How to put your business’ expense management on autopilot

Det kræver investeringer at få noget til at vokse og selvfølgelig er der omkostninger ved at drive virksomhed. En del af en virksomheds udgifter kan knyttes til de grupper af medarbejdere som primært driver væksten og sikrer tilgang af nye kunder, mersalg til eksisterende kunder, fakturering af timer osv. Det er typisk salgsfolk, marketingfolk og konsulenter. Disse typer af medarbejdere afholder ofte udgifter, når de udfører deres arbejde. Her taler vi udgifter der spænder over alt lige fra repræsentation, forplejning, annonceindkøb, softwareabonnementer, transport og rejseudgifter osv.

TL;DRDer er reelle omkostninger forbundet med at administrere virksomhedens udgifter ud over selve udgifterne: dokumentation, godkendelse, overholdelse af regler og bogføring kræver alt sammen tid og penge. Acubiz viser, hvordan valget af digitale værktøjer, der imødekommer medarbejdernes behov, er nøglen til at automatisere denne proces effektivt, så den administrative byrde mindskes, samtidig med at man bevarer kontrollen og overholder reglerne.

Dette blogindlæg handler ikke om budgettering af disse udgifter eller noget i den retning. Nej, det handler om omkostningerne ved at håndtere og administrere udgifterne. For det koster også penge at holde styr på udgifterne. Ja, selvom det lyder vanvittigt, er faktum, at der er omkostninger forbundet med at have omkostninger. Det skyldes, at de skal dokumenteres, kontrolleres, godkendes, bogføres og regnskabsføres – alt sammen i overensstemmelse med gældende lovgivning samt forskellige virksomhedsregler og -politikker. Dette blogindlæg fokuserer på, hvordan denne omkostning reduceres – eller rettere sagt, hvordan denne omkostning reduceres betydeligt ved at indføre udgiftsstyring på autopilot.

Brugernes vilkår

Kort sagt går opgaven ud på at implementere en proces, der gør håndteringen, kontrol, og bogføring af forretningsrelaterede udgifter som enkelt, overskueligt og effektivt så meget som muligt!

Hvordan løses denne opgave så? Tja, den løses mest effektivt ved at ved hjælp af digitale værktøjer, som understøtter opgaven og giver fleksibilitet, mobilitet og – vigtigst af alt – møder brugerne (f.eks. de tidligere nævnte medarbejdergrupper) på deres egne vilkår!

Hvorfor er det så vigtigt at sætte brugerne i centrum? Som jeg tidligere har været inde på, handler det om at minimere omkostningerne ved al den administration, der er forbundet med udgifterne. Disse omkostninger består primært af tidsforbrug – hos brugerne, hos lederne og hos økonomiafdelingen. Vi er nødt til at håndtere udgifterne der, hvor de opstår, og det er naturligvis hos brugerne. Hvis vi opbygger en proces, hvor vi arbejder med tingene i eftertid, har vi allerede spildt for meget tid (og smidt de første penge ud af vinduet). For i denne sammenhæng tager det altid længere tid at arbejde med tingene i eftertid. Den bedste fremgangsmåde er at Behandl udgiften én gang, på stedet – med det samme! Derfor er det vigtigt, at brugerne registrerer udgifterne, så snart de opstår.

Automatiseringens hjælpende hånd

Hvad angår de personer, der skal godkende udgifterne, og dem, der skal kontrollere og bogføre dem, reduceres omkostningerne ved at følge det samme princip som beskrevet ovenfor. Det betyder, at fokus bør ligge på at behandle udgiften én gang, men hvis det overhovedet skal røres ved i disse faser! Her er der virkelig mulighed for at spare tid, og for at nå i mål er automatisering nødvendig. Derfor er det vigtigt, at de digitale værktøjer, der skal bruges til at support opgaven, kan tilbyde det rette automatiseringsniveau samt muligheden for at indstille regelbaserede kontroller af transaktionerne og dermed dirigere dem ad forskellige veje i et arbejdsforløb.

Pointen er, at ledere og medarbejdere i økonomiafdelingen ikke bør spilde tid (og dermed penge) på unødvendige kontrol- og godkendelsesopgaver. Hvis en udgiftstransaktion opfylder alle dokumentationskrav i forbindelse med korrekt bogføring samt alle interne virksomhedsregler og -politikker vedrørende udgifter, hvorfor skal den så ikke bare bogføres med det samme? Fokus skal være på det væsentlige, og det uvæsentlige skal forblive uvæsentligt! Den detaljerede kontrol bør i stedet finde sted på et senere tidspunkt gennem rapportering og dataanalyse.

