indtaste deres transaktioner. Sørg for at udforme den med brugerne for øje – den skal være logisk og let at forstå. I forbindelse med dette arbejde skal du også tage højde for Moms koder og Firmapolitikker for de respektive omkostningstyper.

Regnskabsprincipper: Det er vigtigt at tilpasse regnskabsprincipperne i udgiftsstyringsløsningen for at sikre, at valutakonverterings- og bogføringsdataene fungerer korrekt i vores ERP-system.

Løndata: Hvis du har brug for at integrere en lønordning, så lønudligning og refusion registreres her, skal du også definere, hvilket system og hvilke lønposter du skal oprette.

Det er også vigtigt, at du overvejer, hvordan ovenstående data fremover skal vedligeholdes. De førende løsninger på markedet giver mulighed for at indstille automatisk vedligeholdelse af bruger- og dimensionsdata via integrationer. Det er ofte kompleksiteten i din opsætning og din organisation, der afgør, om det er mere fornuftigt at vedligeholde disse data manuelt i udgiftsstyringsløsningen.

Læs mere om valget mellem »Best-of-Breed«- eller »Best-of-Suite«-løsninger her.

Proof of Concept og Go-Live

Når udgiftsstyringsløsningen er konfigureret med brugertyper, dimensioner, regnskabsplaner og integrationer, anbefaler jeg altid, at der gennemføres en Proof of Concept. Med andre ord en testperiode, hvor der behandles reelle transaktioner og data i udgiftsstyringsløsningen. I løbet af denne periode er det muligt at gennemgå opsætningen og foretage justeringer, hvis det er nødvendigt.

I denne periode skal du også forberede live-lanceringen. En af de vigtigste ting at arbejde med her er brugernes onboarding og uddannelse. Hvis du vælger den rigtige løsning, kommer den også med en høj grad af brugervenlighed og en intuitiv brugergrænseflade. Derfor bør du være i stand til at komme igennem denne del af processen relativt let, når vi taler om almindelige brugere.

Jeg siger ikke, at I ikke skal gøre noget, men sørg for at holde fokus på en hurtig implementering af udgiftsstyringsløsningen. Med det mener jeg, at I skal få brugerne til at downloade mobilappen, få dem til at sætte sig ind i undervisningsmaterialet og få dem til at bruge appen, så snart den går i drift.

For økonomi- og administrationsbrugerne er det vigtigt virkelig at involvere dem i projektet på et tidligt tidspunkt. De skal fungere som jeres interne ambassadører for værktøjet. Jeg anbefaler en pro-/superbruger-tilgang, hvor du skal involvere din leverandør i uddannelsen af økonomi- og administrationsbrugere, så de kan videregive viden til de almindelige brugere. 

I forbindelse med alt det ovenstående er det naturligvis vigtigt at have alt kommunikationsmateriale klar samt at planlægge de nødvendige kurser, inden udgiftsstyringsløsningen tages i brug.

Vil du vide mere?

Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er »Fifty-Fifty-fælden« i forbindelse med implementering af udgiftsstyring?

»Fifty-Fifty-fælden« henviser til den kendsgerning, at ca. 50 % af de organisationer, der investerer i software til digital udgiftsstyring, ikke opnår den fulde nytteværdi: ikke fordi softwaren er dårlig, men fordi implementeringsprocessen kører af sporet. Almindelige årsager er blandt andet utilstrækkelig proceskortlægning inden idriftsættelsen, manglende opbakning fra interessenterne og utilstrækkelig datapræparation.

Hvor lang tid tager det at implementere en løsning til udgiftsstyring?

En typisk Acubiz-implementering tager 4–8 uger fra kontraktindgåelse til idriftsættelse for en standardkonfiguration, inklusive ERP-integration. Mere komplekse opsætninger – f.eks. flere juridiske enheder, tilpassede godkendelseshierarkier eller skræddersyede ERP-integrationer – kan tage 10–16 uger. Tidsrammen afhænger i høj grad af, hvor godt organisationen har kortlagt sine eksisterende processer, inden arbejdet påbegyndes.

Hvilke processer bør kortlægges, inden man implementerer et udgiftsstyringssystem?

Du bør kortlægge: hvem der afholder udgifter, og hvor ofte; hvilke betalingsmetoder der anvendes; hvordan udgifterne i øjeblikket godkendes, og af hvem; hvordan de i øjeblikket kodes og bogføres i ERP-systemet; samt hvor de nuværende flaskehalse og fejlprocenterne er højest. Denne udgangssituation er afgørende for at kunne konfigurere det nye system korrekt og måle forbedringer efter idriftsættelsen.

Hvilke data skal forberedes, inden udgiftsstyringen tages i brug?

Som minimum: jeres kontoplan og omkostningssteder fra ERP-systemet, lister over medarbejdere og godkendere med deres indbyrdes relationer, data om firmakort, hvis disse er tilknyttet, samt eventuelle regler i udgiftspolitikken, der skal håndhæves automatisk. Acubiz’ implementeringsteam hjælper med at strukturere og validere disse data i fasen før idriftsættelsen.

Hvad er et proof of concept for udgiftsstyringssoftware?

Et Proof of Concept (PoC) er en kontrolleret test med en lille gruppe af reelle brugere – typisk en afdeling eller et team – inden løsningen implementeres i hele organisationen. PoC’et sikrer, at ERP-integrationen fungerer, at godkendelsesworkflowet overholder virksomhedens retningslinjer, og at medarbejderne kan registrere udgifter uden problemer. Acubiz anbefaler et PoC til alle implementeringer med over 100 brugere.