Far from every organization has a break with an inefficient "pre-accounting" process on their agenda. And that's despite the fact, that it's obvious how valuable it is for those who'd already pulled the trigger and implemented an automated and digital process.
Lad mig starte med at forklare, hvad »forberedende regnskabsarbejde« er. Udtrykket dækker over alt det arbejde, der skal udføres, før selve regnskabs- og bogføringsprocessen kan gå i gang. Med andre ord taler vi om det kedelige arbejde med at indsamle, registrere, uddybe og godkende kvitteringer, udgifter, rejseudgifter, Tidsregistrerings, kilometertal osv. Det kan altså beskrives som forberedelse og strukturering af kvitteringer og data inden bogføring kan lade sig gøre.
TL;DRForberedelsen til bogføringen – det vil sige indsamling, registrering, uddybning og godkendelse af kvitteringer og udgifter, inden bogføringen kan påbegyndes – er ofte kaotisk, fordi ansvaret ligger hos medarbejderne frem for hos økonomiafdelingerne. Acubiz fremhæver, at det er ved at digitalisere denne indledende proces, at økonomiafdelingerne kan opnå den største konkrete effekt på den samlede effektivitet og datakvaliteten.
Ansvaret for denne type arbejde påhviler normalt virksomhedens medarbejdere og ikke økonomiafdelingen.
I økonomifunktionen er man dog dybt afhængig af ”pre-accounting” arbejdet, for det er her dokumentationen til bogføringen kommer på plads. Som medarbejder i økonomifunktionen skal man derfor ofte være udstyret med en god portion tålmodighed, da kollegaerne ude i virksomheden ikke altid er specielt strukturerede omkring deres ”pre-accounting” rutine. Økonomifunktionens evne til at bogføre hurtigt, præcist og effektivt afhænger således af at andre leverer dokumentation, både til tiden og i den rette kvalitet. Hvis du har ansvaret for en økonomifunktion, eller arbejder i en, så bør du spørge dig selv, hvorvidt du kan leve med ikke at have kontrol over dette?
Langt fra alle organisationer har en afskaffelse af en ineffektiv »præ-regnskabs«-proces på dagsordenen. Og det til trods for, at det er indlysende, hvor værdifuldt det er for dem, der allerede har taget springet og indført en automatiseret og digital proces. Nogle vil måske hævde, at ansvaret for »forbogføringsprocessen« ikke ligger hos økonomiafdelingen. I sidste ende er det dog økonomiafdelingen, der står til ansvar for manglende kvitteringer eller en forsinket bogføringsproces. Som jeg tidligere har været inde på i en anden sammenhæng, er Finansafdelingen er en oplagt kandidat til at gå i spidsen for en organisations digitale transformation. Og digitaliseringen af »forberedelsen til regnskabsaflæggelsen« er et ideelt sted at starte.
Jeg tror på, at ”pre-accounting” processen skal orkestreres på en sådan måde, at overgangen til bogføringsprocessen bliver fuldstændig glidende og sømløs. Hvis du gør det på den rigtige måde, er det, i dag, muligt at få medarbejderne til at lave en stor del af selve konteringen inden bilagene havner hos dig i økonomifunktionen. Det kræver dog, at du tænker i digitale muligheder. Jeg har lavet 4 anbefalinger, som sender dig på sporet af en mere effektiv tilgang til ”pre-accounting”:
Et fleksibelt og intuitivt værktøj er afgørende, når der skal indhentes data fra travle sælgere, konsulenter eller andre medarbejdere i din virksomhed. Et automatiseret workflow og en tilhørende mobil-app er et eksempel på et værktøj, som gør det muligt for medarbejderne at registrere udgifter, kørsel og timer med deres smartphone. De skal kunne klare det, når de er på farten. Det er tidsbesparende og fleksibelt, idet medarbejderen kan registrere udgiften med det samme. Som regnskabsmedarbejder er det af stor betydning, at udgifterne kan registreres løbende, da det giver et hurtigere gennemløb til bogføringsprocessen. Det hjælper virksomheden med at komme tættere på et realtidsoverblik. Denne type værktøjer er dog intet uden et intuitivt interface. Med andre ord skal det være nemt og simpelt for medarbejderne at håndtere arbejdet med at indsamle og registrere bilag. Det lyder utroligt, men med det rigtige værktøj, er det fuldt ud muligt at trække det kedelige og trivielle element ud af opgaven.
Som nævnt tidligere er »forbogføringsprocessen« skabt til at være digital. Der er udelukkende fordele at hente ved at digitalisere denne proces. Fejlprocenten falder, du får mere præcise data, og du sikrer dig fuldstændig digital dokumentation. Manuelle opgaver, såsom at gennemgå bunker af gamle kvitteringer, matche udgifter med de rigtige kreditkorttransaktioner eller fordele omkostninger på et bestemt projekt, hører fortiden til. Med en veldefineret proces og det rigtige system på plads bliver alt automatiseret. De fleste digitale systemer kommer også med omfattende integrationsmuligheder. Det kan for eksempel være integrationer til firmakreditkort... hvilket vil gøre det muligt nemt at supplere korttransaktionerne med »forbogføringsdata« og en digital kopi af kvitteringen. Det kan også være en integration til et ERP- eller regnskabssystem, hvilket vil sikre en endnu mere problemfri overgang fra »forbogføring« til bogføring.
