Forberedelse og strukturering af kvitteringer og data
Lad mig starte med at definere, hvilken proces jeg forstår at ”pre-accounting” er. Begrebet dækker over alt det arbejde, der skal gøres inden selve bogføringsprocessen kan gå i gang. Dvs. vi taler om det trivielle arbejde med at indsamle, registrere, berige og godkende bilag, udlæg, udgifter, timer, kørsel osv. Jeg skal være ærlig og sige, at jeg ikke har noget passende dansk ord for begrebet, men det kan beskrives som en form for forberedelse og strukturering af bilag og data inden bogføringen kan ske.
Denne type arbejde ligger typisk hos medarbejderne ude i virksomheden og ikke i økonomifunktionen.
I økonomifunktionen er man dog dybt afhængig af ”pre-accounting” arbejdet, for det er her dokumentationen til bogføringen kommer på plads. Som medarbejder i økonomifunktionen skal man derfor ofte være udstyret med en god portion tålmodighed, da kollegaerne ude i virksomheden ikke altid er specielt strukturerede omkring deres ”pre-accounting” rutine. Økonomifunktionens evne til at bogføre hurtigt, præcist og effektivt afhænger således af at andre leverer dokumentation, både til tiden og i den rette kvalitet. Hvis du har ansvaret for en økonomifunktion, eller arbejder i en, så bør du spørge dig selv, hvorvidt du kan leve med ikke at have kontrol over dette?
Det er langt fra alle virksomheder som har et opgør med en ineffektiv ”pre-accounting” proces på dagsordenen. Også selvom det er tydeligt, hvor værdifuldt det er for dem, som allerede har taget springet og implementeret en automatiseret og digital proces. Nogle vil mene, at ansvaret for ”pre-accounting” processen ikke hviler på økonomifunktionens skuldre. I sidste ende er det dog økonomifunktionen, der holdes ansvarlig for manglende bilag eller langsom bogføring. Som jeg også har talt om i anden sammenhæng, så er det oplagt at, er økonomifunktionen en oplagt kandidat til at stå i spidsen for den digitale omstilling. Og det at sætte strøm til ”pre-accounting” processen er et oplagt sted at starte.
Jeg tror på, at ”pre-accounting” processen skal orkestreres på en sådan måde, at overgangen til bogføringsprocessen bliver fuldstændig glidende og sømløs. Hvis du gør det på den rigtige måde, er det, i dag, muligt at få medarbejderne til at lave en stor del af selve konteringen inden bilagene havner hos dig i økonomifunktionen. Det kræver dog, at du tænker i digitale muligheder. Jeg har lavet 4 anbefalinger, som sender dig på sporet af en mere effektiv tilgang til ”pre-accounting”:
1. Et fleksibelt og intuitivt værktøj
Et fleksibelt og intuitivt værktøj er afgørende, når der skal indhentes data fra travle sælgere, konsulenter eller andre medarbejdere i din virksomhed. Et automatiseret workflow og en tilhørende mobil-app er et eksempel på et værktøj, som gør det muligt for medarbejderne at registrere udgifter, kørsel og timer med deres smartphone. De skal kunne klare det, når de er på farten. Det er tidsbesparende og fleksibelt, idet medarbejderen kan registrere udgiften med det samme. Som regnskabsmedarbejder er det af stor betydning, at udgifterne kan registreres løbende, da det giver et hurtigere gennemløb til bogføringsprocessen. Det hjælper virksomheden med at komme tættere på et realtidsoverblik. Denne type værktøjer er dog intet uden et intuitivt interface. Med andre ord skal det være nemt og simpelt for medarbejderne at håndtere arbejdet med at indsamle og registrere bilag. Det lyder utroligt, men med det rigtige værktøj, er det fuldt ud muligt at trække det kedelige og trivielle element ud af opgaven.
2. Gå digitalt!
Som nævnt tidligere, så er ”pre-accounting” processen som skabt til at være digital. Der er udelukkende gevinster at hente ved at digitalisere. Du vil opleve færre fejl, mere præcise data og digital dokumentation. Manuelle opgaver, såsom gennemgang af stakkevis af gamle kvitteringer, match af udgifter med de rette kreditkorttransaktioner eller allokering af en udgift til et specifikt projekt, er slut. Med en veldefineret proces og det rette system klares det hele automatisk. De fleste digitale systemer har også gode integrationsmuligheder. Det kan f.eks. være en integration til firmakreditkort, som muliggør at korttransaktionerne nemt kan beriges med ”pre-accounting” data og tilknyttes en digital kopi af bilaget. Det kan også være en integration til et økonomisystem, som sikrer en endnu mere sømløs overgang fra ”pre-accounting” til ”accounting”.
3. Mulighed for dimensionsstyring
Mulighed for dimensionsstyring i en ”pre-accounting” proces er også absolut at foretrække. Dimensionsstyringen er det element der giver dig mulighed for at ”pre-accounting” arbejdet bliver endnu mere detaljeret. Når vi f.eks. taler registrering af udgifter, udlæg og kørsel, kan dimensionsstyringen referere til muligheden for at medarbejderen nemt kan knytte afdeling og projekt til den pågældende registrering. Kombineret med en registrering af omkostningstypen, bliver bogføringen dejligt præcis. For virksomheder, der arbejder efter Activity Based Costing (ABC) metodikken, er det en fordel med gode muligheder for dimensionsopsætning. Dimensionsstyring gør det også lettere at skabe transparens. Det bliver enkelt at kontrollere omkostninger hos medarbejdere, specifikke afdelinger eller for et givent projekt. Det kan bidrage til at reducere fejlmarginerne.
4. Vælg en cloudbaseret løsning!
En cloudbaseret løsning til at støtte din ”pre-accounting” proces giver nem adgang til data. De virksomheder som har en manuel ”pre-accounting” proces ved også at den er enormt tidskrævende. Jeg vil beskrive manuel indsamling af bilag og efterfølgende indtastning af informationer (måske endda i flere systemer) som decideret ressourcespild! Det bør ingen leve med. Går du i skyen, centraliserer du dine data. De fleste cloudbaserede løsninger til ”pre-accounting” kan, som nævnt, nemt integreres med andre værktøjer. En digital, automatiseret og mobil ”pre-accounting” proces giver med garanti øget effektivitet – både på medarbejdersiden og i økonomifunktionen. Det giver mening. Den digitale transformation ruller i erhvervslivet og ”pre-accounting” processen skal inkluderes. Økonomifunktionen skal tage kontrollen med virksomhedens ”pre-accounting” proces. Gevinsterne er markante. Udover tidsmæssige besparelser og mere præcis bogføring, så opbygges der også et datagrundlag, som kan danne udgangspunkt for værdifuld indsigt i din forretnings medarbejder-relaterede udgifter.
