Med dette blogindlæg fortsætter jeg, hvor jeg slap for et stykke tid siden, og arbejder videre med tankerne om det digitale bogholderi. Denne gang kigger jeg nærmere på outsourcing af økonomifunktionen. Outsourcing kan nemlig også være en farbar vej for virksomheder, som ønsker at accelerere digitaliseringen af de administrative processer. Det er dog ikke lige meget hvilken outsourcing-partner du vælger, hvis du tænker outsourcing i samspil med teknologi, digitalisering og automatisering – for jeg kan allerede nu afsløre, at det ikke er alle aktører som har et gennemtænkt teknologi-setup på plads.
Outsourcing af økonomiafdelingen
De fleste virksomhedsledere kender til outsourcing i forskellige sammenhænge og er klar over hvad begrebet dækker over. Outsourcing betyder, som bekendt, at en virksomhed lader en underleverandør varetage en række opgaver. Der er tale om opgaver, som ellers ville blive varetaget internt i virksomheden. Outsourcing benyttes af alle typer og størrelser af virksomheder og når det gælder økonomifunktionen og dens administrative opgaver, er der flere og flere som finder det interessant at gå ad outsourcing vejen.
Rationalet er, at man som virksomhed ønsker at koncentrere sine kræfter omkring sit kerneområde og en økonomifunktion kan da også hurtigt blive kompleks og ressourcekrævende at drive internt. Når vi kigger på økonomifunktionen, er der flere forskellige delprocesser som kan outsources. Typisk ser vi dog, at det er bogholderiet og lønadministrationen som ligges ud.
Selve valget af outsourcing-leverandør er i høj grad en tillidssag. Det siger sig selv, at der skal opbygges en stærk relation, virksomhed og leverandør imellem. Når det så er sagt, vil jeg også argumentere for at der er andre vigtige parametre at forholde sig til, som f.eks. den teknologi leverandøren anvender og hvordan den sættes i spil ift. dig som kunde. Det kommer jeg tilbage til lidt senere i indlægget.
Fordelene ved outsourcing
Tids- og ressourcebesparelser er de to åbenlyse fordele ved outsourcing. Og som nævnt ovenfor, kan du, som virksomhedsleder, fokusere dine ressourcer på at skabe vækst, hvis du lader en ekstern partner håndtere en eller flere administrative opgaver.
Naturligvis er der udgifter forbundet med at drive et outsourcet setup, men fordelen er, at det er fleksibelt hvad angår faste medarbejderudgifter, sygdom og ferie, opsigelser osv. Outsourcing-partneren står for alt dette. Ligeledes er det ofte relativt enkelt at skalere op og ned i en outsourcing konstellation, hvilket f.eks. er gavnligt i forbindelse med en vækstrejse. Dette afhænger selvfølgelig af outsourcing-partnerens formåen og samlede kapacitet. Bottom line er, at det i mange tilfælde kan være billigere at outsource, fremfor selv at drive en økonomifunktion.
Outsourcing og digitalisering
Okay, så idéen om at outsource din økonomifunktion helt eller delvist har nu taget form og bidt sig fast. Hvis ikke du allerede har tænkt digitalisering og automatisering ind, anbefaler jeg dig på det kraftigste at gøre det. Som jeg skrev tidligere, skal du have en holdning til dette, når du vælger at betro din økonomifunktion til en ekstern partner. De fleste outsourcing-leverandører bruger en række digitale værktøjer til at håndtere opgaven og endnu en fordel ved outsourcing er, at du får adgang til teknologien. Det er blot vigtigt, at den leverandør du går med har valgt at tage de rigtige løsninger ned fra hylderne.
Du og din outsourcing-leverandør skal sammen sikre etableringen af det digitale bogholderi. Når vi f.eks. taler kreditorbogholderiet, er jeg absolut ikke tilhænger af de leverandører, som blot instruerer kunden i at læsse bilag og kvitteringer ind til dem uden nogen form for struktur. Det er selvfølgelig nemt for dig som kunde, men det skaber pukler hos din outsourcing-partner og konsekvensen er bl.a., at der opstår forsinkelse i afrapporteringen af dine tal. Dvs. du kommer ikke til at styre efter et opdateret overblik over din forretning. Og det kan ikke anbefales.
Nej, den rigtige måde at gøre tingene på, er at din outsourcing-leverandør stiller intuitive digitale værktøjer til rådighed for dig. Værktøjer som er lette at anvende af dine medarbejdere i ”frontlinjen”. Værktøjer som, i første instans, gør det simpelt at håndtere bilag, kvitteringer, fakturaer, udlæg, godkendelse, tids-, ferie- og fraværsregistrering osv. Herefter skal din outsourcing-partner nok tage sig af korrekt kontering, bogføring, afregning af udlæg, afstemning af firmakort transaktioner, indberetning og afregning af moms, lønadministration, ferieregnskab osv.
Pointen er, at der skal skabes en digital kæde på tværs af din virksomhed og din outsourcing-leverandør – fra transaktion til bogføring. Den store fordel ved dette er, at du får adgang til langt mere præcist og opdateret talmateriale på din virksomheds økonomi.
Jeg har et par forslag til leverandører, der arbejder med en digital tankegang:
- Amesto - bredt dækkende nordisk leverandør af BPO-services, teknologi og administration til finanssektoren
- - 1-Office - Dansk baseret udbyder af tjenester inden for økonomi og administration.
- Basico - Dansk baseret konsulentvirksomhed, der også leverer BPO-tjenester inden for finans.
- Inforevision - Dansk revisionsvirksomhed, der også leverer erhvervsservice, f.eks. bogføring og lønadministration.
Derudover kan jeg også nævne et par af vores progressive finske venner:
- Integrata - finsk baseret udbyder af lønadministration og HR-tjenester
- Staria - global udbyder af tjenester inden for økonomi og HR.
Så for at opsummere kan outsourcing af økonomifunktionen spare dig for tid, penge og ressourcer. Det er dog afgørende, at du teamer op med en partner, som opererer med et digitalt mindset og som stiller solide digitale værktøjer til rådighed. Værktøjer som kan facilitere fuld digitalisering af finansprocesserne.
