Acubiz og rejsebureauet ATPI har indgået et samarbejde for at strømline styringen af rejseudgifter. Deres fælles løsning integrerer flybookinger problemfrit med udgiftsregistrering i virksomhedens ERP-system. ATPI sikrer optimal rejseplanlægning, mens Acubiz digitaliserer udgiftsprocessen, hvilket reducerer det manuelle arbejde og giver et klarere overblik over udgifterne.
TL;DRAcubiz og forretningsrejsebureauet ATPI har integreret deres systemer, så flyreservationer automatisk indgår i udgiftsstyringsprocessen: Dermed undgås manuel håndtering af kvitteringer for rejseudgifter. Økonomiafdelingerne modtager et komplet, digitalt revisionsspor fra reservationsbekræftelse til bogføring i ERP-systemet, uden manuelle trin undervejs.
Samarbejdet mellem Acubiz og forretningsrejsebureauet ATPI hjælper virksomheder med en problemfri digital proces fra booking af flybilletter til rejseudgifter i ERP-systemet. I dag nyder mange af vores fælles kunder godt af fuldt integrerede digitale løsninger.
Acubiz samarbejder med mange rejsebureauer, hvoraf samarbejdet med det globale erhvervsrejsebureau ATPI går mange år tilbage. ATPI er specialiseret i den maritime branche, og sikrer, at søfolk og andre offshore medarbejdere kommer ud til destinationer i hele verden – på det rette tidspunkt og til den bedste pris. Det kræver tæt samarbejde med kunden at planlægge rejserne mest optimalt og i god tid - ellers kan rejseudgifterne blive en rigtig grim overraskelse, siger Kim Fuglsang, adm. direktør hos ATPI Danmark:
”Vi har traditionelt været fokuseret på at skabe besparelser for kunden via god planlægning for at sikre de bedste flybilletpriser. Det skal vi fortsat, men igennem partnerskabet med Acubiz skaber vi en digital helhedsløsning for vores fælles kunder inden for rejseløsninger. Med øget overblik og effektive interne processer på tværs af afdelinger kan virksomhederne opnå endnu større besparelser.”
Integrationen af ATPI’s reservationssystem og Acubiz’ digitale Expense Management Tjenesten – Acubiz EMS – skaber et problemfrit digitalt forløb fra booking af flybilletten til rejseafregning og bogføring af udgifterne i virksomhedens ERP-system. Afhængigt af kundens behov »mærker« ATPI flyselskabernes fakturaer med medarbejder- og projektnavne i deres reservationssystem. Derefter sendes en PDF-fil med flybilletten direkte til den rejsende medarbejders Acubiz EMS, hvor den automatisk matches med transaktionen fra rejsekontoen. Denne proces skaber værdi for kunderne på mange måder, fortsætter Kim Fuglsang:
»Normalt er det økonomiafdelingen modtager i alt rejsefaktura fra rejsebureauer, og en økonomimedarbejder skal derefter manuelt sende fakturaerne til de pågældende medarbejdere, der er på rejse. Denne proces undgås fuldstændigt, når vores reservationssystem og rejsekonto integreres med Acubiz’ app og den webbaserede udgiftsstyringsløsning. Hvis flybilletten er mærket med projektnavne og navnene på de ansvarlige projektledere og rejseansvarlige, kan virksomheden få et nyt overblik over de samlede rejseudgifter på specifikke projekter og forudsige likviditeten langt mere præcist. Det er en stor fordel for virksomhederne.”
Acubiz EMS hjælper virksomheder med at digitalisere hele processen omkring rejseafregning og udgiftsrapporter. Medarbejderudgifter dækker typisk kørsel, mad og drikke, tog- og flybilletter, men kan også omfatte mange andre medarbejderrelaterede udgifter, der betales med kreditkort eller kontant.
Kim Pawrup, Sales Direktør hos Acubiz:
”De virksomheder, som har mange rejsende medarbejdere, kan drage stor fordel af Acubiz’ samarbejde med rejsebureauer – herunder ATPI. Finansafdelingen skal bruge mindre tid på at agere mellemmand mellem rejsebureau og rejsende medarbejder. Og i Acubiz EMS skal medarbejderen bruge mindre tid på rejseafregning, fordi det tidskrævende manuelle arbejde med at lave rejseafregninger foregår digitalt og kan håndteres fra vores app Acubiz One på mobilen. Tilsvarende slipper finansafdelingen for manuel håndtering af medarbejdernes rejserapporter og bilag – de er automatisk tilgængelige i Acubiz EMS og kan overføres til virksomhedens finanssystem. Der er stor værdiskabelse på mange niveauer ved at integrere og optimere kundernes interne processer omkring rejseløsninger og rejseafregning.”
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan integreres Acubiz med rejsebookingsystemer?
Acubiz integreres med rejseadministrationsvirksomheder og reservationssystemer, så bekræftede reservationer automatisk importeres som udgiftsposter. Medarbejderne behøver ikke længere manuelt at uploade flybilletter eller hotelkvitteringer: reservationsdataene sendes direkte fra rejsebureauet til Acubiz, hvor leverandør, beløb og rejsedatoer allerede er udfyldt.
Hvad sker der med flybilletter og rejsekvitteringer i Acubiz?
Billetter og kvitteringer, der importeres fra rejsebureauernes systemer, vises i medarbejderens Acubiz-app som udgiftsudkast, klar til at blive tildelt et projekt eller et omkostningscenter og indsendt til godkendelse. Når de er godkendt, overføres de automatisk til ERP-systemet. Originaldokumenterne gemmes digitalt og opfylder regnskabslovgivningens krav til opbevaring af kvitteringer.
Hvordan fungerer en fuldt digital rejseudgiftsproces fra booking til ERP?
Medarbejderen foretager reservationen via rejseadministrationsfirmaet (f.eks. ATPI). Reservationsoplysningerne sendes til Acubiz, hvor de vises som et udkast til en udgiftsanmeldelse. Medarbejderen tilføjer eventuelle manglende oplysninger og indsender udgiftsanmeldelsen. Lederen godkender den via Acubiz-appen. Den godkendte rejseudgift bogføres automatisk i ERP-systemet. Helt uden papir, e-mails og manuel indtastning i nogen af trinene.
support Acubiz support rejsebureauer og bookingplatforme?
Ja. Selvom ATPI er en vigtig samarbejdspartner, samarbejder Acubiz med flere rejsebureauer og understøtter dataimport fra en række rejseadministrationssystemer. Integrationen er baseret på standarddataformater, der anvendes i rejsebranchen, hvilket gør den kompatibel med de fleste større udbydere, som danske og skandinaviske virksomheder benytter.
Kan Acubiz håndtere rejseudgifter for medarbejdere i specialiserede brancher som f.eks. den maritime sektor?
Ja. Partnerskabet mellem Acubiz og ATPI er specifikt rettet mod virksomheder i den maritime sektor, hvor logistikken omkring besætningens rejser er kompleks, og dokumentationskravene er strenge. Acubiz kan håndtere rejser med flere etaper, internationale rejser og branchespecifikke omkostningskategorier – alt sammen inden for den samme arbejdsgang til udgiftsstyring, som anvendes til almindelige forretningsrejser.