The Digital Accountancy - Part 2 Outsourcing of the finance department

TL;DROutsourcing af finansfunktioner kan fremskynde digitaliseringen for virksomheder, der ønsker at koncentrere deres ressourcer om kerneforretningsområderne, men det er af afgørende betydning at vælge den rette partner. Ikke alle outsourcingudbydere har et gennemtænkt teknologisk setup, og derfor er det lige så vigtigt at vurdere deres tilgang til automatisering og digitale værktøjer som det kommercielle samarbejde.

Med dette blogindlæg vil jeg fortsætte der, hvor jeg gik for et stykke tid siden og så vil jeg arbejde lidt mere med ideen om digital regnskabsføring. Denne gang vil jeg se nærmere på outsourcing af finansfunktionerne. Outsourcing kan faktisk være en god løsning for virksomheder, der ønsker at fremskynde digitaliseringen af deres administrative processer. Det er dog vigtigt, at man vælger den rigtige outsourcingpartner, hvis man overvejer outsourcing i sammenhæng med teknologi, digitalisering og automatisering – for allerede nu kan jeg afsløre, at ikke alle leverandører har et gennemtænkt teknologisk setup på plads.

Outsourcing af økonomiafdelingen

De fleste virksomhedsledere kender til outsourcing i forskellige sammenhænge og er klar over hvad begrebet dækker over. Outsourcing betyder, som bekendt, at en virksomhed lader en underleverandør varetage en række opgaver. Der er tale om opgaver, som ellers ville blive varetaget internt i virksomheden. Outsourcing benyttes af alle typer og størrelser af virksomheder og når det gælder økonomifunktionen og dens administrative opgaver, er der flere og flere som finder det interessant at gå ad outsourcing vejen.

Begrundelsen er, at virksomheden ønsker at koncentrere sine ressourcer om sine kerneområder, og at en økonomifunktion hurtigt kan blive kompleks og krævende at drive internt. Når vi ser nærmere på økonomifunktionen, er der flere delprocesser, der kan outsources. Typisk ser vi, at bogføring og lønadministrationen er udliciteret.

Selve valget af outsourcing-leverandør er i høj grad en tillidssag. Det siger sig selv, at der skal opbygges en stærk relation, virksomhed og leverandør imellem. Når det så er sagt, vil jeg også argumentere for at der er andre vigtige parametre at forholde sig til, som f.eks. den teknologi leverandøren anvender og hvordan den sættes i spil ift. dig som kunde. Det kommer jeg tilbage til lidt senere i indlægget.

Fordelene ved outsourcing

Tids- og ressourcebesparelser er de to åbenlyse fordele ved outsourcing. Og som nævnt ovenfor, kan du, som virksomhedsleder, fokusere dine ressourcer på at skabe vækst, hvis du lader en ekstern partner håndtere en eller flere administrative opgaver.

Naturligvis er der udgifter forbundet med at drive et outsourcet setup, men fordelen er, at det er fleksibelt hvad angår faste medarbejderudgifter, sygdom og ferie, opsigelser osv. Outsourcing-partneren står for alt dette. Ligeledes er det ofte relativt enkelt at skalere op og ned i en outsourcing konstellation, hvilket f.eks. er gavnligt i forbindelse med en vækstrejse. Dette afhænger selvfølgelig af outsourcing-partnerens formåen og samlede kapacitet. Bottom line er, at det i mange tilfælde kan være billigere at outsource, fremfor selv at drive en økonomifunktion.

Outsourcing og digitalisering

Okay, så idéen om at outsource din økonomifunktion helt eller delvist har nu taget form og bidt sig fast. Hvis ikke du allerede har tænkt digitalisering og automatisering ind, anbefaler jeg dig på det kraftigste at gøre det. Som jeg skrev tidligere, skal du have en holdning til dette, når du vælger at betro din økonomifunktion til en ekstern partner. De fleste outsourcing-leverandører bruger en række digitale værktøjer til at håndtere opgaven og endnu en fordel ved outsourcing er, at du får adgang til teknologien. Det er blot vigtigt, at den leverandør du går med har valgt at tage de rigtige løsninger ned fra hylderne.

