Sådan automatiserer du din fakturabehandling

Automatisering af din fakturabehandling er et af de oplagte områder at fokusere på, hvis du vil gøre din økonomiafdeling mere effektiv. Ud over at spare både tid og penge reducerer det også risikoen for manuelle fejl.

Indhold

Vil du vide mere om hvorfor du bør automatisere din fakturabehandling? Læs videre her.

Fordelene ved at automatisere

  • Øger effektiviteten og sparer tid
  • Giver større nøjagtighed og færre fejl
  • Reducerer omkostningerne
  • Frigør medarbejdere til andre meningsfulde opgaver
  • Gør det fleksibelt og nemt at skalere
  • Indsamler data og giver værdifuld indsigt

Sådan gør du - trin for trin

En ting er at tale om det. En anden ting er at gøre det i praksis. Her er fem trin, du skal igennem for at automatisere din fakturabehandling.

Trin 1: Digital modtagelse af fakturaer

Fakturaprocessen starter, så snart fakturaen ankommer. Du kan spare en masse tid og undgå besvær, hvis du automatiserer modtagelsen.

  • Bed dine leverandører om at sende fakturaer i EHF-format. Det sikrer korrekt struktur og gør dataene nemmere at læse.
  • Bruger du stadig PDF eller papir? Compello bruger AI til at scanne og fortolke alle typer fakturaer - med op til 99,6 % nøjagtighed.
  • Systemet udtrækker automatisk data som beløb, KID, kontonumre, fakturadatoer og fakturanumre - hvilket eliminerer manuel indtastning.

Trin 2: Automatisk validering og godkendelse

Når fakturaen er modtaget, skal den valideres og godkendes - en proces, der ofte skaber flaskehalse, men som i høj grad kan automatiseres.
  • Set up “smart rules” to automate validation. For example: “If supplier = X and amount < 5,000 kr. send directly for approval.”
  • Brug funktioner som seriegodkendelse og beløbsgrænser, så fakturaer automatisk når ud til de rigtige personer i organisationen.
  • Godkendelser kan ske direkte via mobilen - så det ikke bliver en flaskehals, hvis nogen er på ferie eller arbejder hjemmefra.

Trin 3: Opslag og matchning

Nu skal fakturaen bogføres og konteres - et område, hvor automatisering kan reducere behandlingstiden med op til 70%.

  • Brug PO-match til at matche fakturaer med indkøbsordrer helt ned på linjeniveau.
  • Med referencetjek kan du f.eks. knytte fakturaen til et registreringsnummer, et strømnummer eller et bestemt projekt.
  • Automatisk bogføring med AI vælger automatisk den korrekte konto baseret på historiske data. Det sparer både tid og fejlretning.

Trin 4: Integration med ERP- og økonomisystemer

En stærk integration mellem fakturaløsningen og økonomisystemet sikrer, at automatiseringen ikke stopper ved godkendelsen, men fortsætter hele vejen til bogføringen.

  • Compello har mere end 40 integrationer, herunder med Microsoft, Visma, SAP og 24SevenOffice.
  • Brug API-integrationer til at sikre opdateringer i realtid og undgå filudvekslinger, dobbeltindtastninger og versioneringsproblemer.
  • Når en faktura er godkendt og bogført, sendes den automatisk til dit ERP-system, uden at nogen behøver at røre en finger.

Trin 5: Løbende evaluering og optimering

Automatisering er ikke bare noget, man implementerer én gang. Det kræver løbende justeringer for at nå et automatiseringsniveau på 90%+, som de mest effektive virksomheder opnår.

  • Overvåg graden af automatisering via dashboardet, som viser, hvor meget af processen der kører automatisk, og hvor der er plads til forbedringer.
  • Mål behandlingstid, fejlprocenter og flaskehalse. Brug indsigten til at justere regler, stamdata eller leverandørformater.
  • Opdater løbende dine arbejdsgange og standardiser fakturaformaterne ved at bede leverandørerne om at sende EHF.

Vil du opleve det i praksis?

Europris opnåede en automatiseringsgrad på 93% ved at følge ovenstående trin, hvilket frigjorde værdifuld tid i økonomiafdelingen til vigtigere opgaver.

Kontakt os nedenfor, hvis du vil automatisere din fakturabehandling og opnå lignende resultater!

Vil du vide mere?

Udfyld formularen for at finde ud af, hvordan Acubiz kan gavne din virksomhed, og få svar på alle dine spørgsmål.

Relaterede artikler

De største flaskehalse i fakturahåndtering og hvordan man løser dem

Mange virksomheder oplever udfordringer i deres fakturaproces. Det kan skyldes alt fra utilstrækkeligt tilpassede løsninger eller problemer med at håndtere udenlandske fakturaer til tidskrævende manuelle processer. Ved at tage fat på disse udfordringer kan fakturahåndteringen gøres hurtigere og mere effektiv.

Acubiz modtager ISAE 3000 Type II- og ISAE 3402 Type II-erklæringer uden forbehold for 2024

Datasikkerhed er en topprioritet hos Acubiz. Derfor er vi stolte over at kunne meddele, at vi i 2024 har modtaget både en anmærkningsfri ISAE 3000 Type II-certificering og en anmærkningsfri ISAE 3402 Type II-certificering. Disse certificeringer er et bevis på vores strenge sikkerhedsprotokoller, som - gennem ambitiøse og høje standarder for, hvordan vi håndterer vores egne og vores kunders data - har sikret anmærkningsfrie certificeringer lige siden vores første ISAE-certificering tilbage i 2016.

CFO'en som frontløber for den digitale transformation

CFO'en sidder i skæringspunktet mellem strategi, teknologi, drift og økonomistyring, hvilket giver CFO'en en vigtig rolle i den digitale transformation.

Hvorfor firmapolitikker er vigtige, når du administrerer medarbejderudgifter

Udforsk betydningen af firmapolitikker for en effektiv styring af medarbejdernes udgifter. Håndhævelse af politikker sikrer omkostningsbesparelser, forenkler medarbejdernes rutiner og øger gennemsigtigheden.

Hvorfor skal du automatisere din fakturahåndtering?

Optimering af arbejdsprocesser og effektive workflows er højt prioriterede fokusområder for både større og mindre virksomheder. For at følge med tiden og udviklingen på markedet er dette væsentlige overvejelser, du bør gøre dig. Fakturahåndteringsprocessen er et område med betydelig plads til forbedring, hvor der kan spares både tid og penge.