Choosing the wrong SaaS vendor is certainly not desirable and you might get burned financially in the long run.
Er din virksomhed på udkig efter en ny SaaS-løsning for at imødekomme nogle af jeres forretningsmæssige behov? Så vil jeg gerne bidrage med nogle overvejelser om, hvad I bør være opmærksomme på og tænke over, inden I træffer jeres beslutning. For hvis I vælger den forkerte SaaS En sådan leverandør er bestemt ikke at anbefale, og det kan på sigt koste dig dyrt. Derfor bør du gøre dit hjemmearbejde grundigt, bruge tid på at undersøge markedet og vurdere potentielle leverandører ud fra nedenstående punkter.
TL;DRAt vælge den forkerte SaaS-leverandør kan være dyrt og svært at rette op på, og derfor har Acubiz samlet erfaringerne fra mere end to årtier og tusindvis af implementeringer i ti praktiske kriterier til vurdering af softwareleverandører. Listen omfatter strategi, behovsdefinition, integrationskrav, datasikkerhed, kontraktvilkår samt de praktiske forhold ved implementering og support.
Her kommer derfor mine 10 gode råd, som vi, i Acubiz, har erfaret er vigtige at tage med i overvejelserne, inden I vælger jeres nye SaaS-leverandør. I al beskedenhed, er vores viden og erfaring ret omfattende med tusindvis af implementeringer i en periode på over to årtier.
Start med at finde ud af, om du vil følge en »Best-of-Breed«- eller en »Best-of-Suite«-strategi. Det vil sige, om du vil købe software og applikationer ud fra den betragtning, at du ønsker de bedste værktøjer til rådighed til at løse bestemte opgaver (»Best-of-Breed«). Eller om købet skal baseres på den betragtning, at du ønsker at samle størstedelen af dit samarbejde hos én leverandør (»Best-of-Suite«). Den schweiziske lommekniv (Best-of-Suite) kan være en god løsning, hvis de forskellige elementer er af høj kvalitet, men du risikerer også at blive bundet til en middelmådig saks, kniv, sav osv. Jeg har tidligere skrevet et blogindlæg, der går meget mere i dybden med både fordele og ulemper ved disse to strategier; »Best-of-Breed« eller »Best-of-Suite«.
Det er helt afgørende, at du definerer, hvilke behov løsningen skal dække for dig. Er det vigtigt, at den er brugervenlig, at den sparer dig tid, eller at den nemt kan integreres med dine andre systemer? Lav en liste over dine behov, og beslut, hvilke funktioner der er vigtigst for dig. Vores egen erfaring viser, at både den indledende dialog og selve implementeringsprocessen forløber meget nemmere og hurtigere, hvis du på forhånd har tænkt over den proces, der skal ændres. Og jo mere detaljeret, desto bedre.
Dette er uden tvivl et af de vigtigste råd. Du skal huske på, at du og din leverandør deler ansvaret for sikkerheden, når der er tale om SaaS-løsninger. Det kan blive en dyr affære, hvis leverandørens sikkerhedsstandarder ikke lever op til kravene. Du kan nemt anmode om dokumentation for, hvordan leverandøren agter at behandle dine følsomme data. Med andre ord skal du kontrollere, om leverandøren håndterer dine data sikkert og korrekt i henhold til gældende standarder samt den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR). Du kan undersøge, om deres sikkerhedsstandarder er høje, ved at tjekke deres certificeringer. Har de f.eks. en ISAE 3402 Type II-certificering – en internationalt anerkendt standard, der dokumenterer og garanterer, at tjenesteudbydere har styr på deres egne kontrol-, drifts- og generelle forretningsprocedurer.
En virksomhed med høj anciennitet har selvsagt en hel del erfaring at trække på, når de skal implementere en løsning for jer. Løsningen vil ofte afspejle en forståelse for brugernes behov, som kommer fra mange års samarbejde med kunder og tilpasninger derefter. Dermed ikke sagt, at en nystartet SaaS-leverandør ikke er løsningen for jer, da der findes et hav af dygtige, nystartede og relativt ”unge” leverandører. Erfaring er heller ikke lig med ekspertise, men ofte vil erfarne leverandører være skarpe til at sætte sig ind i jeres behov og guide jer godt igennem hele processen fra A til Z.
Det er et banalt råd, men det er altid en god idé at tjekke økonomien hos en potentiel leverandør – eller for den sags skyld en forretningspartner. Der er naturligvis større sikkerhed for, at din leverandør ikke går konkurs, hvis vedkommende driver en rentabel og solid virksomhed. De fleste Danske virksomheders årsregnskaber kan findes i det danske CVR-register.
Mange leverandører har referencekunder på deres hjemmesider, og det kan være fin læsning for at få et billede af leverandøren. Ofte vil det også være muligt at spørge leverandøren, om de kan sætte dig i forbindelse med en kunde. Her er det naturligvis vigtigt at tale med en kunde, som er færdig med at implementere løsningen og har den nyeste version. Tal med kunder, der ligner jer, og som har lignende behov – f.eks. nogle i samme branche, med samme målgruppe eller med samme størrelse som jeres. Spørg f.eks. til deres erfaringer med produktet, implementeringsprocessen og leverandørens service.