I skal sammen med jeres outsourcingpartner sikre, at det digitale regnskab bliver etableret. For eksempel, når vi taler om leverandørgæld, Jeg er ikke rigtig tilhænger af de leverandører, der blot beder deres kunder om at sende kvitteringer og anden dokumentation uden nogen form for struktur. Det er selvfølgelig nemt for dig som kunde, men det skaber bunker og rod hos dine outsourcingpartnere, og en af konsekvenserne er, at du vil opleve forsinkelser i rapporteringen af dine tal. Med andre ord vil du ikke være i stand til at styre din virksomhed på baggrund af opdaterede økonomiske data. Og det kan jeg ikke anbefale.

Nej, den rigtige fremgangsmåde er, at din outsourcingpartner stiller intuitive digitale værktøjer til rådighed for dig. Værktøjer, der er nemme at bruge for dine medarbejdere i »frontlinjen«. Værktøjer, der allerede ved den første gennemførelse af en transaktion gør det nemt at håndtere kvitteringer, fakturaer, udgifter, udbetalinger, godkendelser, tidsregistrering og fravær osv. Herefter sørger din outsourcingpartner for korrekt bogføring og regnskab, afregning af udgifter, afstemning af firmakort transaktioner, moms -rapportering, lønadministration, ferieopgørelser osv.

Pointen er, at der skal skabes en digital kæde på tværs af din virksomhed og din outsourcing-leverandør – fra transaktion til bogføring. Den store fordel ved dette er, at du får adgang til langt mere præcist og opdateret talmateriale på din virksomheds økonomi.

Jeg har et par forslag til leverandører, der arbejder med en digital tankegang:

• Amesto – en nordisk udbyder med bred dækning inden for finansielle BPO-tjenester, teknologi og administration
• – 1-Office – En dansk udbyder af tjenester inden for økonomi og administration.
• Basico – En dansk konsulentvirksomhed, der også leverer BPO-tjenester inden for finans.
• Inforevision – Dansk revisionsvirksomhed, der også leverer forretningsmæssige tjenester, f.eks. bogføring og lønadministration.

Derudover kan jeg også nævne et par af vores progressive finske venner:

• Integrata – Finsk udbyder af lønadministration og HR-tjenester
• Staria – global udbyder af tjenester inden for økonomi og HR.

Så for at opsummere kan outsourcing af økonomifunktionen spare dig for tid, penge og ressourcer. Det er dog afgørende, at du teamer op med en partner, som opererer med et digitalt mindset og som stiller solide digitale værktøjer til rådighed. Værktøjer som kan facilitere fuld digitalisering af finansprocesserne.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke finansopgaver udliciteres oftest?

Regnskabsføring og lønadministration er de finansielle opgaver, der oftest udliciteres. Virksomheder vælger typisk at udlicitere disse opgaver, fordi interne finansfunktioner kan blive komplekse og ressourcekrævende, og ved at frigøre disse ressourcer kan virksomheden koncentrere sig om sine kerneaktiviteter.

Hvad skal man være opmærksom på, når man vælger en outsourcingpartner inden for finans?

Ud over tillid og kvaliteten af samarbejdsforholdet bør du nøje vurdere leverandørens teknologiske løsninger. Et centralt spørgsmål er, om de anvender moderne digitale og automatiserede værktøjer, og hvordan de i praksis sætter disse værktøjer i spil for deres kunder. Ikke alle leverandører er lige så godt rustet på det teknologiske område.

Kan outsourcing af økonomifunktionen hjælpe en virksomhed med at digitalisere sig hurtigere?

Ja, outsourcing kan være en god løsning til at fremskynde digitaliseringen, især for organisationer, der ikke selv har den interne kapacitet til at gennemføre omstillingen. Dette fungerer dog kun, hvis outsourcingpartneren reelt er digitalt moden og anvender automatisering som en central del af sin serviceydelse.

Hvad er de største fordele ved at outsource finansfunktioner?

De to mest nævnte fordele er tidsbesparelser og ressourcebesparelser. Ved at overlade gentagne administrative opgaver til en ekstern partner kan det interne team fokusere på aktiviteter med større værdi. Outsourcing kan også give adgang til specialiseret ekspertise og teknologi, som det ville være dyrt at opbygge internt.