Vil du vide mere om hvorfor du bør automatisere din fakturabehandling? Læs videre her.
Fordelene ved at automatisere
- Øger effektiviteten og sparer tid
- Giver større nøjagtighed og færre fejl
- Reducerer omkostningerne
- Frigør medarbejdere til andre meningsfulde opgaver
- Gør det fleksibelt og nemt at skalere
- Indsamler data og giver værdifuld indsigt
Sådan gør du - trin for trin
En ting er at tale om det. En anden ting er at gøre det i praksis. Her er fem trin, du skal igennem for at automatisere din fakturabehandling.
Trin 1: Digital modtagelse af fakturaer
Fakturaprocessen starter, så snart fakturaen ankommer. Du kan spare en masse tid og undgå besvær, hvis du automatiserer modtagelsen.
- Bed dine leverandører om at sende fakturaer i EHF-format. Det sikrer korrekt struktur og gør dataene nemmere at læse.
- Bruger du stadig PDF eller papir? Compello bruger AI til at scanne og fortolke alle typer fakturaer - med op til 99,6 % nøjagtighed.
- Systemet udtrækker automatisk data som beløb, KID, kontonumre, fakturadatoer og fakturanumre - hvilket eliminerer manuel indtastning.
Trin 2: Automatisk validering og godkendelse
Når fakturaen er modtaget, skal den valideres og godkendes - en proces, der ofte skaber flaskehalse, men som i høj grad kan automatiseres.
- Opsæt "smarte regler" for at automatisere valideringen. Det kan f.eks. være "Hvis leverandør = X og beløb under 5.000 kr. så send direkte til godkendelse."
- Brug funktioner som seriegodkendelse og beløbsgrænser, så fakturaer automatisk når ud til de rigtige personer i organisationen.
- Godkendelser kan ske direkte via mobilen - så det ikke bliver en flaskehals, hvis nogen er på ferie eller arbejder hjemmefra.
Trin 3: Opslag og matchning
Nu skal fakturaen bogføres og konteres - et område, hvor automatisering kan reducere behandlingstiden med op til 70%.
- Brug PO-match til at matche fakturaer med indkøbsordrer helt ned på linjeniveau.
- Med referencetjek kan du f.eks. knytte fakturaen til et registreringsnummer, et strømnummer eller et bestemt projekt.
- Automatisk bogføring med AI vælger automatisk den korrekte konto baseret på historiske data. Det sparer både tid og fejlretning.
Trin 4: Integration med ERP- og økonomisystemer
En stærk integration mellem fakturaløsningen og økonomisystemet sikrer, at automatiseringen ikke stopper ved godkendelsen, men fortsætter hele vejen til bogføringen.
- Compello har mere end 40 integrationer, herunder med Microsoft, Visma, SAP og 24SevenOffice.
- Brug API-integrationer til at sikre opdateringer i realtid og undgå filudvekslinger, dobbeltindtastninger og versioneringsproblemer.
- Når en faktura er godkendt og bogført, sendes den automatisk til dit ERP-system, uden at nogen behøver at røre en finger.
Trin 5: Løbende evaluering og optimering
Automatisering er ikke bare noget, man implementerer én gang. Det kræver løbende justeringer for at nå et automatiseringsniveau på 90%+, som de mest effektive virksomheder opnår.
- Overvåg graden af automatisering via dashboardet, som viser, hvor meget af processen der kører automatisk, og hvor der er plads til forbedringer.
- Mål behandlingstid, fejlprocenter og flaskehalse. Brug indsigten til at justere regler, stamdata eller leverandørformater.
- Opdater løbende dine arbejdsgange og standardiser fakturaformaterne ved at bede leverandørerne om at sende EHF.
Vil du opleve det i praksis?
Europris opnåede en automatiseringsgrad på 93% ved at følge ovenstående trin, hvilket frigjorde værdifuld tid i økonomiafdelingen til vigtigere opgaver.
Kontakt os nedenfor, hvis du vil automatisere din fakturabehandling og opnå lignende resultater!
Vil du vide mere?
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.