Dimensioner og omkostningstyper

Dette er endnu et område, hvor der kan skæres en stor luns af omkostningerne til at behandle udgifter. Som jeg var inde på tidligere, så er det afgørende at undgå for meget efterbehandling af udgifterne. Særligt efterbehandling i økonomiafdelingen. Hvis bogholderiet skal indhente manglende dokumentation samt korrekte informationer om dimensioner og omkostningstyper, så stiger omkostningen til at færdigbehandle udgifterne massivt. Årsagen er, at dette arbejde er enormt tidskrævende, da man skal rundt og have fat i forskellige medarbejdere og deres ledere for at få dem til at forholde sig til ting der tidligere er eksekveret.

Igen må vi sætte brugerne i centrum, fordi Det handler om at registrere udgiften ved hjælp af de nødvendige valg, lige så snart den opstår! Derfor er det nødvendigt, at brugerne foretager dimensionsvalg, når de behandler udgiften, umiddelbart efter at den er opstået. Det er afgørende, at dimensionsnavnene er enkle og letforståelige set ud fra brugernes perspektiv. Der må ikke være nogen tvivl, og dimensionerne skal vedligeholdes, så der ikke opstår unødvendig forvirring hos brugerne. Det samme gælder, når vi taler om valgmuligheder for omkostningstyper – den rigtige fremgangsmåde er for at give et overskueligt og letforståeligt overblik over omkostningstyper og mindske usikkerheden!

Omkostningstyperne skal præsenteres forståeligt og på brugernes vilkår ligesom antallet gerne skal minimeres. I forlængelse af dette er det vigtigt, at det digitale værktøj, som der anvendes til at håndtere udgifter, kan konfigureres til at lave omskrivninger på baggrund af opsatte dimensionsværdier, således der bogføres på de rette finanskonti. Ligeledes skal værktøjet kunne håndtere konfiguration af korrekte momskoder på specifikke omkostningstyper. Det er igen automatikken som laver magi. Brugerne bliver præsenteret for nogle enkle og intuitive valg vedr. en udgift, og på baggrund af disse valg forberedes transaktionen automatisk til korrekt bogføring.

Sådan skal det gøres

Nedenstående illustration viser den overordnede tilgang til udgiftshåndtering på autopilot.

For at opsummere, så skal der bruges følgende byggesten for at sætte udgiftshåndteringen på autopilot:

1. Byg processen op omkring brugerne og fokusér på én håndtering af udgiften – med det samme den opstår.
2. Gør det enkelt for brugerne at afgive og levere de detaljerede oplysninger om udgiften og den dokumentation der skal til for at bogføre korrekt.
3. Lad automatik afgøre hvor mange ressourcer der skal anvendes på efterbehandling af en udgift – naturligvis baseret på ansvarlige logikker.
4. Vælg den rigtige digitale løsning Brancheførende værktøj til at support processen.

Dette er Bedste praksis med en solid Proof of Concept!

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster det egentlig en virksomhed at administrere medarbejdernes udgifter?

Ud over selve udgiftsbeløbene er der reelle administrative omkostninger: indsamling af dokumentation, kontrol af, at retningslinjerne overholdes, gennemførelse af godkendelsesprocesser og bogføring i regnskabssystemerne. Disse opgaver tager tid fra både økonomiafdelingen og medarbejderne. Digitalisering af processen reducerer disse omkostninger betydeligt.

Hvorfor er brugeroplevelsen så vigtig, når man skal vælge et udgiftsstyringsprogram?

Software til udgiftsstyring bruges af medarbejdere i hele organisationen, ikke kun i økonomiafdelingen. Hvis værktøjet er besværligt, udsætter medarbejderne indsendelsen eller finder alternative løsninger, hvilket skaber ophobninger og manglende overholdelse af reglerne. Software, der imødekommer brugernes behov via mobilapps med enkle brugergrænseflader, fremmer anvendelsen og sikrer, at processen forløber problemfrit.

Hvilke typer udgifter kan styres automatisk ved hjælp af digitale værktøjer?

En omfattende platform til udgiftsstyring dækker repræsentationsudgifter, måltider, rejser, kørselsgodtgørelse, softwareabonnementer, reklameudgifter og meget mere. Målet er at skabe én samlet arbejdsgang for alle medarbejderrelaterede udgifter, fra registrering af kvitteringer over godkendelse til bogføring, uanset udgiftskategori.

Hvad betyder det egentlig i praksis at »sætte udgiftsstyringen på autopilot«?

Det indebærer, at der indføres en digital proces, hvor registrering af udgifter, kontrol af retningslinjer, godkendelsesforløb og bogføring foregår automatisk med et minimum af manuel indgriben. Medarbejderne tager billeder af kvitteringerne, indsender dem via en app, og så klarer systemet resten. Økonomiafdelingen modtager korrekte data uden at skulle jagte folk for at få dokumentation.