Sådan automatiserer du fakturabehandlingen | Visma Acubiz

Vil du vide mere om hvorfor Du bør automatisere din fakturabehandling? Læs videre her.

TL;DRAutomatiseringen af fakturabehandlingen foregår i fem trin: digital modtagelse via EHF eller AI-baseret scanning, automatisk validering med intelligente videresendelsesregler, AI-drevet bogføring og sammenkobling med indkøbsordrer, hvilket reducerer behandlingstiden med op til 70 %, ERP-integration for opdateringer i realtid samt automatisering af betalinger. Compello, Acubiz’ partner inden for fakturahåndtering, tilbyder mere end 40 ERP-integrationer, herunder Microsoft, Visma, SAP og 24SevenOffice.

Fordelene ved at automatisere

• Øger effektiviteten og sparer tid
• Giver større nøjagtighed og færre fejl
• Reducerer omkostningerne
• Frigør medarbejdere til andre meningsfulde opgaver
• Gør det fleksibelt og nemt at skalere
• Indsamler data og giver værdifuld indsigt

Sådan gør du - trin for trin

En ting er at tale om det. En anden ting er at gøre det i praksis. Her er fem trin, du skal igennem for at automatisere din fakturabehandling.

Trin 1: Digital kvittering af fakturaer

Fakturabehandlingen går i gang, så snart fakturaen modtages. Du kan spare en masse tid og undgå besvær, hvis du automatiserer kvittering.

• Bed dine leverandører om at sende fakturaer i EHF-format. Det sikrer korrekt struktur og gør dataene nemmere at læse.
• Bruger du stadig PDF eller papir? Compello bruger AI til at scanne og fortolke alle typer fakturaer - med op til 99,6 % nøjagtighed.
• Systemet udtrækker automatisk data som beløb, KID, kontonumre, fakturadatoer og fakturanumre - hvilket eliminerer manuel indtastning.

Trin 2: Automatisk validering og godkendelse

Når fakturaen er modtaget, skal den valideres og godkendes - en proces, der ofte skaber flaskehalse, men som i høj grad kan automatiseres.

• Opsæt "smarte regler" for at automatisere valideringen. Det kan f.eks. være "Hvis leverandør = X og beløb under 5.000 kr. så send direkte til godkendelse."
• Brug funktioner som seriegodkendelse og beløbsgrænser, så fakturaer automatisk når ud til de rigtige personer i organisationen.
• Godkendelser kan ske direkte via mobilen - så det ikke bliver en flaskehals, hvis nogen er på ferie eller arbejder hjemmefra.

Trin 3: Opslag og matchning

Nu skal fakturaen bogføres og konteres - et område, hvor automatisering kan reducere behandlingstiden med op til 70%.

• Brug PO-match til at matche fakturaer med indkøbsordrer helt ned på linjeniveau.
• Med referencetjek kan du f.eks. knytte fakturaen til et registreringsnummer, et strømnummer eller et bestemt projekt.
• Automatisk bogføring med AI vælger automatisk den korrekte konto baseret på historiske data. Det sparer både tid og fejlretning.

Trin 4: Integration med ERP- og økonomisystemer

En stærk integration mellem fakturaløsningen og økonomisystemet sikrer, at automatiseringen ikke stopper ved godkendelsen, men fortsætter hele vejen til bogføringen.

• Compello har mere end 40 integrationer, herunder med Microsoft, Visma, SAP og 24SevenOffice.
• Brug API-integrationer til at sikre opdateringer i realtid og undgå filudvekslinger, dobbeltindtastninger og versioneringsproblemer.
• Når en faktura er godkendt og bogført, sendes den automatisk til dit ERP-system, uden at nogen behøver at røre en finger.

Trin 5: Løbende evaluering og optimering

Automatisering er ikke bare noget, man implementerer én gang. Det kræver løbende justeringer for at nå et automatiseringsniveau på 90%+, som de mest effektive virksomheder opnår.

• Overvåg graden af automatisering via dashboardet, som viser, hvor meget af processen der kører automatisk, og hvor der er plads til forbedringer.
• Mål behandlingstid, fejlprocenter og flaskehalse. Brug indsigten til at justere regler, stamdata eller leverandørformater.
• Opdater løbende dine arbejdsgange og standardiser fakturaformaterne ved at bede leverandørerne om at sende EHF.

Vil du opleve det i praksis?

Europris nåede en automatiseringsgrad på 93 % ved at følge ovenstående trin, hvilket frigjorde værdifuld tid i økonomiafdelingen til vigtigere opgaver.

Kontakt os nedenfor, hvis du vil automatisere din fakturabehandling og opnå lignende resultater!

Vil du vide mere?

Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er de fem trin til automatisering af fakturabehandlingen?

Trin 1: Digital kvittering, helst i EHF-format, eller AI-scanning af PDF-filer med en nøjagtighed på op til 99,6 %. Trin 2: Automatisk validering og godkendelse ved hjælp af intelligente regler og mobilgodkendelser. Trin 3: Automatisk bogføring og afstemning med indkøbsordrer, hvilket kan reducere behandlingstiden med op til 70 %. Trin 4: ERP-integration for en problemfri dataflow. Trin 5: Automatiseret betaling for at afslutte processen uden manuelle bankoverførsler.

Hvor nøjagtig er AI-baseret fakturascanning sammenlignet med manuel dataindtastning?

Compellos AI-baserede fakturascanning opnår en nøjagtighed på op til 99,6 % ved udtrækning af nøgledata, herunder beløb, KID-numre, kontonumre, fakturadatoer og fakturanumre fra PDF-filer og papirfakturaer. Dette er betydeligt mere nøjagtigt end manuel indtastning, som er udsat for indtastningsfejl og kræver tid til korrektion – noget, som AI-metoden eliminerer.

Hvad er PO-matching, og hvordan sparer det tid i fakturabehandlingen?

Ved automatisk afstemning af indkøbsordrer sammenlignes en indgående faktura automatisk med den tilhørende indkøbsordre helt ned på linjeniveau. Hvis fakturaen stemmer overens med indkøbsordren inden for de konfigurerede tolerancer, kan den godkendes og bogføres uden manuel gennemgang. Dette er et af de mest værdiskabende automatiseringstrin, som kan håndtere størstedelen af fakturaerne fra faste leverandører uden menneskelig indgriben.

Hvilke ERP-systemer kan Compellos løsning til automatisering af fakturering integreres med?

Compello har mere end 40 integrationer, herunder Microsoft Dynamics, Visma, SAP og 24SevenOffice. Disse integrationer bruger API’er til at sikre dataopdateringer i realtid i stedet for filbaserede overførsler, hvilket betyder, at fakturadata løbende overføres til regnskabssystemet i stedet for i batcher. Dette forbedrer nøjagtigheden i rapporteringen og mindsker risikoen for dobbeltregistreringer.