Se på om organisationen bagved leverandøren er stærk og favner bredt. Organisationen skal både kunne understøtte en sikker og effektiv implementering samt efterfølgende uddannelse og support med de rette kompetencer. Samtidig er det vigtigt, at jeres leverandør, med sine specialister, er gearet til at imødekomme forandringer og jeres specifikke behov. For forandringerne vil uden tvivl opstå, og her er det vigtigt, at leverandøren kan håndtere dem.
Jeg synes selv, at dette er et rigtigt godt tip! Du kan bede en leverandør om adgang til en testløsning eller en prøveperiode, inden du træffer det endelige valg. På den måde får du en føling med hvad systemet kan. Vær opmærksom på, at det ikke er alle SaaS-leverandører der tilbyder dette.
De daglige brugere af løsningen skal finde den brugervenlig. Hvis dette slår fejl, er indkøbet af den nye SaaS-løsning en fiasko i mine øjne. Se bl.a. på om løsningen er intuitiv, om I hurtigt og med få klik får adgang til det I skal bruge, og om den er tilgængeligt på de relevante platforme.
Husk på, at der som med alle andre produkter og løsninger, ofte er en sammenhæng mellem kvalitet og pris. Dermed ikke sagt, at en løsning til en lavere pris ikke kan dække netop jeres behov, men vær opmærksom på sammenhængen. Hvis noget er billigt, så betyder det nogle gange at leverandøren har sparet visse funktionaliteter eller ydelser væk. Undersøg derfor først og fremmest om leverandøren lever op til dine behov og kan levere en løsning, som effektiviserer jeres processer.
Gennemgår I samtlige punkter, er I allerede godt på vej mod at finde den rigtige SaaS-leverandør. Når I har valgt leverandøren, så husk at have fokus på medarbejderne. Uanset hvordan man vender og drejer det og fremhæver de forretningsmæssige fordele, så er det afgørende punkt, at medarbejderne tager den nye løsning til sig. Den vil nemlig påvirke deres hverdag i form af nye rutiner, arbejdsgange mv. Her ligger et stort arbejde i at få dem med ombord og få dem til at tage ejerskab over den nye løsning.
Så, for at opsummere: Hvis SaaS-løsningen skal blive en succes, kræver det en grundig gennemgang af potentielle leverandører, og derefter kræver det en god forandringsledelse hvornår den skal gennemføres.
Ofte stillede spørgsmål
Bør en virksomhed vælge en »Best-of-Breed«- eller en »Best-of-Suite«-SaaS-strategi?
Det afhænger af prioriteterne. »Best-of-Breed« betyder, at man vælger det bedste specialiserede værktøj til hver enkelt opgave. »Best-of-Suite« betyder, at man samler flere funktioner hos én leverandør. »Best-of-Suite« mindsker kompleksiteten i forhold til leverandører, men medfører en risiko for middelmådige resultater på bestemte områder. »Best-of-Breed« giver bedre funktionalitet, men kræver mere integrationsarbejde.
Hvad er det vigtigste første skridt, når man skal vurdere en ny SaaS-leverandør?
Definer dine behov klart, inden du begynder at se på leverandører. Skriv ned, hvilke problemer løsningen skal løse, hvilke funktioner der er ufravigelige, og hvordan succesen skal måles. Denne forberedelse gør samtalerne med leverandørerne mere produktive og forhindrer, at du lader dig påvirke af imponerende demonstrationer af funktioner, du egentlig ikke har brug for.
Hvor vigtig er integrationsmulighederne, når man vælger SaaS-software?
Det er meget vigtigt. SaaS-løsninger fungerer sjældent isoleret: De skal kunne integreres med jeres ERP-system, lønsystem, HR-platform og andre værktøjer. Ved at vurdere omfanget og pålideligheden af de tilgængelige integrationer på et tidligt tidspunkt undgår I dyrt specialudviklingsarbejde, efter at kontrakten er underskrevet.
Hvilke kontraktvilkår bør man være opmærksom på, når man vælger en SaaS-leverandør?
Nogle af de vigtigste vilkår, man bør undersøge nøje, er dataejerskab og -portabilitet, udtrædelsesklausuler, bestemmelser om prisstigninger, SLA-forpligtelser og support . Det er lige så vigtigt at forstå, hvad der sker, hvis man bliver nødt til at forlade platformen, som det er at kende vilkårene for at tilmelde sig den.
Software as a Service (SaaS)-løsninger har oplevet en kraftig vækst i de seneste mange år. Denne...
Med dette blogindlæg fortsætter jeg med at kigge ind i tendensen omkring digitalisering og...
Jeg har tidligere skrevet en blogindlæg om digitale kvitteringer. Det er et emne, jeg stadig...
