Bavarian Nordic and Acubiz save time and ensure full compliance to Sunshine Act

Når vores kunder står over for en udfordring og kommer til os for hjælp og sparring, så kaster vi os straks over opgaven. Bavarian Nordic henvendte sig til os, da håndhævelsen af de lovgivningsmæssige krav i henhold til Physician Payments Sunshine Act krævede tungt administrativt arbejde. Helt konkret var allokeringen af udgifter til bestemte læger, klinikker og andre typer af sundhedsudbydere en meget tidskrævende udfordring for Bavarian Nordics medarbejdere, men i fællesskab fandt vi frem til en løsning der gjorde det nemmere og hurtigere at dokumentere de udgifter, som de havde ifm. besøg hos kunder, samarbejdspartnere osv.

TL;DRBavarian Nordic indgik et samarbejde med Acubiz for at løse den administrative udfordring med at henføre udgifter til bestemte sundhedspersoner, som krævet i henhold til »Physician Payments Sunshine Act« og EFPIA’s oplysningskodeks. Samarbejdet resulterede i en digital løsning, der gør det hurtigere og mere præcist at dokumentere økonomiske forbindelser mellem medarbejdere i medicinalindustrien og deres kontakter i sundhedssektoren.

Hvad er Physician Payments Sunshine Act?

Physician Payments Sunshine Act er en amerikansk lovbestemmelse som har til formål at øge gennemsigtigheden i de økonomiske forhold mellem udbydere af sundhedsydelser og pharma-industrien. Lægemiddelproducenter og -distributører, som Bavarian Nordic, skal registrere og dokumentere udgifter forbundet med lægeklinikker, apoteker, forskere og andre sundhedsudbydere. Inden for EU gælder EFPIA Disclosure Code, som Bavarian Nordics medarbejdere i Danmark og andre europæiske lande dermed er underlagt.

Økonomiske forhold mellem pharma-industrien og udbydere af sundhedsydelser er helt naturlige og kan dække alt fra måltider, uddannelse, rådgivnings- og foredragshonorarer, forskningsstøtte mv. For at udvikle nye lægemidler der forbedrer sundheden og redder liv, er det en forudsætning, at producenterne besøger og samarbejder med eksperter. Det kan være forskere, der forstår og støtter den videnskabelige udvikling, men det kan også være læger, der forstår hvordan præparaterne anvendes i praksis. Loven er sat i verden for at skabe finansiel gennemsigtighed og dermed troværdighed i forholdet mellem den enkelte lægemiddelproducent eller -distributør og sundhedsudbyderen.

Hvad var Bavarian Nordics udfordring?

Bavarian Nordics medarbejdere er ofte i kontakt med lægeklinikker, apoteker, forskere m.fl., og i den forbindelse afholder de udgifter, som skal dokumenteres i henhold til både deres egne Firmapolitikker og »Physician Payments Sunshine Act«. Bavarian Nordic bruger Acubiz til udgiftsstyring og spurgte os derfor, om vi kunne hjælpe med at gøre det nemmere for dem at finde den rette sundhedsperson, når de registrerer en udgift.

Listen over sundhedspersonale, som Bavarian Nordic er i kontakt med på verdensplan, er lang. Faktisk så lang, at den omfatter mere end hundrede tusinde sundhedspersoner. Listen er hidtil blevet administreret og opdateret direkte i Acubiz One-mobilappen som indlæsningsdimensioner til valg i en liste. Denne løsning har fungeret, men det er tidskrævende både at indlæse dimensionerne for brugerne og at opdatere de mange dimensionsværdier for økonomiafdelingen.

LiveSearch blev løsningen

Når der arbejdes med så mange værdier, er det er ikke så overraskende, at hastigheden ved indlæsningen og opdateringen af dem tager sin tid når Acubiz One mobil-app’en startes. I fællesskab fandt Bavarian Nordic og Acubiz frem til en løsning, hvor samtlige dimensionsværdier vedligeholdes og tilgås live i skyen – direkte fra Acubiz One mobil-app’en. Vi kalder løsningen for LiveSearch, og den gør det markant hurtigere og nemmere at fremsøge den enkelte sundhedsudbyder – og det foregår on-demand fra brugerens perspektiv.

Udover at komme Bavarian Nordic til gode, er LiveSearch også anvendelig for en lang række af vores andre kunder. LiveSearch er især relevant for virksomheder, der arbejder med mange forskellige projekter, sager kunder, klienter mv. hvor udgifter skal tilknyttes. Her vil medarbejdere opleve en markant hurtigere administrationstid af den enkelte udgift.

LiveSearch-funktionen er unik i Expense Management kategori og muliggør en ekstremt hurtig og effektiv behandling af udgiftstransaktioner fra start til slut, hvor komplekse og omfattende fordelingsrutiner for den enkelte medarbejder indgår i processen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er »Physician Payments Sunshine Act«, og hvem gælder den for?

Sunshine Act er en amerikansk lov, der pålægger lægemiddelproducenter og -distributører at registrere og dokumentere alle økonomiske forbindelser med sundhedspersonale, herunder måltider, konsulenthonorarer og forskningsmidler. Inden for EU stiller EFPIA’s åbenhedskodeks tilsvarende krav om gennemsigtighed til lægemiddelvirksomheder, der opererer i Europa.

Hvilke udfordringer stod Bavarian Nordic over for i forbindelse med overholdelsen af Sunshine Act?

Medarbejderne hos Bavarian Nordic har hyppig kontakt med lægeklinikker, apoteker og forskere. Det var meget tidskrævende at fordele de enkelte udgifter manuelt til den rette sundhedsperson eller institution. Omfanget af kontakterne gjorde dette til en betydelig administrativ byrde, som krævede en systematisk digital løsning.

Hvordan hjalp Acubiz Bavarian Nordic med at overholde Sunshine Act?

Acubiz samarbejdede med Bavarian Nordic om at udvikle en løsning, hvor medarbejderne nemt kunne henføre udgifter til bestemte sundhedspersoner allerede ved registreringen. Dette gjorde dokumentationsprocessen hurtigere og mere præcis og reducerede den manuelle arbejdsindsats, der tidligere var nødvendig for at udarbejde oplysningsrapporter.

Hvilke typer udgifter skal medicinalvirksomheder oplyse i henhold til Sunshine Act?

Oplysningerne skal omfatte enhver økonomisk fordel, der ydes til sundhedspersonale, herunder måltider, indkvartering, rejser, foredragshonorarer, konsulenthonorarer og forskningsmidler. Formålet er at synliggøre enhver økonomisk forbindelse, der potentielt kan påvirke kliniske beslutninger eller ordineringsadfærd.

Kan et standardudgiftsstyringssystem opfylde kravene i Sunshine Act?

Ikke uden den rette konfiguration. Overholdelse af Sunshine Act kræver, at man ved registreringen kan knytte hver udgift til en bestemt sundhedsperson eller institution og udarbejde rapporter i det format, der kræves i henhold til lovgivningen. Dette kræver en specialudviklet konfiguration, og det er netop det, Acubiz har udviklet til Bavarian Nordic.