Mulighed for dimensionsstyring i en ”pre-accounting” proces er også absolut at foretrække. Dimensionsstyringen er det element der giver dig mulighed for at ”pre-accounting” arbejdet bliver endnu mere detaljeret. Når vi f.eks. taler registrering af udgifter, udlæg og kørsel, kan dimensionsstyringen referere til muligheden for at medarbejderen nemt kan knytte afdeling og projekt til den pågældende registrering. Kombineret med en registrering af omkostningstypen, bliver bogføringen dejligt præcis. For virksomheder, der arbejder efter Activity Based Costing (ABC) metodikken, er det en fordel med gode muligheder for dimensionsopsætning. Dimensionsstyring gør det også lettere at skabe transparens. Det bliver enkelt at kontrollere omkostninger hos medarbejdere, specifikke afdelinger eller for et givent projekt. Det kan bidrage til at reducere fejlmarginerne.
En cloudbaseret løsning til at støtte din ”pre-accounting” proces giver nem adgang til data. De virksomheder som har en manuel ”pre-accounting” proces ved også at den er enormt tidskrævende. Jeg vil beskrive manuel indsamling af bilag og efterfølgende indtastning af informationer (måske endda i flere systemer) som decideret ressourcespild! Det bør ingen leve med. Går du i skyen, centraliserer du dine data. De fleste cloudbaserede løsninger til ”pre-accounting” kan, som nævnt, nemt integreres med andre værktøjer. En digital, automatiseret og mobil ”pre-accounting” proces giver med garanti øget effektivitet – både på medarbejdersiden og i økonomifunktionen. Det giver mening. Den digitale transformation ruller i erhvervslivet og ”pre-accounting” processen skal inkluderes. Økonomifunktionen skal tage kontrollen med virksomhedens ”pre-accounting” proces. Gevinsterne er markante. Udover tidsmæssige besparelser og mere præcis bogføring, så opbygges der også et datagrundlag, som kan danne udgangspunkt for værdifuld indsigt i din forretnings medarbejder-relaterede udgifter.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er foreløbig regnskabsføring, og hvorfor er det vigtigt for økonomiafdelingerne?
Forberedende regnskabsarbejde omfatter alt det arbejde, der skal udføres, før den formelle bogføring kan påbegyndes: indsamling af kvitteringer, registrering af udgifter, kørselsafstande og tidsforbrug, uddybning af transaktionsdata samt indhentning af godkendelser. Økonomiafdelingerne er fuldstændig afhængige af, at dette forberedende arbejde udføres præcist og til tiden, men de har sjældent kontrol over det.
Hvorfor har økonomiafdelingerne svært ved forberedelsen af regnskabet, selv når de har digitale værktøjer til rådighed?
Ansvaret for forberedelsen af regnskabet ligger hos medarbejderne i hele virksomheden, ikke hos økonomiafdelingen. Når disse medarbejdere arbejder ustruktureret eller er forsinkede med dokumentationen, medfører det forsinkelser og ufuldstændige data for økonomiafdelingen. Økonomiafdelingen er ansvarlig for kvaliteten af bogføringen, men er afhængig af medarbejdere, der ikke betragter det som deres primære opgave.
Hvordan kommer digitaliseringen af processen forud for regnskabsføringen hele organisationen til gode?
En digital forudgående regnskabsproces sikrer struktur allerede på udgiftsstadiet: Medarbejderne registrerer kvitteringer med det samme, godkendelser foregår direkte i appen, og data overføres automatisk til regnskabssystemet. Dette mindsker fejl, fremskynder månedsafslutningen og eliminerer den gentagne kommunikation mellem økonomiafdelingen og medarbejderne i forbindelse med manglende dokumentation.
Bør økonomiafdelingen stå i spidsen for digitaliseringen af den indledende bogføring?
Ja. Selvom forberedelsen af regnskabet berører medarbejdere på tværs af hele virksomheden, er det økonomiafdelingen, der har mest at vinde, og som er bedst placeret til at definere kravene. Økonomiledere, der digitaliserer forberedelsen af regnskabet, får kontrol over datakvaliteten og tidsfristerne for regnskabsafslutningen, hvilket gør det nemt at begrunde investeringen.
Hjemmearbejde er kommet for at blive. I mindre eller større grad for den enkelte virksomhed, men...
Kvitteringer er også vigtige for virksomheder, da de fungerer som dokumentation for et bestemt...
En fuldstændig enkel og digitaliseret proces i debitorafdelingen er ikke kun forbeholdt store...
